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As principais diferenças entre reuniões remotas e presenciais

Reuniões

O sucesso de uma empresa e seus colaboradores sempre está atrelado a uma boa comunicação. E o melhor momento para discutir ideias, compartilhar objetivos e planejar estratégias são as reuniões.

As reuniões servem para que todas as partes de uma corporação tenham voz, envolvendo e incentivando a participação da equipe, enaltecendo a importância de cada um.

Para obter êxito em suas reuniões é necessário primeiramente definir qual a natureza desse encontro e quais objetivos você precisa cumprir para, então, classificar qual a melhor forma de organizar e conduzi-la para que possa alcançar os resultados esperados.

Deve-se levar em conta o cenário como um todo; determinar quem precisa estar nessa reunião, quais assuntos deverão ser discutidos, qual o melhor dia e horário para essa interação e em qual  local será realizada.

Ao levar esses fatores em consideração, você consegue decidir qual tipo de reunião deve ser feita: remotamente ou presencial. Mas qual a diferença entre elas? É possível tirar proveito das duas formas de reunião?

A verdade é que ambas possuem vantagens e desvantagens e é sobre isso que vamos falar hoje. Está pronto? Então, pega a visão!

Fatores decisivos para escolher entre reunião remota ou reunião presencial

Não há como negar que existe um certo caos quando você precisa comparecer a uma reunião. Às vezes você precisa apenas atravessar um corredor para chegar ao seu destino mas em outras situações você precisa atravessar a cidade, ou o estado, ou o país, ou o Atlântico (ok, você entendeu).

Se deslocar fisicamente para discutir pontos importantes sobre a empresa, em alguns momentos se faz extremamente necessário.

Em outras, você consegue resolver tudo remotamente sem perder a qualidade na interação e não deixando nada a desejar.

A tecnologia permite que hoje empresários, sócios e colaboradores não percam tempo presos em trânsito e aviões para chegarem aos seus compromissos corporativos.

Ou que possa estar presente até mesmo aquele funcionário que precisou se ausentar por estar viajando a trabalho mas que a sua participação na reunião é fundamental.

Tudo pode ser resolvido a um clique através de inúmeras plataformas digitais de comunicação.

Reunião presencial e a sinergia empresarial

Reunir-se fisicamente em um mesmo ambiente com colaboradores ou clientes garante um comprometimento maior de todas as partes. Você está ali, ao lado das pessoas, interagindo, enviando e captando as mensagens de acordo com o comportamento de cada um.

Isso lhe permite ter um termômetro de como está se saindo na reunião. Se parece que está sendo produtiva, se está sendo bem aceita, se há a necessidade de tomar um rumo diferente na exposição de suas ideias. 

Para muitos empresários, quando é a primeira vez que vai se reunir com determinada pessoa, o contato é importante para que possa gerar uma maior interação e boa afinidade.

Há quem prefira esse tipo de proximidade para conseguir desenvolver melhor suas ideias e até mesmo discutir os assuntos com mais segurança e tranquilidade, sem a pressa de encerrar uma ligação antes de conseguir esclarecer todos os pontos fundamentais que precisam ser expostos.

Mas é importante estar atento; essa mesma aproximação que é o ponto alto das reuniões presenciais, pode colocar em risco o objetivo do encontro dado a conversas fora do contexto da reunião.

Ao escolher esse tipo de reunião é preciso se atentar também a alguns fatores para que tudo ocorra da melhor maneira. Um bom espaço para acomodar a todos os envolvidos é imprescindível.

Leve sempre em consideração que um ambiente que oferece conforto é favorável a uma boa comunicação e desenvolvimento de ideias.

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Sem ninguém precisar ficar se acotovelando por espaço e nem com dor nas costas depois de bastante tempo sentado.

Escolher o dia e o horário também é um passo importante e que deve atender a agenda de todos. Se a reunião é interna, apenas com os colaboradores que estão ao seu redor, tente marcá-la em um momento que não vá atrapalhar muito o andamento do trabalho deles.

Ninguém presta atenção se estiver preocupado com serviço em cima da mesa. Caso seja uma reunião externa, em que você ou outra pessoa precise se deslocar para chegar ao encontro corporativo, leve em conta questões cotidianas como o trânsito, por exemplo, para programar um horário bom a todos e que não gere atrasos. 

Lembre-se sempre de checar se você está levando consigo os materiais necessários para o bom andamento da reunião.

Se precisar de auxílio visual, de produto para apresentação ou apostilas e folhetos tente organizá-los um dia antes para não esquecê-los e chegar ao encontro de mãos vazias, fazendo com que você e todos percam um tempo valioso. 

As reuniões presenciais, mesmo podendo ser substituídas algumas vezes pelas reuniões remotas, continuam tendo sua importância.

Nenhuma tecnologia substitui o contato e a empatia que se constrói quando você consegue estar fisicamente diante do outro.

Essa presença é muito enriquecedora diante a grandes discussões pois você consegue ler, de acordo com a postura corporal do outro, quando você deve falar e quando você deve ouvir de maneira que a conversa siga uma fluência natural, sem parecer que está interrompendo uma fala ou sendo interrompido.

Essa sinergia entre os participantes é um ponto alto na construção de um bom trabalho corporativo.

A otimização do tempo através de reuniões remotas

A nossa realidade é transformada todos os dias de acordo com a evolução tecnológica. O setor de comunicação vem se beneficiando há anos com essas mudanças e para melhor. Nunca foi tão rápido enviar e receber mensagens para solucionar problemas ou compartilhar informações.

Nesse passo, as reuniões presenciais foram aos poucos dando lugar a reuniões remotas não só pela comodidade que esse tipo de reunião oferece mas também por poupar o tempo com deslocamentos desnecessários e o dinamismo que surge das inúmeras possibilidades multimídias que o formato oferece.

A verdade é que o deslocamento dentro de grandes centros ou intermunicipais sempre foi uma grande pedra no sapato para quem precisa sair de um lugar para comparecer a uma reunião em localidade diferente.

O tempo e a energia gastos nesse processo são enormes e podem até mesmo atrapalhar o andamento da conversa no encontro empresarial.

Pensando nisso, as reuniões virtuais começaram a ganhar força, num primeiro momento, apenas como uma forma confortável de evitar viagens e de ficar horas preso em engarrafamentos.

Mas, em seguida, diante da infinidade de ferramentas tecnológicas disponíveis e de sua fácil introdução neste tipo de reunião, ficou claro que a reunião remota é muito mais que um meio de te poupar de esforços; ela é essencial.

Apesar do aspecto de modernidade, a reunião virtual costuma ser bastante formal. Provavelmente o fato de não estar no mesmo lugar que seu colaborador acaba incutindo um aspecto de seriedade que é ótimo, pois mantém o foco e a objetividade do encontro.

O cuidado, nesse momento, é que o ar sério da reunião remota não impeça a interatividade dos participantes. É importante criar um ambiente com apresentações criativas para que haja o envolvimento de todas as partes.

E incluir apresentações multimídias durante a reunião é um ponto alto de se ter esse meio de interação corporativa.

E são inúmeras as ferramentas que podem ser introduzidas durante as chamadas, como imagens, áudios, vídeos, gráficos, textos, links e o que mais você conseguir pensar.

A escolha certa da inserção desses elementos à reunião corporativa, eleva o nível de riqueza de informações disponíveis para que as discussões e apresentações sejam bem sucedidas.

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Esteja preparado para a sua reunião

Seja qual for o tipo de reunião escolhida por sua empresa o importante mesmo é estar preparado. Uma boa reunião começa pela pontualidade; certifique-se que todos estão informados e vão lembrar de comparecer no horário certo, seja presencial ou remotamente. Crie lembretes em calendários compartilhados ou envie e-mails no decorrer da semana.

Esteja sempre focado no assunto principal da reunião abrindo espaço para discussões mas sem se perder em outros tópicos que possam surgir. Anote todas as ideias que despontarem no decorrer da conversa mas não dilua o ponto essencial da sua reunião.

Escolha bem a ferramenta que vai ser utilizada para realizar a reunião remota e assegure-se que todos os participantes possuem os meios e dispositivos compatíveis para realizar a chamada.

E para não correr riscos, teste antes a ferramenta em questão para não ter nenhuma surpresa desagradável no momento de executar a reunião virtual.

E lembre-se sempre de garantir uma internet de boa qualidade e uma plataforma de comunicação que atenda a todos os critérios necessários. Agora você já está preparado para aproveitar ao máximo suas reuniões!

Agora que já sabe as diferenças entre reuniões remotas e presenciais, vai aqui 5 dicas para reuniões remotas:

1. Compartilhe seu calendário

Tenha um calendário compartilhado para que a pessoa com quem você precisa se encontrar online, possa disponibilizar um horário em comum para a reunião remota. Nada de “depois eu vejo e te falo”, deixe que o calendário resolva esse ponto por vocês.

E nesse caso, leve a sério o preenchimento de seus compromissos para que não precise desmarcar uma reunião pois tinha algo agendado para o mesmo momento e não se lembrava. 

2. Lembretes de reunião

Outro fator importante é ter lembretes de reunião. Tanto para você quanto para a pessoa que vai participar da reunião remota com você.

Programe seu calendário para disparar lembretes um dia antes e uma hora antes da reunião.

Com o lembrete no dia anterior, você dá oportunidade à outra pessoa remarcar com antecedência o compromisso de vocês; caso seja ela a pessoa que não lembra que tinha outra coisa marcada no mesmo dia.

E o lembrete de uma hora antes, faz com que todos fiquem atentos e se preparem para entrar na reunião remota na hora certa.

3. Seja pontual

Não é porque a reunião é remota que as pessoas têm todo o tempo do mundo. Por isso, não se atrase! Deixar alguém esperando não é bom em nenhum aspecto.

Mesmo trabalhando de casa e com reuniões online, tenha sempre atitudes profissionais como chegar na hora.

4. Se prepare para a reunião

Assim como em todos os tipos de reunião, esteja sempre preparado. Tenha em mãos todo o material necessário para o andamento da reunião.

Mantenha o foco no assunto principal e tente ao máximo cumprir todas as pautas que você tenha preparado para esse momento.

5. Tenha as ferramentas corretas

Antes da reunião remota iniciar, confira se tudo está funcionando perfeitamente bem. A internet precisa estar estável e seus aplicativos operando corretamente. Faça testes com alguém de sua equipe, se necessário. 

Existem muitos aplicativos excelentes para reuniões remotas, além de plataformas online que fornecem esse contato. Estude qual o melhor para todos para que tudo saia como o esperado. 

Se a reunião for por telefone, certifique-se de ter uma boa operadora para a ocasião.

Na Nvoip, por exemplo, você tem ligações livres de ruídos, com alta qualidade digital, possibilidade de integração a outros sistemas, gravação da ligação e relatório com a transcrição de tudo o que foi dito durante a chamada.

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