O que é sistema de ramal
Alessandra Oliveira

Alessandra Oliveira

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Como o sistema de ramal ajuda sua empresa

Você já quis saber como centralizar a comunicação entre as linhas telefônicas de sua empresa, otimizando o atendimento e organizando o fluxo de ligações? O sistema de ramal traz todas essas vantagens com dinamismo e eficiência além de te ajudar a diminuir os gastos.

Se você precisa integrar a comunicação de diferentes localizações como se estivessem em um mesmo local, aqui a gente te conta um pouquinho sobre o que é o telefone ramal e como funciona. Segue a thread!

Afinal, como faço para ter um sistema de ramal telefônico?

A telefonia ramal nada mais é do que um sistema de ramificações (sim, é daqui mesmo que surgiu o nome!) que partem de uma central para pontos específicos. O principal passo para ter o ramal em sua empresa é encontrar a melhor forma de comunicação que se encaixe nas suas necessidades.

A distribuição pode ocorrer a partir de uma central de telefonia ou PABX e também por uma plataforma de VoIP, integrando a comunicação de diversos ramais de um mesmo lugar ou até mesmo para escritórios em diferentes locais físicos. Caso você não conheça muito sobre PABX, aqui você pode saber mais sobre as características desse sistema e sua funcionalidade. 

Na atualidade a tecnologia que se destaca nesse cenário, entregando um bom funcionamento de ramais e oferecendo uma excelente qualidade de chamadas, livre de ruídos e vozes robotizadas, é a URA (Unidade de Resposta Audível) ou, em inglês, IVR (Interactive Voice Response).

Além do básico para o atendimento telefônico: atender, transferir e desligar; esse sistema ainda oferece uma grande autonomia, integrando-se a diversos outros sistemas que tornam possível ao cliente conseguir, por ele mesmo, resolver suas necessidades muitas vezes sem precisar da ajuda de um atendente. Ficou interessado em URA e quer saber como implementar esse ágil sistema à sua empresa? Clique aqui que a Nvoip te ajuda.

Como funciona um ramal

Diferente das extensões telefônicas, que conectam dois aparelhos numa mesma linha de telefone compartilhando o andamento da ligação com ambos os pontos, os ramais possibilitam o direcionamento e a privacidade de chamada para cada estação de trabalho da sua empresa.

Ele também retém o fluxo de ligações que acontecem simultaneamente, caso você esteja atendendo outra chamada, criando uma fila de espera. Assim, agiliza o atendimento e te livra do inconveniente de uma linha ocupada que impede outros clientes de conseguirem se comunicar com você.

Além disso, através do sistema URA, que oferece a possibilidade de menus interativos, você pode analisar previamente as informações recebidas para personalizar o atendimento, guiando o cliente de forma eficaz para o ramal que atenda a sua necessidade. É uma maravilhosa maneira de reduzir o tempo médio do seu colaborador e ao mesmo tempo manter o seu cliente satisfeito. Todos ganham.

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Benefícios que o sistema de ramal proporciona

Provavelmente uma das grandes vantagens do ramal, além das apresentadas a você até aqui, é a facilidade de implementação. Nada de furar paredes e passar dezenas de fios pelo caminho. Ativar um ramal através do sistema de URA é extremamente simples e prático; basta ir até a sua plataforma de comunicação, configurar o recurso e logo em seguida ajustar em seu aparelho.

Outra função preciosa ao usar o sistema de ramal é o registro e organização das chamadas. Ele possibilita a formação de uma eficaz agenda telefônica baseada nos dados colhidos diariamente. Você tem em mãos e em tempo real, informações que vão lhe permitir analisar e estruturar o seu negócio de acordo com o perfil dos usuários que ligam para a sua empresa. Ter esses cadastros de clientes em seu banco de dados te dá a possibilidade, por exemplo, de retornar chamadas perdidas ou retornar ligações que caem no meio da conversa. 

Outro ótimo ponto ao adquirir um telefone com sistema de ramal é a realização de conferências, podendo incluir ou excluir ramais em uma única chamada para agilizar a comunicação. A plataforma VoIP ainda oferece a vantagem da videoconferência, tornando possível reuniões com colaboradores em diferentes locais sem a necessidade de se deslocar. E mesmo que sua empresa possua diferentes escritórios, em localidades diversas, ainda assim você pode integrar toda a comunicação a um mesmo número tornando o custo com telefonia muito mais baixo.

 Então nós temos:

  • Facilidade de implementação
  • Redução de custos, pois centraliza vários canais em uma mesma central
  • Chamadas em espera
  • Registros de chamadas
  • Transferências de chamadas
  • Mobilidade e facilidade para atender suas ligações em qualquer parte do mundo
  • Conferências e/ou videoconferências
  • E clientes felizes com rápido atendimento

Quantos ramais posso ter em minha empresa?

O sistema de ramal por PABX ou por VoIP, te dá a possibilidade de ter múltiplos canais internos. É útil ter ramais variados atendendo a todos os setores e colaboradores da sua empresa de acordo com a sua necessidade e sem precisar ter pontos fixos para implementação.

Dessa forma, ao entrar em contato com a sua empresa, o cliente já escolhe ser direcionado ao setor que vai servir melhor para solucionar seu problema ou outra solicitação. Com o ramal você oferece uma ótima experiência com rapidez e qualidade, por isso avalie em como investir de acordo com o que você precisa, ramais próprios ou compartilhados, para que possa ter os ramais de maneira proveitosa e devidamente distribuídos. 

Como implementar o sistema de ramal 

Agora que você já sabe a importância desse sistema, vamos te contar em quê você precisa investir para tê-lo em ótimo funcionamento. O primeiro passo é ter um dispositivo central que vai distribuir o fluxo de chamadas para os canais disponíveis. Os ramais podem ser recebidos por telefones fixos, telefones celulares e também telefones IP que irão otimizar a experiência da comunicação interna tirando a obrigação de mantê-lo preso em uma base para atender suas ligações. Se você quiser saber mais sobre telefones IP clique aqui.

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O SoftPhone, software que possibilita que as ligações sejam realizadas por computadores, notebooks, tablets e smartphones, utiliza a tecnologia VoIP e oferece uma experiência multimídia por meio de voz, imagem e dados. Assim como o aplicativo WebPhone, que oferece função semelhante ao SoftPhone, o investimento seria em aparelhos eletrônicos, conforme citados, para a instalação desses sistemas. Além de microfones, alto falantes e uma boa conexão com a internet. Veja sobre SoftPhone e WebPhone aqui.

E, claro, não se esqueça de contratar uma empresa especializada para guiá-lo na instalação e funcionamento do sistema de acordo a necessidade de sua empresa.

Achou importante conhecer mais sobre o sistema ramal? Navegue em nosso blog para se informar mais sobre as tecnologias que facilitam sua experiência em comunicação empresarial e fale para nós sobre o que mais você gostaria de saber. Siga nossas redes sociais para ficar sempre por dentro do que a Nvoip pode te oferecer.

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