Livia Nonato

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Conheça 5 vantagens da URA

Automatizar processos é o pensamento principal de todo empresário que pensa no sucesso do seu negócio. Uma grande ajuda nesse sentido é a URA, conhecida principalmente por seu uso em call centers. Ela é uma grande aliada do atendimento ao cliente. Hoje, implementar esse sistema oferece tantos recursos, que é um ótima escolha para qualquer segmento de mercado. E as vantagens da URA para a sua empresa são muitas.

Sabe quando você liga para uma empresa e é atendido por uma voz eletrônica? Então, você está em contato com a funcionalidade básica de uma URA, o atendimento automático e programado.

Além de deixar seu negócio mais profissional, as boas práticas de uso da URA elevam os níveis de satisfação dos clientes e reduzem gastos da sua empresa.

Parece uma ótima ferramenta para o seu atendimento, não é mesmo? Pois é, mas também é necessário conhecer e direcionar as funções da sua URA para atingir bons resultados.

Ficou curioso para saber como usar as vantagens da URA? Continue a leitura do post que te explicamos. 

O que é URA?

O uso da URA está atrelado à tecnologia VoIP. Com a telefonia em nuvem, a redução de gastos é considerável porque seu funcionamento ocorre através da internet. A junção do VoIP a URA torna o investimento ainda mais interessante no quesito produtividade e economia. 

Mas, afinal, o que é uma URA? URA é a sigla do termo Unidade de Resposta Audível, que nada mais é, que um sistema de gerenciamento automático das suas ligações. Conhecida popularmente como atendente eletrônica. Mas a URA pode ir muito além da mediação de primeiro contato com o seu cliente.

Como funciona uma URA

A URA é um sistema programado para atender os seus clientes. Seja para solucionar problemas, sanar dúvidas ou até mesmo realizar compras. Quando bem definida, a URA pode, inclusive, otimizar o seu atendimento, que não precisará direcionar a ligação para a sua equipe física.

Com o avanço da inteligência artificial, a URA já é capaz de fazer o reconhecimento de voz. Mas você também pode usar o reconhecimento de dígitos para ações no sistema, uma forma mais tradicional de implementação.

Assim, as duas alternativas dão suporte aos clientes e melhoram a produtividade do seu time. E as vantagens da URA não param por aí.

As formas de chegar a eficácia máxima do uso de uma URA estão diretamente ligadas ao bom mapeamento das demandas dos seus clientes. Assim, você pode elaborar processos que solucionem ou deem caminhos rápidos para o atendimento deles.

É muito comum a URA oferecer acesso a segunda via de boletos, conferência de prazos de entrega, respostas a dúvidas frequentes e etc.

call center

Vantagens da URA

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o funcionamento, conheça 5 vantagens da URA para a sua empresa.

1 –  Gravação de mensagem personalizada

A funcionalidade principal de uma URA é a gravação da mensagem automática. Por meio da personalização do seu sistema, a forma como seu cliente será atendido pode fazer toda a diferença. 

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Pensando nisso, programar o seu atendente eletrônico para identificar quem é o seu cliente é um excelente passo inicial. Também procure saber pela URA quais as últimas requisições e compras fez com a sua empresa. Assim, você já sabe o perfil de quem está contatando a sua URA e o direciona no seu sistema de atendimento.  

A gravação de uma mensagem personalizada também pode atuar durante a espera para o atendimento com um profissional da sua equipe. Então, utilizar uma mensagem de forma estratégica pode ser o caminho para acelerar o tempo de atendimento.

Por exemplo, você pode gravar quais os serviços aquele setor da sua empresa oferece, quais as novidades no seu catálogo de produtos.

Além de ser possível programar uma gravação para ação em um menu interativo – que te explicaremos melhor no próximo item. Dessa forma, no momento de espera ao atendimento, seu cliente já pode se identificar com uma das opções e essa informação chegará previamente ao atendente.

Você também consegue personalizar as filas de espera para atendimento com uma música de fundo, um jingle ou vinheta da empresa etc. As gravações de mensagens personalizadas na URA podem gerar um conforto aos consumidores. Seja pela otimização dos menus, pelas informações prévias ou por canções que tornem a espera mais agradável. 

E isso é só o começo. Existem outras vantagens da URA. Veja abaixo.

2 – Criação de menus

Outra grande vantagem de uma URA é otimizar o atendimento por informações coletadas nos menus interativos. Criar menus para segmentar o serviço que seu cliente procura com o atendimento é fundamental.

Você pode criar menus para operarem a seu favor. Funciona da seguinte maneira, o cliente liga para a sua empresa e é atendido na URA, após já identificar o perfil dele, você o direciona a um menu interativo.

Esse menu pode ser segmentado por setores da sua empresa (suporte, financeiro, comercial, por exemplo). A partir do menu, o usuário define a ação, neste caso com qual departamento quer falar. 

A clareza nas informações do menu é muito importante. Uma estratégia interessante é, além de dizer o departamento, seu atendente virtual já definir quais serviços a área da empresa oferece ou resolve.

Assim, você evita confusões e evasão no seu atendimento. E sabemos que cliente satisfeito tem uma maior fidelidade com o seu negócio.  

Outro benefício da criação do menu interativo é ter uma opção de FAQ, ou seja, respostas para as dúvidas mais frequentes no seu atendimento. Dessa forma, o seu cliente pode até mesmo encerrar a chamada por já ter sua pergunta respondida pelo sistema. 

Mais uma maneira de acelerar o atendimento por meio da URA é ter a opção de voltar ao menu anterior. O seu cliente pode se confundir com alguma opção ou não encontrar a resolução assim tão fácil no menu.

Então ter como possibilidade o retorno a um menu anterior, evita que ele tenha que ligar novamente para o seu atendimento. Isso impacta na satisfação do usuário com o seu serviço e atendimento.

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3 – Integrações de sistema 

Uma das grandes vantagens de implementar tecnologias a sua empresa é também poder combiná-las. A integração da sua URA a outros sistemas assegura ainda mais a eficácia do seu atendimento ao cliente. 

Integrar a URA a um CRM é uma excelente proposta. Assim você pode acessar o cadastro dos clientes ao ligarem para a sua empresa. Por exemplo, a URA recebe a chamada, e por meio da integração com CRM identifica o número de telefone, transmitindo a informação de nome do seu cliente. Então, quando ele chegar ao atendente físico da sua equipe, já será tratado de forma pessoal.  

Outra vantagem é a coleta das informações da URA pelo CRM. O que possibilita, por exemplo, o uso dos dados para identificar qualidades e defasagem do seu atendimento. Também para propor novas ações no marketing e operacional da sua empresa. 

A sua URA também pode se integrar a um sistema de envio de SMS. E como isso é uma vantagem de atendimento? Simples, você pode enviar protocolos e informações mais longas – como códigos de barra, senhas e acessos – para o número de telefone do cliente.

Assim, ele não precisa anotar esses dados de forma apressada, e até mesmo finalize a chamada na URA por já ter solucionado seus problemas.    

4 – Experiência do cliente

Os recursos, quando bem programados, da URA influenciam na experiência do cliente. Se a sua programação de mensagens, menus e opções da URA forem eficientes ele com certeza sairá mais satisfeito com a empresa.

Essa boa reputação ajudará a sua empresa a fidelizar a cartela de clientes. Além de ser uma possibilidade de novas vendas. Ou seja, oferecer um recurso de cadastro com a URA é uma ótima aposta para apresentação dos seus produtos e qualificação de leads.

Essas informações coletadas pelo seu atendimento, sendo enviadas aos sistemas integrados são grandes oportunidades. 

5 – Produtividade da equipe

Por fim, pensar em incrementar o atendimento da sua empresa com a URA é dar produtividade ao seu time. As linhas ficaram menos saturadas. Assim, se as filas de atendimento estiverem segmentada de forma correta, chegará a sua equipe apenas o que realmente precisa de suporte humano. 

Um problema comum enfrentado pelos atendentes é o recebimento de ligações que não para o seu setor. Esse transtorno é solucionado com a URA. Então o seu time fica disponível para outras atividades da empresa, mas satisfeito com o trabalho desenvolvido, assim como seus clientes. 

Viu só como a URA é cheia de funcionalidades que melhoram a sua empresa? Conheça agora os planos do para implementar o atendimento virtual ao seu negócio, fale com um dos nossos consultores

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