Janyne Gomes

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Rateio de custos para a sua empresa: como aplicar a telefonia?

Ter um controle financeiro sobre os gastos dos setores é uma das funções mais importantes para uma empresa que deseja prosperar no mercado. Por isso, aderir ao rateio de custos é uma ótima forma de manter a administração do seu negócio mais econômica e prática.

Mas você sabe o que significa o rateio de custos?

Esse sistema vai te ajudar muito na hora de manter o controle sobre os gastos e lucros de cada setor da sua marca.

Na prática, esse sistema facilita a decidir quais áreas precisam de mais investimentos e quais demandam cortes.

Quer saber mais sobre rateio de custos e como aplicá-la de forma eficaz na sua empresa? Continue acompanhando!

O que é rateio de custos?

Toda empresa tem despesas em seu orçamento, isso é óbvio.

No entanto, nem todos os gestores estão cientes de cada gasto que a venda de um produto ou serviço pode proporcionar.

É aí que entra o rateio de custos. Ele é uma estratégia de gestão que tem como objetivo acompanhar com mais precisão os gastos de uma empresa.

Esse conjunto de práticas busca atingir melhores resultados no custo-benefício dos setores do seu negócio a longo prazo.

A palavra rateio significa divisão proporcional de lucros, bens ou prejuízos.

Nesse sentido, o rateio de custos é uma forma de contabilizar quanto cada área ou setor tem participação nas despesas e lucros da empresa.

Ou seja, ele te mostra de forma mais detalhada o quanto cada elemento empresarial, seja um projeto ou setor, está contribuindo para os custos e lucros do seu negócio.

Dessa forma, você pode acompanhar com mais facilidade como está o faturamento de cada setor da corporação.

Por que aderir ao rateio de custos?

O rateio de custos te ajuda a dividir o orçamento financeiro disponível de forma proporcional e justa.

Isso é, de acordo com os investimentos necessários na execução de projetos e nas demandas de cada área.

Com essa estratégia, fica muito mais fácil tomar decisões sobre aumento de investimento e cortes de recursos, dependendo do que cada setor precisa.

O rateio de custos te ajuda a dividir o orçamento da empresa de forma consciente, com objetivo de evitar gastos desnecessários.

Com um maior controle dos gastos operacionais da empresa, você vai compreender melhor o que cada setor precisa para operar com êxito.

Da mesma forma, o rateio de custos também tem como propósito evitar surpresas no seu balanço financeiro.

Isso porque ele possibilita que os gestores da empresa tenham maior clareza de resultados financeiros.

A partir disso, o rateio contribui na hora de dividir os custos da corporação com mais justiça, de acordo com o que cada setor precisar.

Ele é diferente de um plano de contas gerencial, pois mostra a movimentação financeira da empresa com um maior detalhamento.

Além disso, graças a essa estratégia, também é possível precificar seus produtos de maneira mais justa.

Isso é, de acordo com que é gasto na manutenção do seu negócio.

Mas como fazer um rateio de custos de forma eficaz?

Existem diferentes formas de aplicar esse sistema na sua corporação.

Abaixo, vamos falar um pouco mais sobre algumas delas.

Como contabilizar o rateio de custos

Toda a manutenção e produção da empresa possuem custos diversos, que vão depender da necessidade de cada setor no seu negócio.

Por isso, é preciso mensurar de forma exata as despesas de cada projeto e departamento.

Mas primeiro, você deve levar em conta os principais possíveis custos que sua empresa pode ter e que são passíveis de rateio, entre eles:

  • infraestrutura (despesas como água, energia elétrica, aluguel, etc);
  • salários e encargos sociais (despesas com os funcionários);
  • impostos (e outras taxas necessárias para o funcionamento da corporação)
  • serviços terceirizados (manutenções, instalações, etc);
  • custos com a execução do trabalho (uniformes, aparelhos e materiais de escritório, etc);.
  • custo de fabricação (materiais necessários para confeccionar o produto);

Com essas despesas em mente, agora você pode contabilizar o rateio de custos da sua empresa.

Mas, para isso, você vai precisar entender o que são custos variáveis ou fixos.

Custo variável

Os custos variáveis são aqueles que mudam de acordo com a produtividade da empresa e agentes externos que podem afetar o mercado.

Ou seja, são despesas da sua empresa que se alteram de um momento para outro por motivos diversos.

Eles também podem ser denominados como custo direto. Ou seja, gasto que está diretamente ligado na produção do produto.

Por exemplo, se você vende sapatos, o quanto você gasta na cola de sapatos é um custo direto na produção do seu produto. Esse gasto vai variar de acordo com o número de sapatos que você confeccionar.

Ou seja, os custos variáveis vão depender do volume de produção, em um determinado período de tempo, e mudam constantemente.

Custo fixo

Já os custos fixos, como o próprio nome denuncia, se dá pelas despesas com preços definidos, que não costumam mudar.

Um exemplo de custo fixo é o aluguel da locação da sua sede, por exemplo. Essa despesa pode sofrer alterações ao longo dos anos, mas geralmente representa uma mesma quantia mensal.

Os custos fixos existem mesmo quando a produção está parada, sendo denominados também como custos indiretos.

Custo indireto é aquilo que não está necessariamente ligado ao produto mas também acaba sendo uma despesa para empresa.

Nesse sentido, o aluguel da sede da empresa é também um custo indireto, pois não está ligado a produção direta da mercadoria.

Custo por faturamento

Essa forma de contabilizar custos se dá pela participação de cada projeto ou produto no faturamento geral mensal de uma empresa.

Ou seja, ele busca calcular a representação percentual de um produto específico em relação ao orçamento total da marca durante o mês.

Nesse sentido, quanto mais um produto vende, por exemplo, maior é seu percentual.

A partir dessa contabilização, fica mais fácil identificar os principais componentes que trazem lucros para empresa, assim como prejuízos.

Metrificando o custo por faturamento, fica mais fácil entender quais são os segmentos mais importantes do seu negócio.

A partir desse percentual, também fica mais fácil precificar seus produtos ou serviços de forma mais justa.

Subdivisões do rateio de custos

Com essas informações, é mais fácil entender os gastos do seu negócio e o quanto eles podem mudar de acordo com o volume de produção.

Também fica mais fácil entender todos os custos da sua linha de fabricação e, assim, visualizar os gastos necessários e os gastos dispensáveis.

A partir disso, existem quatro divisões de rateio de custos padronizados para ajudar no gerenciamento financeiro da sua empresa.

Custo estimado

O rateio de custos padronizado possui como objetivo acompanhar a jornada dessas despesas e, a partir disso, determinar o custo estimado.

O custo estimado é uma forma de projetar a média de gastos no futuro da empresa ao avaliar o fluxo de caixa dos meses anteriores.

Ou seja, tentar prever com o máximo de exatidão possível o quanto sua empresa vai ter em despesas nos meses seguintes.

A partir do cálculo do custo estimado, é possível definir o custeio padrão.

Custo padrão

O custeio patrão é uma projeção do total de gastos definida pelo gestores da empresa.

Esse cálculo é realizado depois de considerar as despesas e capital necessário para a continuidade do trabalho sem alterações no volume de produção.

O custeio padrão define um valor justo de orçamento para essa manutenção, de acordo com os possíveis gastos da empresa.

A meta do custeio padrão é tentar manter os gastos abaixo ou iguais ao valor inicialmente definido.

Custo ideal

A partir disso, é possível também determinar o custo ideal.

O custo ideal é o cálculo do valor mínimo ideal de gastos dentro das condições da empresa.

Ou seja, ele é uma projeção do mínimo de custos possível a ser alcançado mantendo o mesmo volume de produção ideal, visando economizar cada vez mais.

Essa é uma meta de longo prazo que considera os parâmetros de um funcionamento ideal.

Ou seja, o custo ideal não considera gastos inesperados ou dificuldades na rotina da empresa.

Esse custeio também não leva em conta as deficiências do orçamento, que não podem ser resolvidas imediatamente, como a compra de materiais de terceiros, por exemplo.

O custo ideal é o mínimo possível que seria viável gastar para a manutenção da empresa em contrapartida com o que é de fato gasto.

Custo corrente

O último cálculo é o custo corrente. Esse cálculo define o meio termo entre o ideal e o padrão.

O custo corrente, diferente do custo ideal, considera possíveis deficiências do orçamento.

Por isso, essa subdivisão é a considera mais adequada para fins de controle.

Isso porque o custo corrente é o mais preciso e realista na hora de avaliar a eficiência da produção da empresa.

call center

Aplicação do rateio de custos no dia a dia

A aplicação do rateio de custos é muito vantajosa para empresas de todos os tamanhos.

Isso porque, com essa métrica, fica mais fácil avaliar os gastos da corporação de forma muito mais detalhada.

Graças a esses detalhes, é possível analisar os gastos de cada setor e, principalmente, se todos esses gastos são necessários para a atividade da empresa.

A partir disso, fica mais fácil entender o que precisa de cortes e o que precisa ser reorganizado.

Com o rateio de custos, é possível avaliar se vale a pena manter os gastos de um setor ou optar por um serviço terceirizado na área, por exemplo.

Da mesma forma, também é possível definir projetos e setores que precisam de mais investimento, visando o lucro geral.

Essa métrica vai te ajudar a comparar os gastos da empresa e a proporção da produção, com objetivo de cortar o que não for rentável.

Ou seja, com o rateio de custos, você vai realizar uma divisão proporcional do capital da sua marca.

O cálculo de rateio de custos permite uma análise mais precisa dos custos internos da gestão e uma distribuição mais justa.

Com os gastos financeiros alinhados, também ficará mais fácil pensar nos custos e lucratividade de um projeto antes mesmo da sua produção.

Nesse sentido, essa métrica também vai te ajudar a ter uma melhor projeção de futuros lançamentos de produtos ou campanhas do seu negócio.

O rateio de custos é essencial para manter um controle mais apurado de gastos, e, assim, evitar imprevistos no orçamento.

Quanto a aplicação dessa estratégia, vale destacar que existem softwares de gerenciamento especializados para ajudar os gestores da sua empresa na hora de contabilizar os custos.

Portanto, utilizar um sistema de gestão de atendimento pode facilitar a avaliação do orçamento de forma mais automatizada e precisa.

Rateio de custos com a telefonia digital

A telefonia digital utiliza da tecnologia VoIP para realizar ligações através da internet.

Aderindo o VoIP na comunicação da sua empresa, vai ficar muito mais fácil ratear os custos com seu atendimento telefônico.

Isso porque a telefonia em nuvem oferece diversas vantagens que vão ajudar seus gestores a contabilizarem mais detalhadamente a movimentação financeira nesse setor.

Além disso, a telefonia em nuvem também pode te ajudar a economizar mais nas suas ligações.

Ficou interessado?

Então entenda melhor as vantagens da junção dessa estratégia com o VoIP.

Relatórios e painel

Para aplicar o rateio de custos, você vai precisar de informações detalhadas sobre as faturas financeiras da sua empresa.

Ou seja, saber o quanto cada time gasta e, a partir disso, calcular o faturamento que retorna para a corporação.

Uma equipe alinhada e proativa provavelmente está inclinada a trazer muito mais lucro do que despesa.

No atendimento telefônico, mesurar com exatidão o quanto cada colaborador gasta e retorna para o financeiro da marca pode ser uma tarefa muito complicada.

Isso porque, na telefonia convencional, as informações sobre as chamadas realizadas não tem muito detalhamento de custos.

Na Nvoip, isso não é um problema.

Isso porque aqui, nós oferecemos relatórios diários, mensais ou anuais, dependendo do tipo de plano de cada cliente.

Os relatórios específicos da Nvoip vão ajudar os seus gestores a ter uma perspectiva muito melhor sobre os gastos em telefonia da empresa.

Além disso, também disponibilizamos um painel virtual com informações detalhadas sobre cada chamada realizada.

No painel, o usuário pode observar a quantidade de ligações, a duração de cada chamada, o número que telefonou, o ramal que atendeu, etc.

O painel da Nvoip também mostra o quanto foi gasto em cada ligação, o que oferece uma grande vantagem na hora de gerenciar os gastos.

Além disso, também disponibilizamos a gravação de cada chamada realizada.

Essa vantagem vai facilitar o trabalho dos gestores na hora orientar o atendimento e oferecer treinamentos aos colaboradores.

Ou seja, com a Nvoip, todos os dados necessários para aplicar o rateio de custos no seu atendimento telefônico vão estar acessíveis a um clique de distancia.

Tarifas

O principal objetivo do rateio de custos é economizar.

Nesse sentido, a telefonia em nuvem também pode te ajudar a ter uma comunicação telefônica mais barata.

Isso porque, com a tecnologia VoIP, você vai economizar muito mais em tarifas.

As tarifas da telefonia digital são muito mais justas quando comparadas às da operadora analógica.

Com a telefonia digital, não há cobrança de valores por chamadas de longa distância ou taxas extras de acordo com o horário de utilização.

Com esse sistema de telefonia pela internet, você também pode realizar ligações internacionais com preços muito mais justos quando comparado com a telefonia convencional.

Além disso, a comunicação entre filiais na telefonia em nuvem é grátis.

Ou seja, com essa tecnologia, você vai economizar na comunicação interna entre seus colaboradores.

Dessa forma, é possível reduzir e controlar seus gastos com a comunicação telefônica.

E, com o rateio de custos, você ainda pode redistribuir esse capital para os setores que precisam de mais investimento.

Ficou interessado na telefonia digital?

Se quiser conhecer mais sobre os planos, tarifas e condições, pode conversar agora mesmo com um dos nossos consultores.

Para te ajudar nessa missão, a Nvoip te oferece uma hora de ligações grátis para teste no painel.

Espero que você tenha curtido esse artigo. Continue acompanhando o blog da Nvoip e saiba todas as novidades do mundo VoIP.

Até a próxima!

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