Livia Nonato

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5 dicas para gravar sua mensagem na URA

Provavelmente você já ouviu falar de URA, ou central telefônica, para a comunicação corporativa. Pois é, esse é um sistema cheio de recursos que faz toda a diferença para o atendimento da sua empresa. Mas tão importante como o meio, é a mensagem. No post de hoje, vamos te apresentar 5 dicas para fazer uma gravação na URA de forma estratégica. 

Atualmente, o dia a dia das pessoas conta com um tempo livre cada vez menor. Então, quando um cliente faz contato com o atendimento de uma empresa, o que ele mais espera é rapidez e eficácia.

Nesse cenário, a URA é a ferramenta que agiliza os processos de resolução de problemas e dúvidas da sua empresa. 

Contar com um atendimento programado traz muito benefícios. Porém, é preciso estar atento ao conteúdo que você vai gravar na URA. E como será feita essa gravação.

Pensando nisso, separamos algumas dicas e boas práticas para sua empresa ter um atendimento assertivo. Continue a leitura do texto. 

O que é a gravação na URA?

Vamos começar pelas definições. A URA é a sigla de Unidade de Resposta Audível, popularmente chamada de atendente virtual. Nesse sentido, ela é a responsável pelo gerenciamento automático das chamadas do seu atendimento. 

A URA funciona como uma central telefônica. Então, é a sua atendente virtual que realiza o primeiro contato com o cliente. Depois, o direciona, por meio dos menus, para as filas de espera.

Assim, é frequente associar esse sistema a call centers e atendimentos bancários, que são canais que popularizaram o uso. 

Dito isso, a gravação da URA são as mensagens de áudio que ficam programadas para interagir com o seu cliente. Com essas mensagens, o seu cliente é encaminhado para o departamento ou setor de atendimento que deseja falar. 

Para esclarecer dúvidas e solucionar problemas a se utiliza a URA. Além de ser uma importante ferramenta para campanhas de marketing e até mesmo venda dos seus produtos. 

Uma boa gravação na URA é capaz de deixar seu atendimento muito mais prático, ágil e eficaz. Sendo assim, você deixa os seus colaboradores mais produtivos. E ainda tem clientes mais satisfeitos. 

Parece uma boa solução né?! Algumas dicas podem te ajudar a programar a sua URA. E dar ainda mais profissionalismo para o seu atendimento. Confira abaixo.

call center

Dicas para gravar a sua mensagem

Adequar o tom do atendimento com a sua equipe é sempre uma preocupação, certo? A mesma coisa deve se aplicar a sua atendente virtual. Então, o momento de definir como será feita a gravação da sua URA é de grande importância. 

Acertar na abordagem das informações e nos critérios técnicos farão toda a diferença. Agora, vamos as dicas para fazer a sua gravação.

1 – Crie mensagens curtas 

A grande aliada da comunicação é a clareza das informações. Mas o tamanho também é muito relevante na hora de definir um conteúdo.

Sendo assim, o seu atendimento automático tem que ser desenvolvido para dar agilidade ao procedimento. Então, a sua mensagem não pode ser longa. 

O seu cliente não pode ser bombardeado com opções. Por isso, preze por um menu interativo menor. Assim, a sua mensagem vai ser breve e objetiva.

Por exemplo, no momento de gravar a mensagem do menu de setores da sua empresa, dê no máximo cinco opções e a opção de voltar ao menu anterior.

2 – Atenção ao tempo de gravação na URA

O tempo de gravação é muito importante. Principalmente se você quer manter a atenção do seu cliente. Dessa forma, pensar em frases curtas para a gravação é essencial, como mencionamos acima. 

Uma boa dica é planejar a abordagem inicial. Assim, a sua primeira mensagem pode ser estratégica para o tempo médio de atendimento. Informações úteis vão te auxiliar nisso.

Como, por exemplo, apresentar a sua empresa e falar sobre o horário de atendimento .

Este pode ser o primeiro passo para o seu cliente confirmar que ligou para o contato correto. E ter certeza que, caso precise, será atendido pela sua equipe de operadores.

Sabemos que a sua URA está disponível 24 horas, mas geralmente os colaboradores mantém o atendimento em horário comercial. Então, na sequência você pode dar o start no menu de opções. 

O tempo de gravação é o seu grande aliado para acelerar o atendimento programado. Assim, tanto o percurso do cliente na sua URA é mais rápido, como a chegada ao seu atendente físico.

Portanto, para alcançar a experiência positiva do cliente, essa dica pode ser valiosa.

3 – Cuidado com os aspectos técnicos

Quando falamos sobre comunicação empresarial, não tem como não associarmos a qualidade do atendimento a qualidade da marca. Sendo assim, os dois processos precisam estar em sintonia.

Então, se o foco for a telecomunicação da sua empresa, a mensagem da URA precisa seguir os critérios do bom atendimento. 

Nesse sentido, os aspectos técnicos vão contribuir para isso. Para dar um tom profissional ao atendimento é muito importante que a mensagem da URA tenha um áudio limpo e sem ruídos.

A voz e a trilha sonora que você escolher tem que ser amigável e convidativa para os seus clientes. 

Muitas empresas preferem uma gravação com uma voz natural, para humanizar o atendimento. Sendo assim, essa pode ser uma alternativa para acabar com a impressão do cliente de que o problema não será solucionado rápido e que a URA é utilizada para deixá-lo apenas em fila de espera. 

Assim, depois de pensar no conteúdo da mensagem e o tempo de gravação, é indispensável manter um padrão de qualidade do áudio. Com a mesma relevância, a mensagem na URA tem que se relacionar com o ideal da sua empresa.

Vamos falar sobre isso no próximo item, siga a leitura.

4 –  Grave a mensagem pensando na persona

Conhecer e analisar o seu negócio é relevante para todos os departamentos da empresa. Mas, o atendimento especialmente, precisa de dados do perfil do cliente da empresa.

Então, ter isso em mente, é fundamental para adequar a linguagem da gravação feita na sua URA. 

Para saber quem é a persona da sua empresa, um planejamento de marketing deve ser feito. Existem algumas ferramentas para isso na internet, por exemplo. Mas busque sempre fazer essas análises com empresas capacitadas para isso. 

Vamos ilustrar uma situação para você entender a importância da persona para a sua mensagem na URA. Digamos que a sua empresa vende produtos para jovens, naturalmente a sua mensagem pode ser mais informal e coloquial. 

Assim, se a sua empresa for de serviços jurídicos, essa linguagem já não é adequada. Ou seja, o tom da sua mensagem deve ser um pouco mais formal.

Então, o quanto mais você puder integrar a linguagem dos seus canais de atendimento, melhor será a sua atendente virtual. 

5 – Veja as demandas dos clientes para fazer a gravação na URA

Por último, mas não menos importante, uma dica essencial para gravar a sua mensagem na URA é conhecer as demandas dos seus clientes. 

Sendo assim, você deve avaliar as solicitações que são recebidas pelos seus atendentes e avaliar se elas podem ser solucionadas de forma automática ou não. Depois, com certeza você terá mais segurança para definir o que estará em cada opção dos menus interativos.  

Por exemplo, não adianta ter uma qualidade técnica perfeita, se as funcionalidades do seu atendimento programado não tiver itens que os seus clientes buscam resolver. E se isso ocorrer, a chance do seu atendimento ser satisfatório é pequena.

Ou seja, ter uma URA com mensagens que atendem as demandas dos consumidores impacta na fidelização à sua empresa.

E aí, gostou das dicas? Agora você já está preparado para configurar as mensagens da sua URA. Acesse o link e conheça os recursos da URA de voz e SMS da Nvoip.

Continue acompanhando os conteúdos do blog da Nvoip.

Até a próxima.         

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