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Livia Nonato

Livia Nonato

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Benefícios do número virtual para o seu escritório de contabilidade

O número virtual é uma solução prática para empresas de vários segmentos. E isso porque esse é um recurso de telefonia que oferece mais visibilidade para a sua marca. Em um escritório de contabilidade é essencial ter um bom sistema de telefonia. Quer saber como o número virtual pode te ajudar? Então siga a leitura.

Já pensou em atender a chamadas simultâneas com um mesmo número de contato? Esse é um dos muitos benefícios da telefonia digital.

Em empresas que trabalham extensivamente com o atendimento telefônico (como em um escritório de contabilidade) é preciso manter um padrão de qualidade, tanto na comunicação com o cliente como no serviço de telefonia em si.

E você, mais do que ninguém, sabe o quão importante é a telefonia para o bom funcionamento do seu negócio, certo?

Embora haja quem acredite que esse canal está perdendo espaço, os dados comprovam que o telefone ainda é um canal relevante para a comunicação e o atendimento de empresas.

Sendo assim, você precisa estar conectado com as tecnologias desse segmento para ter o melhor custo-benefício sem abrir mão da qualidade.

E aí, quer saber quais as reais vantagens de implementar um número virtual ao seu escritório de contabilidade?

Siga a leitura que vamos te apresentar em detalhes.

Ligações pela internet

O número virtual é um serviço correlato a telefonia VoIP. Neste modelo de telefonia, você pode ter um número virtual ligado a uma região remota.

Ou seja, esse número permite que você atenda aos seus clientes de outras localidades (e em paralelo aumente a sua cartela de clientes).

Além de ampliar a presença da sua marca no Brasil e no exterior (gerando mais lucros ao seu negócio).

Mas vamos por partes. Como são muito termos técnicos, é preciso entender cada um deles.

Explicando um pouco melhor, VoIP (Voice over Internet Protocol) é a tecnologia que permite que você faça ligações pela internet.

Provavelmente, você já usou essa tecnologia mas talvez não saiba.

Aplicativos populares como o WhatsApp, Skype e Messenger usam dessa tecnologia para que os seus usuários possam fazer ligações online.

Só que há uma grande diferença no uso dessa tecnologia aplicada à empresas.

Em apps, você está utilizando um modelo de VoIP gratuito que faz uso da rota GSM. E esta é uma rota que tem uma baixa qualidade sonora para as suas chamadas.

Já com operadoras VoIP o serviço tem qualidade assegurada, pois utiliza as melhores rotas de saída de telefonia (ITX e CLI).

Sendo assim, você não tem quedas de sinal, nem ruídos ou problemas de escuta na chamada.

Além disso, com um sistema de telefonia digital você passa a ter acesso a outras soluções cloud de telefonia.

Desse modo, fazer ligações pela internet com o respaldo de uma operadora VoIP, possibilita que o seu escritório de contabilidade tenha o melhor custo-benefício.

E você também conta com vantagens agregadas na sua telefonia corporativa.

Vamos te apresentar algumas delas no artigo, com foco nos serviços e funcionalidades que são realmente úteis ao seu escritório de contabilidade.

O que é um número virtual?

número virtual, também conhecido como DID, é como se fosse um telefone fixo tradicional, mas você não precisa de cabeamentos e uma estrutura física para usá-lo.

E isso porque ele funciona via internet.

Sendo assim, ele pode ser usado em qualquer lugar, independente do DDD, basta ter acesso a rede.

Então, vamos entender isso um pouco melhor. O número virtual é a veiculação de um número telefônico comum a uma linha VoIP.

Esse número é do tipo receptivo local. Ou seja, você apenas recebe chamadas, mas escolhe a região dentro ou fora do país para vinculá-lo.

Assim, o seu escritório de contabilidade que tem sede no Rio de Janeiro (DDD 21), mas tem clientes no Amapá (DDD 96) pode receber as ligações dos clientes desta outra região normalmente.

Tudo isso por meio do número virtual.

O grande diferencial é que essa ligação terá o custo de uma chamada local para o seu cliente. Mesmo que você atenda ao seu número virtual estando em São Paulo.

Sendo assim, esse é um recurso VoIP que acaba com as barreiras geográficas.

E ainda gera uma economia para os seus clientes, pois eles não terão os encargos de uma chamada interurbana.

E se você pensou que essa era uma solução apenas para o território brasileiro está muito enganado.

O DID possibilita que você tenha um número virtual vinculado a países do mundo todo, só depende da área de cobertura.

Criar um número virtual é uma solução que faz com que a sua marca seja vista e sua cartela de clientes seja ampliada.

E, o melhor de tudo, com um ótimo custo-benefício para isso.

Número virtual para um escritório de contabilidade

Se você precisa do atendimento telefônico para atender fora da cidade do seu escritório de contabilidade, mas quer investir de forma assertiva.

Ou seja, sem a conta telefônica pesar no bolso no fim do mês, você precisa conhecer melhor as características do número virtual.

Como dito, essa é uma solução pensada para descomplicar a telefonia de empresas. Sobretudo, as que mais precisam de qualidade e estabilidade no serviço – como é caso de um escritório de contabilidade.

Ficou curioso? Você pode assistir o nosso vídeo sobre as vantagens do DID para um escritório de contabilidade.

Ele faz parte de uma série especial sobre número virtual em vários segmentos, disponível no canal do YouTube da Nvoip. Confira!

Mas também separamos mais informações sobre o benefícios e os usos do número virtual na prática.

Então, veja na sequência as principais funcionalidades do DID para o seu escritório de contabilidade.

1 – Chamadas simultâneas

Sabe quando o cliente liga para o seu escritório de contabilidade e a linha consta como ocupado? Então, essa é uma situação desconfortável para qualquer consumidor.

Todo cliente espera ser atendido com rapidez ao telefone.

Para ilustrar essa situação, vamos pensar em uma situação comum desse segmento, como as datas sazonais de grande volume de atendimento.

O período anual de declaração de imposto de renda, por exemplo.

Com certeza, nessa época você precisa de um reforço para dar atenção a todos os seus clientes.

Ou seja, é preciso dedicar o tempo que for necessário para esclarecer dúvidas e solucionar os problemas de cada um deles ao telefone, certo?

Nesses casos, você precisa de disponibilidade de atendimento e o “ocupado” vai ser muito inconveniente.

Mas contratar várias linhas telefônicas com as operadoras convencionais também vai te custar um alto investimento, não é mesmo?

E isso está longe de ser a sua melhor alternativa.

Para isso, você pode contar com o número virtual. O número virtual tem como característica principal as chamadas simultâneas.

E como isso funciona? Simples, com um DID você recebe em um mesmo número de contato até cinco ligações ao mesmo tempo.

Na prática, se você tem uma equipe no escritório com cinco pessoas, todas elas podem atender a mesma linha telefônica.

Com o atendimento otimizado, possível pelas chamadas simultâneas do DID, com certeza o seu cliente vai ficar mais satisfeito.

Com um atendimento de qualidade e uma linha com mais disponibilidade, o seu escritório de contabilidade vai ter um diferencial frente à concorrência.

2 – Autonomia para usar o aparelho que for mais conveniente

Com o número virtual, você ainda conta com o plus de escolher qual o dispositivo prefere usar na hora de atender os seus clientes.

Basicamente, o uso do número virtual em uma operadora VoIP permite que você escolha receber suas ligações no celular, computador, tablet, no telefone IP.

Além do tradicional telefone fixo com ATA, ou você pode optar pelo uso do DID em algum dos modelos de PABX.

Esse é um dos benefícios que mais se destacam no uso da telefonia digital. E isso porque, independente do local, os seus colaboradores podem manter as atividades.

Em tempos de home office, ou caso a sua empresa esteja na nova dinâmica de trabalho híbrido, os atendimentos não podem parar.

Mas para atender os clientes, mesmo com as mudanças do dia a dia, você precisa (mesmo) ter soluções adaptáveis.

Esqueça os inúmeros cabeamentos passando pelas mesas do seu escritório de contabilidade. E também da logística de instalação e manutenção frequente de aparelhos.

Com a adesão da telefonia digital combinada ao uso do número virtual, você oferece a sua equipe mais autonomia para atender aos chamados.

Então, caso a sua secretária esteja trabalhando de casa, o seu escritório de contabilidade não fica off.

A linha telefônica está disponível para as cinco chamadas simultâneas no dispositivo que a sua colaboradora preferir. Ótimo né?

Esse novo modo de usar a telefonia corporativa garante uma economia significativa ao seu escritório de contabilidade.

3 – Baixo custo

A palavra economia chama atenção de todo empresário. E é fato que as boas soluções tecnológicas te ajudam a alcançar a saúde financeira do seu fluxo de caixa no fim do mês.

E um escritório de contabilidade, mais do que qualquer outro negócio, sabe a importância de se manter no “verde”.

Além do quão necessário é investir em soluções realmente eficientes.

Por isso implementar o DID é tão interessante para negócios desse segmento.

Ter um número virtual no seu escritório de contabilidade, além de ser um processo simples, é rápido e econômico.

Principalmente quando você faz um comparativo com os custos que teria com a adesão de um número de telefone fixo para cada localidade que a sua empresa atende (ou objetiva atender).

Os planos de adesão de um número virtual são muito mais baratos e isso acontece justamente porque é um recurso online, com configuração e manutenção remotas.

Outra vantagem é a que os valores de adesão, na grande maioria das operadoras, é fixo.

Ou seja, você não precisa se preocupar com mudanças no preço do seu número virtual de forma sazonal, como é nos planos de telefonia convencional.

Com tudo isso, a telefonia e o atendimento do seu escritório de contabilidade podem funcionar com mais qualidade e de onde você estiver.

4 – Filas de espera para a organização do atendimento

Depois que as suas cinco chamadas simultâneas estiverem em uso, a sua linha realmente estará com sinal de ocupado.

Mas, nesse caso em especial, você pode se respaldar com a implementação de uma URA.

URA (ou Unidade de Resposta Audível) nada mais é do que uma central telefônica. Esse sistema faz o gerenciamento das suas chamadas e organiza o seu atendimento de forma automática.

A principal contribuição desse sistema é segmentação do atendimento.

Por exemplo, você pode deixar um menu estruturado na URA para que seus clientes sejam direcionados para o ramal de atendimento que querem.

No seu escritório de contabilidade, você pode deixar como opção o ramal da secretária e de cada um dos seus funcionários já especificado.

Como, por exemplo, digite 1 para falar com o financeiro, 2 para falar com o recursos humanos e por aí vai.

Assim, ao seu cliente interagir com o sistema, ele será atendido pelo departamento ao qual precisa falar.

Economizando tempo do consumidor e do seu atendente.

As principais características da URA para atendimento são as mensagens gravadas, o menu interativo, a coleta de dados de atendimento na triagem da secretária automática.

5 – Solicitações registradas e personalização do atendimento

Com a adesão da URA, junto ao uso do número virtual, o cliente pode deixar registrada a sua intenção de atendimento, até mesmo fora do seu horário comercial.

Além disso, você pode programar a sua URA para deixar mensagens específicas em feriados e fins de semanas.

Ou seja, você cria um canal de comunicação de 24h para atendimento automático dos clientes.

Por exemplo, eles podem fazer consultas simples (com um menu interativo dedicado a isso), além de ter informações valiosas desde o atendimento eletrônico.

Você pode deixar uma gravação personalizada enquanto ele aguarda na fila de espera para atendimento com informações sobre os serviços que seu escritório de contabilidade oferece.

Na Nvoip, por exemplo, você pode investir no número virtual e solicitar a liberação da URA free que permite o cadastro de até três usuários gratuitos.

Ou você pode pedir um plano personalizado e ter a quantidade de ramais necessárias para o atendimento do seu escritório de contabilidade.

Assim, você garante o atendimento do seu cliente, demonstrando como a sua empresa se importa com a satisfação dos consumidores.

Além de, claro, prestar o melhor serviço possível sempre.

Considerações

Viu só como o número virtual vai ser útil ao seu escritório de contabilidade? Então, não perca tempo e conheça mais sobre esse recurso de telefonia.

Só na Nvoip você tem cinco chamadas simultâneas para uso do DID. E ainda conta com suporte e atendimento remoto a sua disposição.

Além de tudo isso, com um número virtual da Nvoip, você têm acesso ao histórico de chamadas do atendimento da sua empresa.

As gravações ficam disponíveis junto aos relatórios em tempo real, o que gera um controle muito maior da sua comunicação empresarial.

E falando em relatório, eles podem ser vistos de acordo com um período definido por você, basta selecionar o filtro no painel.

Assim, você tem em mãos os dados para avaliar o desempenho dos seus colaboradores. E também importantes insights para aprimorar, ainda mais, o seu atendimento telefônico.

Com tudo isso, você atende melhor e têm as ferramentas certas para te ajudar no dia a dia de trabalho.

Então, ficou com dúvidas sobre os serviços, planos e condições da telefonia digital? Fale agora mesmo com um dos nossos consultores.

E para te ajudar nessa missão, a Nvoip te oferece o bônus de uma hora de ligações grátis para teste da plataforma.

E aí, curtiu esse conteúdo? Então continue acompanhando o nosso blog.

Até a próxima!

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