Alessandra Oliveira

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Saiba como criar um menu eficaz em sua URA

Sempre de olho na satisfação do cliente, utilizar a telefonia VoIP em sua empresa traz diversos benefícios e vantagens. Uma dessas vantagens é a possibilidade de utilizar a URA. É ela que dá ao seu atendimento um ar mais profissional. Mas você sabe como criar um menu em sua URA que dê a agilidade que sua empresa precisa e atenda às necessidades do seu cliente?

O menu que antecipa o atendimento deve ser cuidadosamente pensado para servir ao seu propósito: ser eficiente. Hoje vamos falar um pouco mais sobre as estratégias para construir o seu menu interativo de maneira eficaz e quais são os erros que você deve evitar.

 Lembre-se que o pré-atendimento é tão importante quanto o atendimento em si, então fique atento para as dicas que trouxemos para você.

O que é URA?

A Unidade de Resposta Audível, ou simplesmente URA, é o sistema responsável por controlar o fluxo de ligações da sua empresa. Entre muitas funcionalidades, ela destaca-se principalmente pelo atendimento automático, pela interatividade através dos menus e a eficácia por encaminhar ligações para as filas de atendimentos específicas.

Mas esses processos precisam ser bem explicados e entendidos para que possam funcionar perfeitamente. E é por isso que você precisa ter bastante atenção ao realizar sua gravação de URA. 

Um menu confuso faz com que o atendimento automático perca a sua maior funcionalidade que é poupar o tempo, tanto de seus colaboradores quanto o do público que liga para sua empresa.

Qual a função do menu interativo?

A URA surgiu para dar agilidade ao processo de atendimento. Sem essa tecnologia em uma empresa o atendente recebe a ligação, pergunta o motivo do contato e ao entender com qual setor o cliente precisa falar, encaminha ao ramal correto. Já com a automatização do atendimento, o cliente (e nem sua empresa) perde esse tempo tendo que explicar o que precisa.

O menu interativo existe para oferecer as opções disponíveis de atendimento de uma empresa. Ele agiliza o processo desse contato encaminhando a ligação ao destino apropriado de acordo com o motivo da ligação. De preferência, sem ter que passar por terceiros ou explicar a mesma coisa diversas vezes.

Por isso, um dos fatores fundamentais quando começar a construir seu menu é pensar em como ele deve ser direto para agilizar o processo. 

1. Não enrole seu cliente

Se quem estiver tentando completar a chamada com sua empresa for um cliente frustrado, imagine como será o humor dele ao chegar para conversar com seu colaborador depois de ter passado por vários menus diferentes que o mandavam para outros menus.

Com certeza você já se deparou com esse tipo de artimanha de algumas empresas. Você seleciona diversos menus diferentes por tanto tempo que você começa a voltar aos menus anteriores achando que você que não soube escolher a opção correta. 

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Se você já sentiu vontade de chorar ou de xingar muito alguém enquanto seleciona esses menus, saiba que você não está sozinho.

Por mais que a URA lhe dê a possibilidade de oferecer produtos e promoções juntamente com o seu menu principal, saiba dosar essas informações. Tenha sempre a opção de falar diretamente com o atendente disponível e deixe sua marca ser lembrada pela eficiência.

2. Estruture seu atendimento

Estruturar bem o menu de atendimento é uma estratégia ótima para a sua empresa. Todo cliente busca agilidade e eficiência para resolver suas pendências. Ter um atendimento que te dê as opções para ser direcionado ao setor correto é tudo o que ele procura.

Ao configurar sua URA de atendimento pense em quais setores precisam constar no menu inicial que vão dar praticidade ao processo. Desse modo você evita ter clientes confusos e nervosos tentando encontrar a opção que ele precisa naquele momento.

3. Crie oportunidades

Tenha em seu menu uma opção para que os clientes possam escolher conhecer mais sobre a empresa, os produtos e serviços que você oferece. Mostre ao seu cliente novidades ou promoções de forma profissional através de gravações em sua URA. 

Você vende o produto e poupa o tempo de seus colaboradores, pois se o cliente se interessar, ele já chega ao atendente pronto para fechar o negócio. Uma ótima aplicação do funil de vendas que explicamos em um outro artigo. Não leu esse artigo? Tudo bem, é só clicar aqui que você pode acessá-lo.

4. Evite longas filas de espera

Já sabemos que a URA permite automatizar algumas funções do atendimento. E também que ela fornece ao cliente um menu com opções que o direciona ao atendimento desejado. Por isso ela é bastante eficiente para quem entra em contato com dúvidas muito repetitivas e que podem ser acessadas facilmente pelo banco de dados.

Ter uma opção que leve automáticamente a respostas de questionamentos frequentes, evita  ocupar seus colaboradores com ligações que podem ser resolvidas rapidamente. Além de poupar que o atendente errado seja acionado, ouça o relato do cliente e ainda precise encaminhá-lo para um outro setor, forçando o cliente a repetir as informações passadas.

Com um menu de atendimento, este procedimento acaba sendo feito diretamente pelo cliente, que já pode resolver seu problema no primeiro contato. Assim, o cliente é atendido com mais rapidez e eficiência. 

5. Aumente a produtividade

Em consequência de tudo o que falamos, a produtividade aumenta, com certeza. Mas não somente pelo recurso da URA em si. Os seus funcionários podem se sentir muito mais motivados a trabalhar. 

Afinal, imagine que a todo momento que o telefone tocar, você está sendo interrompido enquanto a ligação nem é para você! Depois de um tempo, a vontade desse colaborador será de não mais atender nenhuma chamada.

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Com o direcionamento correto, o atendimento fica muito mais rápido e o atendente consegue passar muita segurança para o usuário. 

6. Satisfação do cliente

Tudo o que pensamos em melhorias para a empresa existe exatamente para chegarmos a esse ponto: a satisfação do cliente. Com um menu bem estruturado, o cliente receberá um atendimento rápido, objetivo e padronizado. 

Não será necessário ficar pendurado no telefone esperando ser transferido de ramal em ramal. Afinal, a vida hoje é muito corrida e ninguém mais espera. A satisfação do seu cliente é o sucesso da sua empresa, não esqueça.

Sua empresa não possui atendimento URA e você quer experimentar e conhecer de perto os benefícios? Fale agora mesmo com um colaborador Nvoip e desfrute de todas as vantagens de forma simples e sem burocracias.

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