Alessandra Oliveira

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Melhore seu atendimento ao cliente com o VoIP

A telefonia virtual é um grande diferencial para empresas que buscam crescer e se destacar no mercado. Com recursos variados e oferecendo possibilidades que vão muito além do que as operadoras de telefonia convencional entregam, o VoIP é um ótimo aliado quando o assunto é atendimento ao cliente.

O sucesso do cliente nunca foi tão importante quanto é hoje. Toda empresa que quer conquistar status de excelência, se preocupa majoritariamente com a qualidade de atendimento oferecida ao seu consumidor. 

Se sua empresa está buscando aperfeiçoar esse contato e quer utilizar o VoIP para isso, você veio ao lugar certo! Hoje vamos te explicar como é possível melhorar o seu atendimento ao cliente utilizando os recursos e benefícios da telefonia virtual. Vamos lá?

Por que o atendimento ao cliente é importante?

Eis a questão, não é mesmo? São muitos os motivos desse setor ser extremamente importante em seu negócio. Hoje, por exemplo, em que estamos em distanciamento social devido à pandemia do COVID-19, podemos pensar no atendimento ao cliente como a porta de entrada de sua empresa. O atendimento ao cliente é hoje o primeiro e talvez único contato da maior parcela de consumidores com o seu empreendimento.

Então, quando o cliente procura diretamente por sua empresa é necessário que você devolva a ele a confiança que ele está depositando em sua marca. Se ele chegou a solicitar o seu atendimento, é porque acredita que você tem a solução para seus conflitos e necessidades mercadológicas. 

Sendo assim, é bom não decepcionar e estar sempre preparado para suprir essas expectativas. Um bom relacionamento entre empresa e cliente é o que vai impedi-lo de correr para o concorrente.

Ao investir em um atendimento eficaz, simples e intuitivo, onde o cliente perceba estar recebendo a atenção que procura, você se destaca em meio a tantas outras marcas. Através desse relacionamento com o cliente cria-se uma identificação.

E isso é o que agrega valor à sua empresa ao mesmo tempo que  fideliza seu público. Ser reconhecido pelo bom atendimento ao cliente é uma estratégia altamente positiva. E por isso é importante saber em quais tecnologias investir.

Como o VoIP ajuda a melhorar o atendimento ao cliente?

Quando falamos sobre os benefícios da telefonia virtual para empresas, vamos além da economia gerada por ela. O VoIP é uma tecnologia que oferece muitos recursos que otimizam os processos de comunicação de seu negócio.

Utilizando as ferramentas e recursos corretos, sua empresa pode estruturar seu serviço de atendimento para dar mais agilidade ao tempo de resposta, evitar ligações com ruídos, não perder chamadas etc. E ter o cuidado ao pensar nesses detalhes é o que garante a satisfação de seu cliente.

Investir em uma infraestrutura mais moderna, contribui para que sua equipe de atendimento funcione melhor. Então, ao implementar a telefonia VoIP, procure também por boas redes para garantir a qualidade de suas ligações, já que a tecnologia consiste em transformar dados analógicos em dados digitais transmitidos através da internet.

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Recursos VoIP para melhorar o atendimento ao cliente

Vamos agora ver alguns dos principais recursos que vão ajudar sua equipe de atendimento a melhorar a qualidade do serviço e colocar sua empresa em lugar de destaque no mercado.

1. Atendimento automático

A URA, Unidade de Resposta Audível, é o sistema responsável por controlar o fluxo de ligações da sua empresa. Entre muitas funcionalidades, ela destaca-se principalmente pelo atendimento automático, pela interatividade através dos menus e a eficácia por encaminhar ligações para as filas de atendimentos específicas.

Ou seja, a URA é o sistema que recebe as ligações dos seus clientes para a sua empresa. Ela é o que dá o ar mais profissional ao se negócio e evita que seus leads se decepcionem com um telefone que só dá sinal de ocupado.

E nada de ter que explicar primeiro a um atendente para transferir para o ramal preciso. Ao oferecer o menu interativo, seu cliente é direcionado ao setor correto, conferindo agilidade ao processo e deixando seu consumidor satisfeito e sua equipe desafogada.

2. URA reversa

Assim como a URA, a URA reversa é um excelente recurso para dar agilidade ao seu contato com o cliente. No caso da URA reversa, é ela quem realiza as ligações da sua empresa para os clientes. 

Ela automatiza o disparo de ligações de acordo com uma programação prévia. Dando a oportunidade para que sua empresa possa escolher qual mensagem vai chegar para segmentos de clientes específicos. 

Seja para notificar, vender, lembrete de contas, convites e até mesmo felicitações, a URA reversa é a maneira mais prática de se comunicar com seu cliente poupando tempo e dinheiro da sua empresa.

Se você consegue criar mailings de acordo com a preferência do seu consumidor, ao enviar uma mensagem com ofertas, é grande a chance do cliente se interessar. E isso agiliza o trabalho de seu colaborador, pois se o cliente solicitar falar diretamente com ele, já atende um consumidor pronto para finalizar a compra. 

Assim, de maneira rápida você consegue transferir seu cliente para um atendente, que dará sequência a demanda. 

3. Sem longas filas de espera

Já sabemos que a URA permite automatizar algumas funções do atendimento. E também que ela fornece ao cliente um menu com opções que o direciona ao atendimento desejado. Por isso ela é bastante eficiente para quem entra em contato com dúvidas muito repetitivas e que podem ser acessadas facilmente pelo banco de dados. Sem precisar ficar por muito tempo em filas de espera para ser atendido.

Um exemplo cotidiano, se muitos clientes estão ligando em um período para informar um mesmo problema em seu serviço, você pode disponibilizar uma mensagem automática em sua URA, avisando que a empresa tem conhecimento do problema e já está tomando as medidas para resolver a situação.

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Desse modo, se o cliente ligou apenas para falar sobre isso, tendo um posicionamento oficial da empresa, ele já finaliza a ligação. Um modo eficaz para evitar o congestionamento em suas linhas telefônicas e não ocupar sua equipe com chamadas para repetir as mesmas informações.

É muito prático! Com o menu interativo de atendimento, este tipo de procedimento acaba sendo feito diretamente pelo cliente, que já pode resolver seu problema no primeiro contato. Assim, o cliente que realmente precisa, é atendido com mais rapidez e eficiência.

4. Feedbacks eficientes

O VoIP oferece vantagens sobre a telefonia convencional que o tornam indispensável às empresas que pretendem continuar crescendo e se destacando. E uma dessas vantagens é a facilidade de se integrar a sistemas que vão te ajudar a criar a estratégia perfeita para ter uma pesquisa de satisfação eficiente. 

A melhor maneira de descobrir se o desempenho do atendimento ao cliente está agradando é perguntando diretamente a ele. Então, faça pesquisas de satisfação para entender como anda o contentamento de seus consumidores com seu atendimento.

5. Dados em tempo real

Por ser uma tecnologia difundida pela internet, o VoIP coleta dados importantes em tempo real. Você não precisa ficar buscando e juntando os dados em lugares distintos para poder avaliá-los.

Com o VoIP os dados coletados vão diretamente para a sua tela, à disposição de seus analistas, desde o primeiro contato com o cliente. São relatórios completos com todas as informações necessárias para qualquer processo. E isso dá mais agilidade à criação de estratégias e melhorias para a sua empresa.

6. Integração com outros sistemas

Complementando o item acima, essa facilidade em coletar dados em tempo real e gerar relatórios, é possível devido à tecnologia VoIP oferecer integração entre sistemas. O CEO da Nvoip, Leandro Campos, explica que a integração dos sistemas é uma forma eficiente de trabalhar e ter resultados para a sua empresa. 

A integração ocorre normalmente por meio de um ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa). O que possibilita agregar dados de diversos departamentos, ou até mesmo de algo mais complexo, como a tecnologia M2M (machine to machine, ou máquina a máquina). 

Assim, sua empresa pode ter acesso a diferentes dados em tempo real, como logística, produção, estoques etc. E é justamente desse modo que sua empresa consegue melhorar o atendimento e o desenvolvimento de todos os setores.

Existem ainda muito mais recursos que podem ajudar sua empresa a melhorar a qualidade de seu atendimento ao cliente. Fale hoje mesmo com um dos consultores da Nvoip e saiba como sua empresa pode crescer ainda mais utilizando a tecnologia VoIP.

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