Janyne Gomes

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Correio de voz em PABX

O correio de voz é uma das ferramentas empresariais mais importantes na hora de mostrar prestatividade ao seu consumidor. Essa é uma funcionalidade essencial para a comunicação empresarial, principalmente em conjunto com um PABX. Um correio de voz em PABX vai oferecer diversas vantagens ao seu negócio.

No post de hoje, vamos explicar melhor como o correio de voz em PABX pode melhorar seu atendimento e a relação da sua empresa com seus consumidores.

Para entender melhor a integração entre essas duas tecnologias, antes vamos explicar cada uma delas separadamente. Depois, vamos apresentar as vantagens desses sistemas em conjunto.

E aí, ficou curioso? Continue a leitura.

O que é um correio de voz?

Também conhecido como caixa postal ou voicemail, o correio de voz é uma ferramenta computadorizada que permite o envio de mensagens de voz quando o receptor da ligação não responde a chamada.

As mensagens são gravadas, armazenadas no sistema e podem ser ouvidas posteriormente, no momento que for mais oportuno para o destinatário da ligação.

Ele também permite a gravação de uma mensagem personalizada do receptor, que se reproduz automaticamente quando a chamada cai no sistema.

No Brasil, esse não é um recurso muito popular no cotidiano. Já na comunicação empresarial, o correio de voz é uma ferramenta muito popular, e pode ser uma ótima maneira de manter seu consumidor satisfeito com a sua marca.

Como usar o correio de voz na sua empresa?

O correio de voz empresarial funciona diretamente no ramal de cada colaborador. Quando a equipe está ocupada ou ausente no momento da ligação, o correio de voz envia uma mensagem personalizada para o cliente que não conseguiu o atendimento, encorajando-o a deixar um recado.

O sistema armazena os dados do consumidor e os recados das chamadas perdidas realizadas. Assim, o atendente pode ouvir o recado e retornar a ligação quando possível.

Portanto, mesmo que o cliente ou lead desista de se comunicar com a sua empresa, ou contate sua equipe fora do horário de atendimento, com o correio de voz é possível retornar as ligações perdidas e evitar perder esse contato.

Além disso, com essa ferramenta, fica mais difícil deixar o consumidor irritado ou insatisfeito com seu atendimento. Isso porque o correio de voz dá a impressão de que sua empresa escuta o cliente e se preocupa, mesmo quando a chamada não é atendida imediatamente.

Ou seja, essa é uma forma simples e fácil de manter um bom relacionamento com o seu público, além de exibir uma imagem mais empática e atenciosa em relação a sua marca.

Uma técnica de venda voltada para a satisfação do cliente é uma das maneiras mais eficazes de se destacar em relação à concorrência.

Além disso, vale lembrar que uma fila de atendimento demorada é o que faz muitos consumidores desistirem de contatar uma empresa, e o correio de voz ajuda a amenizar esse problema.

O que é um PABX?

PABX (Private Automatic Branch Exchange) traduzido para o português significa algo como “troca automática de ramais privados”.

Esse sistema foi desenvolvido para distribuir linhas telefônicas para diversos ramais, e sua finalidade é ligar diferentes telefones a uma única linha externa.

O PABX é abrangentemente utilizado em call-centers e atendimentos de larga escala, quando vários atendentes precisam utilizar o telefone ao mesmo tempo.

Esse sistema é a melhor forma de implantar uma central telefônica no seu atendimento, pois elimina a necessidade de contatar uma linha telefônica individual para cada pessoa da equipe.

O PABX oferece a possibilidade de conexão direta com linhas internas através dos ramais. Com esse sistema, todos os colaboradores podem ter um ramal exclusivo, sem aumentar os custos fixos da empresa.

Além disso, o PABX oferece outros diversos serviços que ajudam a otimizar a comunicação empresarial e gerenciar o atendimento telefônico.

Modelos de PABX

Existem cinco tipos de PABX: analógico, híbrido, digital, IP e cloud. O modelo adotado pela sua empresa vai depender da sua escolha pessoal e da operadora telefônica contada para instalação da central.

O PABX analógico é fornecido pela rede de telefonia fixa tradicional. No entanto, também tem capacidade de funcionamento com a tecnologia VoIP, desde que os aparelhos telefônicos utilizem um dispositivo ATA (Adaptador para Telefone Analógico).

Esse modelo depende de um sistema físico e tem poucos recursos avançados, mas ainda é uma opção interessante quando o assunto é centralizar a comunicação telefônica.

Os outros quatro tipos podem ser adquiridos por meio da telefonia em nuvem e tem aplicações mais modernas. Os recursos vão depender do tipo escolhido, mas o PABX Cloud, também conhecido como PABX em nuvem, mostra ser o mais avançado.

O PABX IP também depende de uma estrutura física para seu funcionamento. O que o difere do analógico é seu sistema, voltado para a tecnologia de telefonia em nuvem.

Já o PABX digital e PABX Cloud funcionam a partir de conexão de rede, e não dependem de uma estrutura telefônica física, apenas um aparelho com conexão à internet.

A diferença entre os dois é que o PABX Cloud armazena os dados em um software na nuvem, o que diminui o risco de perda dessas informações.

Também existe o PABX híbrido, que pode ser tanto analógico quanto digital, dependendo da necessidade. Ele é uma boa escolha para momentos de transição da central telefônica.

Para saber mais sobre esses dispositivos e suas características, acesse nosso artigo completo sobre o assunto.

Correio de voz em PABX

Com esses dois sistemas agregados, fica muito mais fácil deixar a comunicação empresarial eficiente e organizada.

O correio de voz em PABX vai oferecer várias funcionalidades que auxiliam sua marca a desenvolver melhor o relacionamento com seus consumidores. Além disso, também vai ajudar sua equipe a centralizar a comunicação externa da empresa.

Isso porque o PABX tem como objetivo centralizar e agilizar toda a estrutura telefônica, deixando o sistema de ligações mais eficiente e profissional.

Com uma comunicação externa centralizada em uma única plataforma, fica muito mais fácil agilizar o atendimento e aderir estratégias de venda, como o omnichannel.

O correio de voz vai auxiliar o PABX em tudo isso, pois ele também é um sistema com propósito de tornar o atendimento mais ágil e qualificado. Isso, de forma automática, ou seja, sem precisar demandar tempo dos seus atendentes.

Portanto, com o correio de voz em PABX é possível gerenciar as ligações perdidas e ainda deixar sua estrutura comunicacional centralizada em uma mesma plataforma.

Dessa forma, a equipe pode usufruir da junção dessas ferramentas para otimizar o tempo de atendimento e melhorar as vendas.

Assim, o contato realizado por telefone entre os atendentes da sua central telefônica com o seu público vai demonstrar mais empatia e preparo.

Isso vai ajudar a manter uma boa imagem da sua marca no mercado de trabalho em relação à concorrência.

Mas as vantagens do correio de voz em PABX podem ir muito além disso, dependendo do modelo de sistema escolhido.

Com um PABX digital, IP ou Cloud, a comunicação da sua empresa pode ficar ainda mais qualificada e ágil.

Isso, porque esse tipo de PABX oferece tecnologias únicas de integração criadas especialmente com o propósito de aprimorar a relação entre público e empresa.

PABX voltado para telefonia em nuvem

Como já mencionamos antes, o PABX digital, IP e Cloud estão voltados para a tecnologia da telefonia digital.

Ou seja, esses sistemas foram especificamente criados para operar virtualmente.

Esse fato facilita muito a integração com outros canais de comunicação da marca, que geralmente estão concentrados em plataformas de serviço on-line, como redes sociais, e-mail, sites, entre outros.

A integração de todos os canais de comunicação da empresa de forma eficaz é considerada uma estratégia omnichannel.

Essa é uma estratégia muito utilizada no cotidiano atual das empresas para incentivar o processo de compra do consumidor, mesmo quando ele muda o meio de contato pelo qual se comunica com a marca.

Um estudo da Harvard Business Review, 73% dos compradores utilizam mais de um canal durante sua jornada de compra, o que demonstra a importância da estratégia.

Além disso, esses são sistemas de PABX tecnologicamente superiores e contam com outros diversos recursos interessantes para agilizar a comunicação da sua empresa.

Por exemplo, com o PABX integrado a uma telefonia em nuvem, as ligações entre ramais são gratuitas.

Isso ocorre porque o objetivo do PABX é centralizar a comunicação telefônica em uma única linha externa. Na telefonia em nuvem, isso significa o mesmo código IP em todos os aparelhos.

Por isso, as ligações entre os aparelhos com o mesmo código saem gratuitamente. Isso, até entre filiais fisicamente distantes.

O PABX na telefonia em nuvem também oferece ligações simultâneas de um mesmo número, capacidade ilimitada de ramais e integração facilitada com outras ferramentas que vão agilizar ainda mais a comunicação empresarial.

É possível ainda integrar um CRM na sua central telefônica, uma plataforma centrada em gerenciar o relacionamento com o cliente.

Com um CRM integrado ao seu atendimento, todos os dados disponíveis sobre seus clientes e leads estarão disponíveis em um só lugar, independente do canal de contato.

PABX virtual

Correio de voz em PABX + telefonia em nuvem

Quando o assunto é correio de voz em PABX na telefonia em nuvem, esses sistemas não ficam para trás.

Além de oferecer as mesmas funcionalidades da integração de correio de voz em PABX analógico, essa junção ainda oferece recursos únicos.

Com um correio de voz em PABX na telefonia digital, a grande vantagem está na integração com outros meios de comunicação.

Por exemplo, o PABX digital dispara um e-mail automático aos seus atendentes quando o correio de voz é acionado.

Ou seja, quando o cliente não consegue se comunicar com o atendente da empresa e a chamada cai na caixa postal, o PABX envia uma mensagem automática para a equipe, facilitando todo o processo de retorno ao consumidor.

O e-mail geralmente contém as informações principais do usuário e o áudio do recado deixado no correio de voz. Dessa forma, a mensagem fica armazenada até que o atendente possa retornar a ligação e lidar com a dúvida ou problema do consumidor.

Essa automatização do correio de voz e integração com o e-mail ajuda muito a agilizar e organizar o gerenciamento das ligações perdidas.

Dessa forma, com um correio de voz em PABX digital, o tempo que seus funcionários perderiam buscando essas informações, agora pode ser utilizado com outras tarefas, como a captação de leads.

Além disso, toda configuração e manutenção do sistema é muito mais simples e intuitiva, já que a estrutura do sistema é predominantemente virtual.

Com o PABX analógico, por depender de uma estrutura física mais complexa, a manutenção de equipamentos pode ficar cansativa e pouco econômica.

Telefonia em nuvem: Nvoip

A Nvoip é um dos serviços de telefonia em nuvem que mais cresce no mercado brasileiro.

Com nossa telefonia digital, você pode utilizar alguns dos benefícios do correio de voz em PABX e ainda pagar tarifas muito mais baratas para a realização de ligações telefônicas.

Na Nvoip, nosso “correio de voz” é diferente — prezamos mais pelas informações do cliente para o retorno da ligação. Por isso, não oferecemos a possibilidade de recados por parte do público.

Essa é uma informação importante caso sua empresa tenha um alto volume de chamadas telefônicas no atendimento.

Isso porque, quando o cliente deixa um recado, ele espera ser ouvido. Portanto, é importante saber se você vai ter funcionários disponíveis para ouvir todas as mensagens recebidas em seu correio de voz para empresas antes de disponibilizar essa funcionalidade.

Uma grande demanda de recados feitos por consumidores no correio de voz em PABX pode acabar tomando muito tempo dos seus atendentes.

Portanto, ao oferecer um correio de voz com opção de seu público enviar recados, você deve estar atento à disponibilidade dos seus atendentes. Às vezes, desperdiçar muito tempo nessa tarefa não é uma boa estratégia de mercado.

Pensando nisso, a Nvoip não disponibiliza a função de gravação de recados. No entanto, o sistema dispara um e-mail automático com as principais informações do usuário assim que uma ligação é perdida.

O e-mail contém as principais informações para o retorno da ligação, como data, hora, os dados de quem telefonou e para qual número ligou.

Além disso, é possível configurar “gatilhos” que vão liberar a mensagem automática. Esses gatilhos podem ser definidos pela própria empresa — após determinados minutos em uma fila, depois de encerrar uma ligação ou em horários específicos, por exemplo.

O disparo de e-mails automáticos da Nvoip faz parte do plano de usuários. Ele é uma ótima opção para ajudar a melhorar o relacionamento da sua marca com seus consumidores sem gastar muito tempo dos seus atendentes e ainda economizar em tarifas telefônicas.

Além disso, a Nvoip ainda oferece outros diversos recursos que vão ajudar a profissionalizar seu negócio, como gravação de ligações, integração grátis com CRM, criação de ramais, URA, relatórios de chamadas e muito mais.

Portanto, quando o assunto é comunicação telefônica, o correio de voz em PABX é uma ótima opção para melhorar o atendimento. E com a Nvoip, você consegue os melhores benefícios dessa integração além de outras diversas vantagens únicas dessa tecnologia.

Na Nvoip, você tem R$5 de créditos para testar a plataforma, basta se cadastrar no painel.

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