Alessandra Oliveira

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O VoIP e a automação de processos

Estamos sempre em busca de ferramentas que possam agilizar as tarefas que precisamos cumprir em nossa rotina de trabalho. Programar sistemas que nos auxiliem na execução de nossos afazeres é uma necessidade constante. O VoIP é um desses sistemas que podem ajudar a sua empresa com a automação de processos.

Programada corretamente, a comunicação de forma automática, é uma estratégia que dá à sua empresa um status de rapidez e praticidade no mercado. Mas você sabe como utilizar a automação de processos na comunicação de sua empresa sem perder a qualidade e proximidade com seus clientes?

Se você pretende implementar o VoIP para essa tarefa, ou se já possui a telefonia virtual e ainda não sabe como automatizar seus processos de atendimento; o artigo de hoje vai te ajudar. Trouxemos algumas dicas de como utilizar a automação de processos com o auxílio da telefonia VoIP. Vamos lá!

A telefonia VoIP

Uma tendência no meio empresarial, a telefonia VoIP se destaca por sua alta qualidade de ligações e taxas bem mais baratas do que as da telefonia convencional. O VoIP ou Voz sobre Protocolo de internet, é uma tecnologia que permite a transmissão de voz por IP. 

Assim, isso significa que ele transforma os sinais de áudio analógicos, ou seja, a sua voz de uma chamada, em dados digitais. E esses dados digitais são transferidos através da Internet. E por se tratar de uma telefonia virtual, existem inúmeras maneiras de automatizar processos em sua comunicação com seu cliente.

O VoIP é capaz de se integrar a diversos sistemas e levar mais praticidade ao seu atendimento. E ter essa ferramenta capaz de executar a automação de processos é um passo importante para o seu negócio. A pergunta agora é: você sabe como usá-la? A seguir vamos falar mais sobre como utilizar essa tecnologia a seu favor.

A automação de processos

O primeiro fato a que temos que nos atentar é o motivo de se automatizar processos. Hoje todos tentamos otimizar nosso tempo. Quanto mais o mercado evolui, mais possibilidades de crescimento surgem e queremos nos incluir em todas. 

Antes, para realizar uma única tarefa em sua empresa, era necessário ter uma equipe maior e cada um desempenhar um papel específico para realizá-la. Agora, com a automação de processos, você pode programar a rotina e redistribuir sua equipe em setores que precisem mais da interação humana.

Um exemplo simples para visualizarmos melhor o que dissemos agora: agendar uma reunião com fornecedor. Antes você precisava de um auxiliar para achar brechas na sua agenda, ligar para o fornecedor, tentar encontrar um horário em comum entre as duas partes e posteriormente ligar para confirmar a reunião e lembrar sobre o compromisso. 

Hoje, facilmente, você mesmo resolve isso com um e-mail e um aplicativo de calendário que faz tudo isso por vocês. Você poupa tempo e automatiza o processo com poucos cliques.

Automatizar processos é ter a tecnologia sendo utilizada para integrar sistemas e potencializar a execução de tarefas. Ela também padroniza a qualidade do produto ou serviço que sua empresa oferece. E esse é um modo que confere a você mais controle sobre seu negócio e o fluxo de trabalho, sem sobrecarregar seu pessoal.

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Substituir processos manuais por tarefas mecanizadas existe para atribuir agilidade ao trabalho e, de quebra, poupar gastos. E como nós já sabemos que “tempo é dinheiro”, uma coisa está inerente à outra: mais agilidade, consequentemente, mais economia.

Utilizando o VoIP para automação de processos

Como já dito, ser uma telefonia virtual confere ao VoIP uma característica muito importante que é a facilidade de incluir recursos que facilitam a automação de processos. E, nesse sentido, existem inúmeros processos que podem ser automatizados em sua empresa como a comunicação entre o seu negócio e o cliente. 

O call center de uma empresa é o responsável por, praticamente, toda a sua comunicação com o cliente. É através dele que se impacta e estabelece o tipo de relação que você vai construir com o seu público no decorrer do tempo.

Para automatizar os processos em call center é necessário que sejam implantadas algumas ferramentas importantes. Existem diversos softwares e aplicativos que foram desenvolvidos para proporcionar uma melhor comunicação entre a sua empresa e o cliente.

E ao utilizarem a inteligência artificial para executar algumas etapas desse processo, é que tornam possível dar agilidade e padronizar a qualidade do seu departamento de atendimento ao cliente. Vamos lá às principais maneiras de automatizar seu atendimento.

1. URA

A URA, Unidade de Resposta Audível, é o carro chefe no quesito automação de processos em atendimento. Com ela, sua empresa tem um atendimento automático personalizado. Ela é o sistema responsável por controlar o fluxo de ligações da sua empresa. 

Entre muitas funcionalidades, ela destaca-se principalmente pelo atendimento automático, pela interatividade através dos menus e a eficácia por encaminhar ligações para as filas de atendimentos específicas.

Ou seja, a URA é o sistema que recebe as ligações dos seus clientes para a sua empresa. Ela é o que dá o ar mais profissional ao se negócio e evita que seus leads se decepcionem com um telefone que só dá sinal de ocupado.

E nada de ter que explicar primeiro a um atendente para transferir para o ramal preciso. Ao oferecer o menu interativo, seu cliente é direcionado ao setor correto, conferindo agilidade ao processo e deixando seu consumidor satisfeito e sua equipe desafogada.

2. URA reversa

Assim como a URA, a URA reversa é um excelente recurso de automação de processos para dar agilidade ao seu contato com o cliente. No caso da URA reversa, é ela quem realiza as ligações da sua empresa para os clientes. 

Ela automatiza o disparo de ligações de acordo com uma programação prévia. Dando a oportunidade para que sua empresa possa escolher qual mensagem vai chegar para segmentos de clientes específicos. 

Seja para notificar, vender, lembrete de contas, convites e até mesmo felicitações, a URA reversa é a maneira mais prática de se comunicar com seu cliente poupando tempo e dinheiro da sua empresa.

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Se você consegue criar mailings de acordo com a preferência do seu consumidor, ao enviar uma mensagem com ofertas, é grande a chance do cliente se interessar. E isso agiliza o trabalho de seu colaborador, pois se o cliente solicitar falar diretamente com ele, já atende um consumidor pronto para finalizar a compra. 

Assim, de maneira rápida você consegue transferir seu cliente para um atendente, que dará sequência a demanda. Você também pode saber mais sobre esse processo pesquisando sobre torpedo de voz. Ou clique aqui para ler nosso artigo sobre esse assunto.

3. Pesquisa de satisfação

Se seu empreendimento precisa medir o grau de satisfação de seus clientes e otimizar seu tempo, nada melhor para desafogar sua equipe de call center e economizar recursos do que a automação de processos.

Automatizando sua pesquisa de satisfação, você consegue distribuí-la de forma eficaz aos seus clientes e ainda poupa um tempo valioso de seus colaboradores nesse processo. Sem precisar realizar ligações posteriores ou alongar chamadas com clientes para aplicar o questionário. Com a automação, você dispara de uma vez só vários torpedos de voz para propagar sua pesquisa.

São muitas as ferramentas para automatizar a pesquisa de satisfação. Na Nvoip, plataforma de Voz, SMS e API, você consegue toda a rapidez e facilidade para potencializar sua rotina. Se precisa enviar pesquisa de satisfação, basta acessar o painel e inserir seu texto para gravar o áudio de seu questionário.

4. Grave informações importantes 

Um recurso importante da sua URA é a possibilidade de gravar uma informação necessária para rodar quando seu cliente ligar. Por exemplo, se você possui uma empresa que fornece internet e seu serviço está apresentando uma instabilidade, muitos clientes vão te ligar para relatar o mesmo problema, correto?

Com a URA, ao atender o cliente, você pode programar para tocar uma mensagem prévia avisando que a empresa já sabe do ocorrido e que as providências estão sendo tomadas para solucionar o problema o quanto antes. 

Desse modo, se a pessoa ligou apenas por isso, ela já tem a informação e desliga a chamada sem precisar ocupar sua equipe de atendimento para falar algo que já sabem. Sem linhas congestionadas e sem sua empresa precisar de aumentar a equipe para atender a demanda.

Automatizar os processos em call center traz uma série de vantagens para a sua empresa como redução de custos, otimização do trabalho de sua equipe, redução do índice de erro humano e aumenta a satisfação de seu cliente. Tudo de forma prática e rápida.

E aí, quer desfrutar dessas vantagens e muitas outras que o VoIP pode oferecer para o seu negócio? Fale hoje mesmo com um consultor Nvoip e leve sua empresa a se destacar no mercado!

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