9 práticas definitivas para reduzir a conta de telefone na sua empresa

Muitas empresas ainda enfrentam dificuldades na hora de controlar e reduzir a conta de telefone, mas esse não é mais um problema difícil de se resolver.

Atualmente, a tecnologia tem ajudado a comunicação. Porém, comunicar apenas através de aplicativos e mensagens instantâneas não se encaixa na realidade das empresas brasileiras.

Além disso, que empresa quer perder reconhecimento de marca por causa disso?

Assim, garantir a imagem e a credibilidade da empresa é fundamental. E é exatamente por isso que muitas empresas não abrem mão da telefonia fixa – Afinal, este é um excelente meio de comunicação com os clientes.

Então se você faz parte deste time de empresas que não quer abrir mão da telefonia fixa, mas também não acha viável ter contas altíssimas, vamos conhecer 9 práticas definitivas que vão ajudá-lo a reduzir a conta de telefone da sua empresa imediatamente!

1. Gestão de telefonia

Um dos primeiros passos a se tomar é gerir a telefonia. Assim você vai saber exatamente quanto está gastando e com o quê. Ficará mais fácil decidir por onde começar os cortes e, se eles não realmente necessários e viáveis.

A gestão de telefonia é mais do que controlar os custos e mapear os gastos.

Pois além disso, é necessário investigar os fluxos e investimentos em cada processo que se discorre, saber exatamente qual é o tempo gasto em cada procedimento e entender como cada etapa pode ser otimizada.

Assim, a comunicação da sua empresa ocorre de maneira simples e aperfeiçoada. Portanto, gasta-se apenas o necessário para que o processo ocorra de maneira adequada e satisfatória.

Vale ressaltar que temos outros conteúdos que abordam esse tema em nosso blog, por exemplo: gestão de telefonia. Nesse artigo, você vai entender um pouco mais sobre como implementar esse tipo de processo em sua empresa.

2. Enxugue gastos

Após mapear e analisar os gastos com telefonia é hora de definir como enxugar gastos. Para isso, é necessário descobrir onde você pode economizar.

Saiba se determinado setor está gastando mais do que o necessário. Mas não basta exigir uma economia por parte dos funcionários.

É importante entender os gastos e compreender porque isso está acontecendo.

Pode ser o caso de melhorar a eficiência da sua equipe através de treinamentos ou mesmo incentivar o uso de outros métodos de comunicação.

Às vezes, basta estar atento se os gastos são com números fixos ou com celulares.

Se esse for o caso, uma opção é disparar um e-mail para a base de clientes solicitando uma alternativa para manter contato.

3. Use métodos alternativos de comunicação

Outra forma interessante de reduzir a conta de telefone é optar por meios alternativos de comunicação.

Hoje em dia, podemos contar com a tecnologia para aprimorar nossos meios de comunicação e garantir a mobilidade tecnológica.

Por isso, aposte sempre em alternativas para entrar em contato e manter o relacionamento com os seus clientes. O e-mail é uma ferramenta indispensável e uma ótima alternativa ao telefone.

Além de melhorar a performance da sua equipe e agilizar o processo de comunicação através de e-mails padronizados, não há o risco de perder a credibilidade da sua marca, principalmente quando se trata de B2B.

Mas caso o seu negócio seja B2C, ou seja, caso você lide diretamente com o consumidor final, você pode até considerar conversar através das redes sociais e mensagens instantâneas.

Assim, para que sua vida pessoal e profissional não se misturem, reserve um número especialmente para a empresa e mantem contato direto e eficiente com quem precisa

4. Reforce boas práticas e mude a cultura da empresa

É sempre importante frisar que a telefonia da empresa é voltada apenas para assuntos profissionais. Não sendo tolerado o uso para ligações pessoais é preciso deixar isso bem claro para todos os colaboradores.

Caso seja muito complicado fazer com que essa prática se torne parte integrante da cultura da empresa, deve-se fazer um controle rígido e aplicar descontos para quem estiver fora das regras.

No entanto, é sempre melhor ir pelo caminho mais amigável.

Para isso, você pode apostar em tecnologias que garantem o controle da sua telefonia, nas quais alguns números podem ser bloqueados e um relatório pode ser apresentado ao fim de um determinado período.

Dessa forma, é possível mostrar para os colaboradores que a empresa está ciente dos acontecimentos internos.

E, caso os funcionários necessitem comunicar entre si, que tal adotar comunicadores internos profissionais como o Slack? Dessa forma, será mais fácil reduzir a conta de telefone!

5. Negocie com a sua operadora

Da mesma maneira que você pode negociar internamente na sua empresa, também é possível fazer o mesmo com a operadora de telefonia.

Se sua empresa tem um alto fluxo de clientes, será que realmente convêm conversar com todos através de mensagens? Alguns casos não exigem um telefonema, enquanto outros podem ser mais rapidamente resolvidos com uma simples ligação.

Nesse caso, você já considerou entrar em contato com a sua operadora a fim de negociar valores? Você terá em suas mãos todos os dados que necessita.

Afinal, o gerenciamento da telefonia já está sendo feito. Com isso, você está se munindo de argumentos para negociar.

Você já verificou se tudo o que você paga está sendo utilizado na empresa? Ou você está pagando por serviços que nunca utilizou? Se você faz muitas ligações, por que ainda tem um plano que te limita?

Já parou para pensar nas burocracias? Talvez sejam elas o motivo do gasto. Enfim, isso somente a sua empresa saberá. Por isso, é tão importante mapear os usos e gastos.

Se você decidir manter os serviços da sua atual operadora não esqueça de perguntar se eles apresentam condições de lhe fornecer automação e tecnologia.

6. Aposte em automação e tecnologia

Quer meios mais práticos e objetivos de reduzir a conta de telefone? Sistemas inteligentes e automatizados facilitam o gerenciamento da telefonia, além de contribuírem para a diminuição dos custos.

Muitas empresas enxergam o investimento em tecnologias apenas como um gasto e esquecem que o retorno virá a médio e longo prazo. É verdade que ferramentas autônomas custam mais caro.

No entanto, poupam muito tempo e facilitam o serviço.

7. Tenha um PABX

Adotar um PABX é ótima maneira de integrar a sua telefonia e reduzir custos.

O PABX é bem mais do que uma central telefônica, é um sistema que unifica os ramais da sua empresa, eliminando a necessidade de contratar diversos números.

Ainda é possível obter diversos recursos de segurança e controle.

Dentre os inúmeros serviços personalizáveis para o seu negócio, podemos citar a gravação de ligações, histórico e relatório de chamadas, siga-me, caixa postal, transferência de ligações – em geral gratuitas – entre diversos outros recursos.

Tudo isso pode ser feito sem a necessidade de investimento em hardware. Basta optar pelo PABX em nuvem.

Assim, todos os seus dados estarão na nuvem e você contará com o mais alto padrão de tecnologia para lhe atender em tempo integral.

8. Utilize a telefonia em nuvem

A sigla VoIP significa Voice Over Internet Protocol. O que significa que as ligações são feitas sobre IP. Basicamente, para realizar as chamadas são necessárias algumas poucas configurações e conexão à internet.

E não precisa ser muita velocidade, no seu 3G já é possível realizar e receber chamadas.

É possível ligar através do computador, celular e até no seu telefone fixo convencional. Muitas vezes, as chamadas são até mesmo gratuitas.

9. Conheça a Nvoip

Existem vários empresas de telefonia no mercado. Mas a Nvoip é mais do que isso. Ela é uma plataforma de comunicação que garante histórico de ligações e gravação das ligações gratuitamente para qualquer usuário.

Garanta a qualidade do atendimento ao seu cliente através de uma empresa que leva a sério o seu negócio e trabalha para crescer junto com você!