Livia Nonato

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Automatize processos com o VoIP

Toda empresa busca chegar ao potencial máximo das suas atividades. Hoje, a tecnologia é a aliada para acelerar as tarefas do seu empreendimento. A automação é uma forma de dar mais agilidade aos seus processos. E isso sem abrir mão da qualidade. Nesse sentido, o VoIP é a solução que automatiza os processos de telefonia da sua empresa. Saiba mais sobre isso neste post.  

A automação de processos de comunicação é uma estratégia empresarial muito importante. Com algumas ferramentas e sistemas, você melhora o atendimento e ainda reduz custos.

Sendo assim, a sua equipe tem mais tempo para se dedicar a outros processos e o seu negócio funciona com mais eficiência. 

Dessa forma, você migra tarefas manuais para um sistema automatizado. Assim, a sua empresa ganha uma série de benefícios na rotina de trabalho. Além disso, ainda pode combinar diferentes ferramentas de automação.

Agora vamos te mostrar como automatizar seus processos com o VoIP. Ficou curioso? Continue a leitura do texto. 

O que é automação de processos?

Primeiro, vamos compreender o significado do termo. A automação de processos é uma mudança que ocorre no mundo corporativo a partir da tecnologia. Sendo assim, você substitui uma tarefa manual por uma ferramenta mecanizada.

O foco em ter um processo automatizado é dar mais eficiência a sua empresa. E como isso ocorre? Basicamente, você utiliza um recurso tecnológico (software, aplicativos e etc). E ele realiza uma tarefa repetitiva. Assim, você reduz erros em processos repetitivos e burocráticos, por exemplo. 

Pense comigo, o seu atendente comercial acaba recebendo ligações frequentes que não são para o setor dele. Isso gera um desgaste desnecessário, certo? Tanto para o colaborador, como para o cliente. Essa é uma tarefa que pode ser facilmente solucionada com uma ferramenta de automação para atendimento. 

É importante ressaltar que a automação de processos não exclui pessoas. Sendo assim, a ideia é tornar o seus colaboradores mais estratégicos e menos operacionais.

Então, a operacionalização fica a cargo das máquinas e sistemas. E a sua equipe ganha mais tempo para desenvolver outras atividades. 

Como toda solução, a automação de processos requer investimento. Nesse momento de modernizar os processos é importante estar atento ao retorno financeiro (ROI) que sua empresa terá. Então, buscar por tecnologias que unam a qualidade com a redução de gastos é uma boa alternativa.

Em pouco tempo, a chance da automação reduzir custos e perdas nos processos é grande. Vamos falar agora sobre a automação de processos com o VoIP. E os múltiplos benefícios de optar por essa tecnologia na sua empresa. 

Tecnologia VoIP

VoIP (Voice over Internet Protocol) significa voz sobre IP. Na prática é a tecnologia que permite realizar chamadas pela internet. No sentido técnico, esse recurso funciona pela transformação da voz analógica em sinais de áudio digitais. E esse sinal sonoro digital é transmitido através da internet.

O VoIP é uma solução em telefonia mais barata. E isso acontece justamente por ela ser virtual. Sendo assim, o investimento nessa tecnologia faz toda diferença para a sua empresa. Pesquisas demonstram que o VoIP gera uma economia de até 70% no gastos com telefonia. 

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Também oferece mais mobilidade a comunicação empresarial. Principalmente porque você pode usar em diferentes aparelhos. Seja um PABX, computador, celular ou softphone, por exemplo. Assim, você não precisa ficar restrito a um local para atender as ligações da sua empresa.

O uso do VoIP, por si só, já automatiza os processos de manutenção. E isso porque tudo é feito de forma remota. Sendo assim, a sua empresa tem mais autonomia e sem abrir mão da qualidade. 

Além disso, há outros recursos e funcionalidades integradas ao VoIP. E dão ainda mais agilidade aos processos. Conheça algum deles, siga a leitura.

número virtual

VoIP para automatizar processos

Sabemos que hoje em dia o tempo é um artigo valioso. Principalmente em um contexto de mercado competitivo. Então, automatizar os processos de comunicação da sua empresa é fundamental. Uma grande vantagem da telefonia VoIP é que ela pode ser integrada a outros sistemas da automação. Assim, soluções como CRM, software de ERP e aplicativos podem ser usados em conjunto.

A automação em telefonia possibilita mudanças significativas para o atendimento. O tempo e a forma de atendimento que você oferece ao seu cliente é um ponto de atenção. Nesse sentido, a rapidez para atender e solucionar os problemas é um quesito valorizado pelos consumidores.

Você pode usar a telefonia automatizada a seu favor. Litamos algumas formas de automatizar processos com o VoIP. Veja abaixo.

1 – Registro automático das suas ligações

Imagine que a sua empresa recebe uma reclamação sobre um atendimento telefônico. E você tenha que procurar um a um dos seus registros em uma planilha. E depois solicitar a sua equipe a gravação. Essa situação demandaria muito trabalho, não é mesmo? Pois é, essa é uma questão solucionada com a tecnologia VoIP.

Saber como a sua empresa atende aos seus clientes já foi um grande obstáculo. Com o VoIP, você não precisa se preocupar em salvar cada registro manualmente.

Ou seja, a própria plataforma já salva todo o histórico de chamadas da sua empresa. Assim, você tem total controle da qualidade do atendimento.

Esse recurso também é benéfico para saber o quão preparada a sua equipe de atendimento está. Dessa maneira, você identifica problemas e buscar capacitação para os seus colaboradores.

No painel da Nvoip, por exemplo, com o registro automático você consegue saber quem foi o cliente atendido. Além de poder mapear os principais solicitações feitas a sua empresa consultando esse histórico.

Contar com automação desse processo no atendimento poupa tempo. Então, você apenas faz a conferência a partir de uma busca rápida, caso precise. Sendo assim, ainda pode usar filtros para fazer a pesquisa. Mas tem a certeza que todo o registro automático está salvo.

2 – URA

Outra forma de automatizar processos é contar com a URA. Unidade de Resposta Audível, ou simplesmente URA, é o sistema que personaliza o atendimento da sua empresa. A URA é um sistema automatizado que controla o fluxo de ligações.

A URA funciona como uma central telefônica. E é conhecida popularmente como atendente virtual. A principal característica do sistema é o atendimento automático. Basicamente, você programa a sua URA e segmenta os menus interativos. Depois disso, o sistema funciona de forma independente e desafoga o seu atendimento.

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Ou seja, o primeiro contato do cliente com o seu atendimento é mediado por ela. A URA soluciona dúvidas e envia os clientes para as filas de atendimento. Esse processo confere mais agilidade ao atendimento da sua empresa.

Além disso, o sistema envia as informações coletadas na URA para a sua equipe física. Dessa forma, o colaborador não perde tempo recebendo chamadas que não são para o seu departamento. E ainda tem os dados prévios de atendimento. Então, a URA confere mais profissionalismo ao atendimento do seu negócio.

Quando combinada com a tecnologia VoIP, a economia é significativa. Na Nvoip, os clientes podem utilizar as funcionalidades da URA em um plano free ou personalizado, por exemplo.

3 – URA reversa

Com o mesmo propósito de automatizar, surge a URA reversa. Ela é a responsável por fazer o contato da sua empresa com o cliente, como o próprio nome sugere. Ou seja, o seu sistema automático realiza a ligação para o cliente.

Essa é uma ótima solução para automatizar o disparo de ligações para os seus clientes. Sendo assim, a ferramenta pode ser uma ótima alternativa para o setor comercial. Também para manter o relacionamento com o cliente.

Pensando nisso, a sua URA reversa pode ligar para comunicar sobre atrasos, fazer lembretes e até mesmo vendas.

Com a URA reversa você pode mandar ofertas exclusivas para cada público específico. Sendo assim, se a sua empresa organiza um mailing de contatos dos clientes, a ligação vai ser ainda mais efetiva. Ou seja, conhecendo os interesses do seu consumidor, você pode agir de maneira proativa.

4 – Automatize o disparo torpedo de voz e SMS com o VoIP

Mais um processo que pode ser automatizado é o envio de campanhas. Seja por SMS ou torpedo de voz. Melhor ainda, a sua empresa pode utilizar um número virtual ou nacional VoIP para se integrar a essas funcionalidades. E também para baratear o custo.

O envio de campanhas, lembretes e avisos automatizados é uma importante estratégia corporativa. Você pode programar o disparo de mensagens de texto ou torpedo de voz, em massa ou personalizado aos seus clientes. Assim, automatiza ações de marketing, vendas e pós-venda da sua empresa.

Com o torpedo de voz, você pode enviar pesquisas de feedback aos seus clientes. Isso de forma rápida e automatizada. Nesse caso, mais uma vez, é importante o uso do mailing para alcançar os seus clientes. Assim, a sua empresa pode medir a satisfação com um produto em específico ou com o atendimento.

Viu só como o VoIP automatiza os processos da sua empresa?! Saiba mais das vantagens dessa tecnologia. Fale agora mesmo com um dos nossos consultores.

Curtiu esse post? Continue acompanhando os conteúdos do blog da Nvoip. Até a próxima!

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