Alessandra Oliveira

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5 Dicas para uma boa reunião remota

A maior parte das empresas hoje está operando em home office. E mesmo as que não estão, têm que se adaptar à nova realidade do distanciamento social devido à pandemia do novo coronavírus. E, enquanto a vacina não fica pronta para voltarmos às nossas rotinas, outra realidade das empresas é participar de reunião remota.

E será que existe ainda uma cartilha formal para reuniões remotas como era antes da pandemia? O que é importante saber antes de começar a conversa online com seus colaboradores, fornecedores, parceiros ou clientes? Você possui as ferramentas corretas?

São muitos os pontos para se pensar. Mas mesmo que pareça complicado, a reunião remota, além de prática, é uma solução importante enquanto temos que evitar o contato social. E mesmo após a pandemia, acredito que continue sendo amplamente utilizada, já que com as dicas certas, é uma tendência que não deve desaparecer do meio empresarial.

E aí, quer saber como ter uma reunião online proveitosa e com ótima qualidade? Continue a leitura e descubra nossas dicas para esse recurso.

Reunião remota

O melhor momento para discutir ideias, compartilhar objetivos e planejar estratégias é em uma reunião. As reuniões servem para que todas as partes de uma corporação tenham voz, envolvendo e incentivando a participação da equipe e enaltecendo a importância de cada um. Além de ser uma excelente forma de contato com seus fornecedores e clientes. 

Com a evolução da tecnologia o setor de comunicação empresarial já vinha se transformando exponencialmente à medida que mudanças surgiam. E hoje, vivemos uma era em que nunca foi tão rápido enviar e receber mensagens para solucionar problemas ou compartilhar informações.

E assim, as reuniões presenciais foram aos poucos dando lugar às reuniões remotas, não só pela comodidade que esse tipo de reunião oferece, mas também por poupar o tempo com deslocamentos desnecessários. A reunião remota já vinha despontando nesse cenário exatamente por seu caráter prático, além, claro, do dinamismo proveniente das inúmeras possibilidades multimídias que o formato oferece.

Reunião remota na pandemia

Como dissemos, antes a reunião remota existia para que pudéssemos poupar tempo. O deslocamento para reuniões presenciais muitas vezes roubava um tempo valioso para o seu negócio. E assim, reuniões remotas foram se tornando realidade em muitas empresas e já se falava em ser um método de comunicação do futuro, juntamente com o home office.

Porém, ninguém esperava que o tal futuro estaria tão próximo e de forma tão urgente, não é mesmo? Algumas empresas já utilizavam o meio online para tratar assuntos corporativos mas muitas outras empresas foram pegas de surpresa e precisaram se adaptar.

E, nessa pressa de se ajustar ao novo cenário do mercado, o que era para ter sido uma mudança progressiva e estudada minuciosamente, foi feita abruptamente, com uma pitadinha do famoso “de qualquer jeito”. E, bem, sabemos que isso rendeu muitos memes nas redes sociais. Obrigada! São reuniões com invasões de filhos, pets, sem saber como mexer no aplicativo, gente que esquece a câmera ligada. Enfim, muitas situações inusitadas.

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Mas o que percebemos com tudo isso é que houve uma flexibilização naquele acordo de formalidades que existiam em uma reunião remota antes do distanciamento social. Esse modo de comunicação se beneficiou grandemente da empatia geral imposta pelo momento em que vivemos, para transformar um meio, antes engessado, em uma conversa muito natural.

Hoje, as reuniões remotas têm uma força que não existia antes. Assim como o mundo, ela se transformou e se adaptou perfeitamente às necessidades atuais do mercado. Mas, mesmo assim, é bom você ficar atento a alguns fatores para que tudo corra bem, mesmo que seu gato resolva se deitar em cima do seu teclado.

Vamos às dicas:

1. Compartilhe seu calendário

Tenha um calendário compartilhado para que a pessoa com quem você precisa se encontrar online, possa disponibilizar um horário em comum para a reunião remota. Nada de “depois eu vejo e te falo”, deixe que o calendário resolva esse ponto por vocês.

E nesse caso, leve a sério o preenchimento de seus compromissos para que não precise desmarcar uma reunião pois tinha algo agendado para o mesmo momento e não se lembrava. 

2. Lembretes de reunião

Outro fator importante é ter lembretes de reunião. Tanto para você quanto para a pessoa que vai participar da reunião remota com você. Programe seu calendário para disparar lembretes um dia antes e uma hora antes da reunião.

Com o lembrete no dia anterior, você dá oportunidade à outra pessoa remarcar com antecedência o compromisso de vocês; caso seja ela a pessoa que não lembra que tinha outra coisa marcada no mesmo dia.

E o lembrete de uma hora antes, faz com que todos fiquem atentos e se preparem para entrar na reunião remota na hora certa.

3. Seja pontual

Não é porque a reunião é remota que as pessoas têm todo o tempo do mundo. Por isso, não se atrase! Deixar alguém esperando não é bom em nenhum aspecto. Mesmo trabalhando de casa e com reuniões online, tenha sempre atitudes profissionais como chegar na hora.

4. Se prepare para a reunião

Assim como em todos os tipos de reunião, esteja sempre preparado. Tenha em mãos todo o material necessário para o andamento da reunião. Mantenha o foco no assunto principal e tente ao máximo cumprir todas as pautas que você tenha preparado para esse momento.

5. Tenha as ferramentas corretas

Antes da reunião remota iniciar, confira se tudo está funcionando perfeitamente bem. A internet precisa estar estável e seus aplicativos operando corretamente. Faça testes com alguém de sua equipe, se necessário. 

Existem muitos aplicativos excelentes para reuniões remotas, além de plataformas online que fornecem esse contato. Estude qual o melhor para todos para que tudo saia como o esperado. 

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Se a reunião for por telefone, certifique-se de ter uma boa operadora para a ocasião. O VoIP é uma excelente maneira de estabelecer esse tipo de reunião. Na Nvoip, por exemplo, você tem ligações livres de ruídos, com alta qualidade digital, possibilidade de integração a outros sistemas, gravação da ligação e relatório com a transcrição de tudo o que foi dito durante a chamada.

Então, agora você já sabe, esteja sempre focado no assunto principal da reunião abrindo espaço para discussões mas sem se perder em outros tópicos que possam surgir. Anote todas as ideias que surgirem no decorrer da conversa mas não dilua o ponto essencial da sua reunião. E se precisar de uma operadora VoIP que te dê qualidade com baixos custos, fale agora mesmo com um dos nossos consultores. A Nvoip está pronta para ajudar sua empresa a se destacar no mercado.

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