Janyne Gomes

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Correio de voz para empresas: vale a pena usar esse recurso?

Para manter a boa imagem de uma marca com seus consumidores, é importante oferecer maneiras de dar atenção ao cliente mesmo quando ele não for atendido. O correio de voz para empresas foi pensado justamente com esse objetivo.

Mas você sabe o que é um correio de voz e qual é a melhor maneira de utilizar essa ferramenta no ambiente corporativo?

No post de hoje, vamos entender um pouco mais sobre os aspectos dessa funcionalidade, e quais são as maiores vantagens ao utilizar esse serviço em sua empresa.

Ficou curioso? Acompanhe a leitura para saber mais sobre esse tema.

O que é um correio de voz para empresas?

O correio de voz é um serviço popular que a maioria das pessoas conhece por sua utilidade nos telefones móveis.

Ele é uma ferramenta computadorizada que permite o envio de mensagens de voz quando o receptor da ligação não responde a chamada.

As mensagens são gravadas, armazenadas no sistema e podem ser ouvidas posteriormente, no momento que for mais oportuno para o destinatário da ligação.

Além disso, ele também permite a gravação de uma mensagem personalizada do receptor. A mensagem se reproduz automaticamente quando a chamada cai no sistema.

No Brasil, esse não é um recurso muito popular no cotidiano. A maior parte da população não utiliza essa ferramenta quando o assunto é comunicação por ligações.

Já na comunicação corporativa, o correio de voz para empresas é uma ferramenta popular, e pode ser uma ótima maneira de melhorar o atendimento e manter seu cliente satisfeito.

Afinal, é provável que alguns dos possíveis consumidores da sua empresa não tenham conseguido se comunicar com seu atendimento telefônico em algum momento.

Isso pode acontecer por diversos motivos, como filas de espera muito longas, problemas no sistema ou ligações fora do horário de serviço.

Por isso, o correio de voz para empresas é uma ótima ferramenta para evitar a perda de chamadas.

Ele é um dos principais recursos para o gerenciamento de ligações telefônicas, e se mostra muito útil na organização comunicacional no ambiente corporativo.

O correio de voz para empresas vai ajudar a organizar as chamadas perdidas, que precisam de retorno. Essas chamadas podem vir tanto de consumidores em potencial, quanto de clientes insatisfeitos ou em dúvida com algum serviço ou produto.

Como funciona um correio de voz para empresas?

Também conhecido como caixa postal ou voicemail, o sistema de um correio de voz para empresas apresenta características similares ao recurso oferecido pelas operadoras de aparelho móvel.

Ele funciona diretamente no ramal de cada colaborador. Mesmo que a equipe esteja ocupada no momento da ligação, o correio de voz envia uma mensagem personalizada para o cliente ao perder a chamada, encorajando-o a deixar um recado.

O sistema armazena os dados e recados das chamadas perdidas feitas pelo público. Ao armazenar as informações do consumidor, o atendente pode retornar a ligação assim que possível.

Portanto, independente do motivo que tenha feito o cliente desistir do contato com sua empresa, ao retornar sua ligação, você mostra um atendimento prestativo e de qualidade, mesmo que não seja imediato.

Dessa forma, você evita deixar o consumidor esperando em uma fila de espera muito grande e não corre o risco de perder contato com quem desejar se comunicar com a sua marca.

O correio de voz para empresas é capaz de lidar com um grande número de pessoas ao mesmo tempo, e suas configurações e benefícios vão depender do sistema escolhido.

Essa é uma ótima maneira de automatizar seu atendimento e melhorar a relação com seus clientes sem muito esforço.

Ao oferecer um correio de voz para seu público, sua marca mostra um maior profissionalismo e preocupação com o consumidor.

Vale lembrar que uma técnica de venda voltada para a satisfação do cliente é uma das maneiras mais eficazes de se destacar em relação à concorrência.

Com um correio de voz para empresas, você evita prejudicar a imagem da sua marca e não perde boas oportunidades de venda ou clientes em potencial.

Por que ter um correio de voz para empresas é importante?

Como é possível notar, disponibilizar o voicemail para o seus clientes vai ajudar a manter um relacionamento de qualidade com seus consumidores.

Esse é um recurso que mostra que sua empresa escuta o cliente e se preocupa. Isso, mesmo em momentos de pico de ligações, ou depois do horário de atendimento.

Uma empresa que preza por uma boa imagem não pode se permitir perder a chance de contato com qualquer consumidor, mas às vezes isso é inevitável.

É aí que entra a importância do correio de voz para empresas. Ele é uma forma simples e automática de manter o cliente satisfeito com seu atendimento, mesmo quando isso acontece.

Além disso, o correio de voz para empresas oferece outras muitas funcionalidades que ajudam a melhorar o atendimento e automatizar o tempo dos seus funcionários.

Uma das vantagens é a redução de despesas com a conta telefônica.

Isso porque, ao utilizar um número nacional, a empresa paga pelas ligações recebidas integralmente ou parcialmente, dependendo do número. Portanto, quem custeia a ligação do cliente enquanto ele espera na longa fila de atendimento é a sua marca.

Com um correio de voz para empresas, você pode diminuir a fila de atendimento. É possível configurar a ferramenta para liberar a mensagem automática quando o tempo de espera for muito longo, e o próprio sistema vai salvar as informações do consumidor para seus funcionários retornarem a chamada.

Dessa forma, você diminui o tempo de espera do seu atendimento e ainda economiza na conta telefônica do seu negócio, tudo isso sem despertar a irritação do cliente.

Portanto, mesmo não sendo atendido imediatamente, o cliente vai receber um retorno do seu atendimento, e ainda poderá deixar uma mensagem de voz com a dúvida, solicitação ou pedido que o fez contatar sua equipe.

A automatização de atendimento ainda exibe um profissionalismo por parte da sua marca, que, ao utilizar o correio de voz para empresas, mostra se preocupar e dar atenção ao tempo de espera de cada consumidor.

Vantagens do correio de voz para empresas

Com um correio de voz para empresas de qualidade, é possível personalizar configurações e atribuir diferentes mensagens automáticas para atendimento com diferentes equipes.

Alguns sistemas também enviam e-mails automáticos para os funcionários de atendimento ao receber uma chamada perdida, mesmo quando o cliente não deixa nenhuma mensagem.

Os e-mails geralmente incluem a data e o horário da ligação, assim como informações de identificação do consumidor, para que o atendente possa retornar a chamada.

Assim, o destinatário que recebe o e-mail pode escolher retornar a ligação quando for mais conveniente.

Além disso, se o consumidor tiver disponibilizado um recado sobre o propósito da ligação, o funcionário pode focar em um atendimento especializado, pois já vai ter alguma noção do que o consumidor deseja.

Essa é uma ótima funcionalidade para o departamento de vendas e suporte, pois evita a perda do contato mesmo quando o próprio consumidor pode ter desistido do atendimento.

Portanto, integrar o correio de voz ao e-mail da sua empresa permite uma melhor organização da comunicação empresarial e aumenta o desempenho da equipe.

Com essa ferramenta, seus funcionários não precisam se preocupar com os clientes que não foram atendidos, e vão receber todas as informações para o retorno da ligação de forma automatizada, agilizando a comunicação.

Como utilizar um correio de voz para empresas de forma eficaz:

A mensagem automática disponibilizada no correio de voz da empresa deve ser sempre clara, objetiva e com informações importantes.

Dessa forma, o cliente pode deixar uma mensagem mais direta sobre o motivo da ligação, o que vai economizar tempo de ambas as partes.

Uma mensagem confusa pode desorientar toda comunicação entre consumidor e atendente. Esse é um problema que diverge com o objetivo da ferramenta.

Portanto, para utilizar o correio de voz para empresas de forma eficaz na comunicação, é necessário que a informação chegue corretamente ao destino final, que é o próprio consumidor.

Por isso, a mensagem inicial do correio de voz para empresas deve fornecer instruções claras e de fácil compreensão.

Para produzir uma mensagem automática eficiente, que cumpra seus objetivos, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes. Para isso, vamos citar alguma dicas indispensáveis:

Tipo de mensagem

Primeiramente, é importante ser amigável.

Afinal, é indispensável despertar a simpatia do seu consumidor. Isso não vai acontecer caso sua mensagem esteja muito engessada ou roteirizada.

O tom amigável da mensagem deve transparecer na voz e nas frases utilizadas para se comunicar com o cliente. Para isso, tente deixar a gravação o mais personalizada e positiva possível.

Nesse caso, também é bom prestar atenção em não deixar a mensagem impessoal demais. Afinal, a imagem da sua empresa, apesar de amigável, deve permanecer profissional.

Previsão

Outra dica essencial é dar uma previsão de retorno ao cliente. Assim, ele saberá quando aguardar uma resposta dos seus atendentes.

Isso vai proporcionar que seus consumidores tenham mais paciência enquanto esperam o retorno da ligação, antes de tentar o contato com sua empresa por outros meios de comunicação.

Por isso, é importante informar sobre o retorno da ligação, mesmo que essa data não seja precisa.

Dar a previsão de retorno, mesmo que não seja com datas e horários exatos, é importante para mostrar ao consumidor que ele é importante.

número virtual

Imagem da marca

A última dica é óbvia, mas não pode deixar de fazer parte do seu correio de voz para empresas: na mensagem automática, você precisa citar o nome da sua marca.

Isso vai ajudar a fortalecer a imagem da empresa e, é claro, passar uma ideia de profissionalismo ao consumidor.

Uma mensagem automática que não contenha o nome da empresa é um erro grave, que pode até enfraquecer a relação com o consumidor.

Ao falar o nome da sua empresa na mensagem, você demonstra uma comunicação clara para o seu público. Isso fortalece a representação da sua empresa no mercado e evita possíveis enganos.

Tom de voz

Essa dica não é exatamente uma regra mas vai ajudar o correio de voz da sua empresa a passar uma imagem mais positiva.

Na mensagem automática é interessante usar uma voz feminina.

Isso porque o tom de voz feminino geralmente passa a impressão de ser mais agradável e convidativo.

Dessa forma, vai ficar mais fácil deixar a mensagem amigável e simpática, o que pode ajudar a despertar a empatia do cliente.

Cuidados!

Ao oferecer um correio de voz com opção de seus consumidores enviarem recados, você deve estar atento à disponibilidade do seus atendentes.

Isso porque, quando o cliente deixa um recado, ele espera ser ouvido. Isso pode ser um problema em uma empresa com um alto volume de chamadas.

Portanto, é interessante saber se você vai ter funcionários disponíveis para ouvir todas as mensagens recebidas em seu correio de voz para empresas antes de disponibilizar essa funcionalidade.

Dependendo do tamanho do seu call-center e do número de clientes, essa pode não ser uma boa opção para seu negócio. Isso porque é possível que demande muito tempo da sua equipe ouvir todos os recados.

Com a Nvoip

Com a Nvoip e o serviço de telefonia em nuvem que oferecemos, você pode utilizar alguns dos benefícios do correio de voz para empresas e ainda pagar tarifas muito mais baratas para a realização de ligações telefônicas.

Na Nvoip, nosso “correio de voz” é diferente — prezamos mais pelas informações do cliente para o retorno da ligação. Por isso, não oferecemos a possibilidade de recados por parte do público.

A Nvoip dispara um e-mail automático com as principais informações do usuário assim que uma ligação é perdida. Ele informa a data, hora, os dados de quem telefonou e para qual numero ligou.

Além disso, é possível configurar “gatilhos” que vão liberar a mensagem automática. Os gatilhos podem ser definidos pela própria empresa — após determinados minutos em uma fila, depois de encerrar uma ligação ou em horários específicos, por exemplo.

Além disso, a Nvoip ainda oferece outros diversos recursos que vão ajudar a profissionalizar seu negócio, como gravação de ligações, integração grátis com CRM, criação de ramais, URA, relatórios de chamadas e muito mais.

O disparo de e-mails automáticos da Nvoip faz parte do plano de usuários. Ele é uma ótima opção para ajudar a melhorar o relacionamento da sua marca com seus consumidores, assim como o correio de voz para empresas, e ainda ajuda a economizar em tarifas telefônicas.

Na Nvoip, você tem R$5 de créditos para testar a plataforma, basta se cadastrar no painel.

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