Alessandra Oliveira

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5 dicas VoIP para melhorar seu atendimento ao cliente

Um bom atendimento ao cliente é primordial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Com ele é possível que sua marca se destaque no mercado e seja referência de produtividade e excelência junto ao consumidor. E, para isso, é necessário estar sempre atento aos feedbacks para aprimorar as suas estratégias.

Do preparo de sua equipe até a escolha das ferramentas para auxiliar e agilizar seu atendimento. Esse é um caminho simples mas que precisa ser bem estudado para que tudo corra de acordo com o planejado. E, nesse caso, o VoIP é a tecnologia ideal para dar mais dinamismo e qualidade quando o assunto é atender bem ao cliente.

Você conhece as vantagens que o VoIP pode oferecer ao seu canal de atendimento ao cliente? Pois hoje vamos te dar algumas dicas de como a telefonia em nuvem pode ajudar sua empresa a alavancar seu call center. Além de ter mais visibilidade. Vamos lá!!

O que é o VoIP?

Voice over Internet Protocol, voz sobre IP ou simplesmente VoIP. Essa é a tecnologia que, num primeiro momento, conquistou seu lugar apenas como alternativa econômica para a telefonia empresarial. 

Hoje se consolidou, não só por oferecer uma redução de custos considerável – economia de até 70%, comparado com gastos com telefonia comum. Mas ela é também a telefonia com mais qualidade em chamadas e recursos extremamente úteis para o setor de negócios.

O VoIP é uma tecnologia que permite a transmissão de voz através de protocolos de internet. E ele transforma sinais de áudio em dados digitais que são transferidos em tempo real. Ou seja, uma ligação feita pela internet.

E a telefonia em nuvem é capaz de proporcionar à sua equipe de atendimento e ao cliente que entra em contato com a sua empresa, uma experiência completa e com alta qualidade. 

Por que o atendimento ao cliente é importante?

Eis a questão, não é mesmo? São muitos os motivos desse setor ser extremamente importante em seu negócio. O atendimento ao cliente é, muitas vezes, o primeiro e talvez único contato da maior parcela de consumidores com o seu empreendimento.

Então, quando o cliente procura diretamente por sua empresa é necessário que você devolva a ele a confiança que ele está depositando em sua marca. E se ele chegou a solicitar o seu atendimento, é porque acredita que você tem a solução para seus conflitos e necessidades mercadológicas. 

Sendo assim, é bom não decepcionar e estar sempre preparado para suprir essas expectativas. Porque um bom relacionamento entre empresa e cliente é o que vai impedi-lo de correr para o concorrente.

Ao investir em um atendimento eficaz, simples e intuitivo você se destaca em meio a tantas outras marcas. Porque o cliente percebe que está recebendo a atenção que procura. Através desse relacionamento com o cliente cria-se uma identificação.

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E isso é o que agrega valor à sua empresa ao mesmo tempo que  fideliza seu público. Ser reconhecido pelo bom atendimento ao cliente é uma estratégia altamente positiva. E, nesse aspecto, o VoIP pode contribuir para que isso aconteça.

Aqui vão algumas dicas de como sua empresa pode utilizar o VoIP para melhorar o seu atendimento ao cliente.

1. Agilize seu atendimento e reduza filas

Em alguns momentos as ligações para a sua empresa atingem o pico e falta pessoal para conseguir atender a demanda, não é mesmo? E é aí que se formam as grandes filas de atendimento. Se você não possui VoIP o problema é ainda maior, porque seu número vai ficar dando sinal de ocupado.

Com a telefonia em nuvem você não tem mais que se preocupar com a decepção do seu cliente que liga e não consegue ser atendido. A URA, Unidade de Resposta Audível, é o sistema responsável por controlar o fluxo de ligações da sua empresa. 

Entre muitas funcionalidades, ela destaca-se principalmente pelo atendimento automático, pela interatividade através dos menus e a eficácia por encaminhar ligações para as filas de atendimentos específicas. Inclusive, ela é o que dá o ar mais profissional ao se negócio.

E nada de ter que explicar primeiro a um atendente para transferir para o ramal preciso. Ao oferecer o menu interativo, seu cliente é direcionado ao setor correto, conferindo agilidade ao processo e deixando seu consumidor satisfeito e sua equipe desafogada.

Pense em um dia em que muitos clientes liguem para fazer uma mesma reclamação ou solicitar uma mesma informação de seu atendimento. É possível que você faça uma gravação explicando os pontos principais e deixar tocando logo no início da sua URA. 

Desse modo, quem ligou apenas para saber sobre essa informação específica, já pode desligar a chamada sem precisar falar diretamente com um atendente. Nada de filas e nada de estresse para seus colaboradores.

2. Prepare seus leads

Outra dica importante de como o VoIP pode melhorar seu atendimento é a possibilidade de disparar campanhas por SMS ou torpedos de voz. Enviando promoções e ofertas para um mailing previamente selecionado, você consegue levar até à sua equipe um lead pronto para ser convertido.

Rápido, simples e extremamente eficaz, o SMS é uma das soluções de mais baixo custo e com alto retorno que sua empresa pode utilizar. 90% das mensagens são lidas em até 3 minutos depois de recebidas. E tudo isso, com a tecnologia VoIP, é garantia de sucesso e economia.

3. Disponibilize ramais de atendimento

Falando especificamente sobre os ramais, o VoIP te dá a possibilidade de ter inúmeras subdivisões telefônicas. De acordo com o seu plano, você tem quantos ramais precise para atender bem seus clientes. 

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Como no caso em que o fluxo de ligações aumenta, é importante que sua empresa disponibilize ramais para o transbordo de ligações. Tente maximizar e preparar todas as suas equipes de atendimento para circunstâncias como essa. Mesmo que sua empresa não queira passar por cenários de crises, a gente sabe que eles vão existir.

Então tenha sempre em mente que os ramais de atendimento precisam estar preparados para esse momento. Pois mesmo disponibilizando a gravação de URA, pode ter certeza que muitos clientes vão fazer a questão de falar diretamente com um atendente. Se prepare.

4. Integre sua telefonia a um CRM

Com o VoIP você pode integrar sua telefonia a uma plataforma CRM e ter em sua tela todos os dados do cliente que estiver em chamada. Isso agiliza o processo de atendimento e deixa o cliente satisfeito sem ter que responder às mesmas perguntas ou relatar todo o seu problema diversas vezes. E nós sabemos que cliente satisfeito compra mais, não é?

Com todo o histórico de solicitações, compras e preferências do cliente na tela de seu colaborador, fica bem mais fácil resolver pendências e oferecer produtos ou serviços que ele realmente vá se interessar. 

5. Forneça pesquisas de satisfação para ter feedbacks

Caso você queira saber se seu atendimento está sendo satisfatório, nada melhor do que perguntar diretamente a quem vai saber lhe dar essa informação: seu cliente. Com a pesquisa de satisfação o seu negócio consegue identificar e melhorar pontos fracos e potencializar pontos fortes. 

Se sua empresa tem avaliações ruins sobre o seu atendimento de call center, por exemplo, é a hora de providenciar treinamentos para a sua equipe para dar mais qualidade a esse setor. 

Todas essas informações você consegue aplicando um simples questionários ao seu consumidor. A pesquisa de satisfação é uma ferramenta versátil e pode ajudar sua empresa a decolar no mercado.

Automatizando sua pesquisa de satisfação, você consegue distribuí-la de forma eficaz aos seus clientes e ainda poupa um tempo valioso de seus colaboradores nesse processo. Sem precisar realizar ligações posteriores ou alongar chamadas com clientes para aplicar o questionário. 

Com a automação, você dispara de uma vez só vários torpedos de voz para propagar sua pesquisa.

Gostou dessas 5 dicas? Mas o VoIP pode oferecer ainda mais para a sua empresa. Quer saber mais? Fale agora mesmo com um colaborador Nvoip! E fique por dentro de todas as vantagens que a telefonia em nuvem tem para ajudar seu atendimento ao cliente decolar.

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