Janyne Gomes

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Saiba as vantagens do chat online

Graças ao avanço tecnológico, as formas de comunicação estão se tornando cada vez mais imediatas, e isso inclui a relação entre consumidor e empresa. Por causa disso, a ferramenta de chat online se tornou uma opção muito viável na hora de estruturar a comunicação interna e externa do seu negócio.

Utilizar um chat online é uma ótima estratégia para contato prático e imediato com seu público. 

No post de hoje, vamos falar mais sobre essa ferramenta e quais são as vantagens de integrá-la ao seu negócio.

O que é chat online?

A palavra chat em português significa conversação ou bate-papo. Essa é uma forma de definir essa ferramenta, que designa a realização de uma conversa online, em tempo real. 

O chat pode ser um programa de IRC, conversação em páginas web ou mensageiros instantâneos. Geralmente, além da opção de escrita, essa ferramenta também inclui troca de imagens, vídeos, áudios e pode incluir a realização de chamadas.

O chat online é uma ferramenta de atendimento tecnológico muito popular e moderna, e se mostra uma ótima forma de atender seus consumidores pela internet sem gastar muito.

Ele também é uma forma menos invasiva de mostrar ao seu consumidor que seu atendimento está disponível caso ele precise de ajuda ao navegar pelo site da sua empresa.

Um levantamento feito em 2017 pelo Centro de Inteligência Padrão (CIP) afirma que o Chat Online foi o canal mais eficiente quando se trata da comunicação entre marcas e consumidores, perdendo apenas para o telefone.

O chat online serve tanto para melhorar a comunicação interna entre seus funcionários quanto para oferecer um atendimento digital de qualidade aos seus consumidores. 

Para a comunicação interna, ele tem como objetivo promover a troca de informações no ambiente corporativo e trazer praticidade aos funcionários.

A comunicação interna se refere a todo contato entre os agentes internos do mesmo meio empresarial, seja entre setores, funcionários ou filiais.

O chat online é a plataforma que seus funcionários vão utilizar para realizar essa comunicação interna.

O  objetivo é incentivar a conversa, trocar informações e garantir que todos estejam incluídos e integrados no meio empresarial.

Já o chat para atendimento online foca na comunicação externa da sua empresa, entre funcionários e clientes.

O uso dos chats como forma de atendimento cresceu muito nos últimos anos devido a demanda dos usuários.

Pesquisas da Sercom apontam que os consumidores preferem o serviço de atendimento por chats do que por telefone.

Isso porque, com o chat, os consumidores sentem que estão sendo atendidos mais rapidamente. 

Dessa forma, ao oferecer atendimento por chat online para o seu cliente, você traz mais variedade para os canais de comunicação da sua marca e se aproxima mais do que o seu consumidor deseja.

Abaixo, vamos explicar porque adotar o chat online na comunicação interna e externa vai trazer diversas vantagens ao seu negócio.

Vantagens do chat online na comunicação interna

Integração

Utilizando uma plataforma de chat online, você consegue integrar todos os setores do seu negócio de forma simples e organizada.

Com essa ferramenta, é possível criar vários canais de comunicação diferentes no mesmo sistema. 

Dessa forma, os diferentes departamentos do ambiente corporativo podem se comunicar de forma prática e organizada.

Por exemplo, o setor de Recursos Humanos pode resolver questões internas do departamento no próprio canal privado e, ao mesmo tempo, passar avisos gerais para os outros funcionários nos canais que integram todos os departamentos.

Centralização

Com o chat online, você consegue centralizar toda a comunicação da sua empresa em um só lugar.

Dessa forma, é possível agrupar todas as conversas entre funcionários em um mesmo local, concentrando as informações no mesmo espaço. 

Centralizando as informações da empresa, é mais fácil manter uma comunicação clara e eficaz, o que deixa o contato entre a equipe muito mais fluído e de fácil acesso para todos.

O chat online é a melhor forma de manter as conversas dos seus times mais profissionais e focadas no trabalho.

Isso porque, com outras plataformas, como Whatsapp, por exemplo, o assunto pode acabar se perdendo em trivialidades do dia a dia. 

Isso muitas vezes atrapalha o recebimento de mensagens importantes que precisam ser passadas.

Com o chat online no ambiente corporativo, desde que o código de conduta e controle dos gestores estejam atualizados, o canal estará focado apenas na comunicação profissional. 

Dessa forma, fica mais fácil centralizar os assuntos importantes da empresa.

Já com o e-mail corporativo, apesar de ser uma plataforma de comunicação profissional, as mensagens acabam perdendo o imediatismo, que é importante para manter uma boa comunicação interna online. 

Além disso, as mensagens por e-mail podem ser perdidas no spam dos seus colaboradores.

Utilizando o chat online, a troca de ideias e comandos fica muito mais rápida e organizada. Assim, você evita lotar a caixa de e-mails dos seus funcionários, e passa a utilizar essa ferramenta apenas para assuntos mais específicos e externos do ambiente corporativo.

O histórico de mensagens também vai ajudar seus funcionários a acessar as informações com mais facilidade, caso haja alguma dúvida. 

Dessa forma, fica mais fácil evitar que algum esclarecimento passado se perca entre as equipes.

Ou seja, com uma plataforma de chat online, fica mais fácil centralizar informações e manter uma conversa fluida e profissional entre seus colaboradores.

Imediatismo

Com o chat online, você envia e recebe mensagens rapidamente. 

Ou seja, utilizando essa plataforma, é possível transmitir informações a sua equipe de forma simples e imediata.

Com o chat online, a interação entre os processos internos da empresa ficam mais diretas e práticas. Situações que antes levariam dias agora podem ser decididas em minutos, graças ao contato imediato que ele oferece.

Com uma comunicação interna organizada e eficaz, sua equipe vai ter mais motivação para interagir, opinar e participar das decisões internas do ambiente corporativo, e isso pode ajudar a aumentar a produtividade do seu time.

É claro que, para um funcionamento eficaz dessa plataforma no ambiente de trabalho, seus colaboradores precisam adotar a ferramenta no dia a dia profissional.

Ou seja, para que a conversa no chat online seja prática e imediata, todos os times precisam estar integrados à ferramenta e colaborar para sua utilização.

Otimização do tempo

Com um chat online, você vai otimizar o tempo da sua equipe.

Isso porque, graças a essa ferramenta, informações antes passadas por e-mails, ligações ou até reuniões presenciais, se transformam em mensagens instantâneas.

Por exemplo, com o chat online da sua empresa, você pode criar um canal de “avisos”. Lá, todas as decisões tomadas pelos gestores são repassadas para os funcionários de forma prática e imediata.

Assim, você evita perder tempo repassando a informação por outros canais de comunicação que vão demorar muito mais e fazer seus funcionários perderem tempo.

Além disso, graças ao histórico de mensagens do chat online, fica mais difícil não compreender ou esquecer informações fundamentais.

Mobilidade

Outra vantagem que essa ferramenta oferece é o acesso disponível em qualquer lugar.

Ou seja, com o chat online, as atividades e recados da empresa vão estar disponíveis em uma única plataforma, e seus funcionários podem acessá-las independente de onde estiverem, desde que estejam conectados à internet e logados na plataforma.

Dessa forma, mesmo que as equipes estejam dispersas fisicamente, o chat ainda funciona para que os colaboradores se comuniquem entre si.

Assim, mesmo que os funcionários não estejam no mesmo local, eles ainda podem se comunicar com facilidade e rapidez.

Essa é uma ótima maneira de manter uma comunicação fluida nos períodos de home office.

Além disso, também é uma vantagem para empresas com diversas filiais que precisam manter uma comunicação imediata e prática, mesmo a distância.

Comunicação sem ruídos

Ruído é tudo aquilo que atrapalha a compreensão de uma mensagem. 

Ou seja, quando há alguma falha na comunicação que faz com que a mensagem recebida seja interpretada de forma equivocada, diferente da intenção inicial.

Com o chat online no ambiente corporativo, esses atritos podem ser evitados com mais facilidade.

Isso porque, na comunicação através do chat, as mensagens são instantâneas. Dessa forma, qualquer mal entendido é resolvido imediatamente entre os funcionários, de forma simples e prática.

Além disso, o histórico de conversas também vai ajudar seus funcionários a entender melhor as informações caso haja alguma dúvida. 

Com o histórico, fica mais fácil que os colaboradores façam suas tarefas com mais precisão, já que as informações detalhadas do que for pedido estarão disponíveis o tempo todo na plataforma. 

Dessa forma, fica mais difícil esquecer algum dado ou pedido, o que pode acontecer quando a comunicação é por telefone ou pessoalmente.

call center

Vantagens do chat online para atendimento digital

Redução de custos

Implementar o chat online para atendimento pode ser uma forma interessante de redução de custos no seu negócio.

Isso porque, contatando os clientes por essa plataforma, sua empresa não precisa gastar com a realização de chamadas.

Além disso, o chat online não demanda de uma estrutura física elaborada como o telefone, que precisa de aparelhos avançados, instalação de cabeamento, manutenção, etc. 

Para utilizar o chat online no contato com o cliente, tudo que você precisa é um aparelho com conexão a internet.

De acordo com estudos, utilizar essa ferramenta aumenta a conversão de vendas em 20% e resulta em um retorno de até 305% no investimento do seu negócio.

Dessa forma, utilizando o chat para contatar os clientes, seu negócio pode economizar muito nas tarifas telefônicas.

Histórico

Com uma comunicação por chat, o histórico de conversa entre atendente e cliente ficará disponível para ambas as partes.

Dessa forma, fica um registro disponível, de forma simples e prática, de todo o combinado entre a empresa e o consumidor.

Assim, fica mais difícil acontecer algum mal entendido entre cliente e empresa, pois tudo que o cliente precisa fazer caso haja alguma dúvida, é revisar a conversa.

Isso é ótimo para que os funcionários não percam tempo atendendo ligações de clientes insatisfeitos por alguma falha de comunicação na conversa, já que toda a troca de mensagens estará gravada e disponível para que o cliente acesse na hora que quiser, sem necessidade de contatar a empresa novamente.

Ou seja, essa vantagem vai ajudar a otimizar o tempo dos seus funcionários e até diminuir a fila de atendimento nas ligações telefônicas.

FAQ

Utilizar um chat online também pode ser útil para responder perguntas frequentes entre seus consumidores.

A sigla FAQ significa Frequent Asked Questions (em português, perguntas mais frequentes). 

Ou seja, um FAQ é uma forma de responder dúvidas mais constantes entre seus clientes sobre seu produto ou serviço.

Com um chat automatizado, essas perguntas frequentes são respondidas de forma automática. 

Para isso, basta configurar seu chat para incluir essas dúvidas e respostas. Assim, quando seu cliente fizer a pergunta, uma resposta automática será enviada.

Dessa forma, fica muito mais fácil resolver problemas simples do seu público sem precisar ocupar o tempo de um dos seus funcionários.

Além disso, caso seu consumidor tenha outras dúvidas mais aprofundadas, seu atendente vai ter mais facilidade para entender a situação e resolver o problema graças ao histórico de conversa disponível para ambos.

Agilidade

Outro benefício importante que o chat online oferece é a ideia de rapidez e agilidade na troca de mensagens.

Muitos clientes escolhem esse canal de contato porque preferem uma resposta mais imediata dos atendentes e não querem ter que enfrentar as filas de espera do SAC.

Portanto, ao oferecer o chat como forma de contato, sua empresa passa uma imagem positiva de prontidão e agilidade na comunicação, que é o que muitos clientes procuram no atendimento.

Além do mais, oferecendo a opção de atendimento por chat, é possível diminuir a fila de espera na rede de telefonia da sua empresa. 

Isso porque, oferecendo outros serviços de comunicação, você cria mais oportunidades para os clientes se dispersarem entre diferentes canais de atendimento, o que evita que algum deles fique sobrecarregado.

É claro que, para utilizar essa vantagem de forma eficaz, você não pode deixar o consumidor esperando. Portanto, é necessário treinar a equipe do chat para estar sempre em prontidão.

Deixar um consumidor esperando uma resposta no chat online pode ser ainda mais prejudicial do que fazê-lo enfrentar uma fila de atendimento demorada. 

Isso porque a ideia que essa plataforma dá ao seu público é de imediatismo. Portanto, respostas demoradas podem deixar o cliente insatisfeito.

Atendimento simultâneo

Com os recursos do chat online, seu atendente pode gerenciar várias conversas ao mesmo tempo.

Isso porque, com essa plataforma, é possível manter diversas conversas ao mesmo tempo. Enquanto um cliente digita em uma janela, o atendente pode responder uma solicitação em outra.

Dessa forma, um único funcionário pode atender vários consumidores diferentes de forma simultânea. 

Além disso, com um atendimento automatizado (ou com chatbots), as demandas do seu funcionário ficam ainda mais específicas e, consequentemente, resolvidas com maior facilidade.

Assim, você deixa o atendimento mais ágil e ainda reduz a fila de atendimento no telefone, onde só é possível atender um consumidor por vez.

Claro que, para dar conta de várias solicitações simultaneamente, seu atendente precisa estar bem treinado e familiarizado com a plataforma de chat online.

Considerações

O investimento nessa ferramenta pode ser custoso, mas as vantagens que o chat online oferece podem superar esse prejuízo.

Para implementar essa plataforma na sua empresa, você pode desenvolver seu próprio sistema ou adquirir uma ferramenta já disponível no mercado. Para saber mais detalhes sobre o chat, basta acessar o link.

Vale lembrar que o chat online não deve ser o único canal de comunicação entre sua empresa e seus consumidores. Afinal, muitas pessoas ainda não adotaram esse tipo de atendimento e ainda preferem outros meios de contato.

Pensando nas ligações, a Nvoip oferece realização de chamadas por tarifas muito mais em conta. Isso, porque utilizamos a tecnologia VoIP, ou seja, uma rede telefônica que transmite dados pela internet. 

Com a Nvoip, sua empresa vai economizar muito mais na hora de se comunicar com seus clientes por telefone.

Na Nvoip, você tem R$5 de créditos para testar a plataforma, basta se cadastrar no painel.

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