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Sistema de gestão integrada: saiba quais os benefícios

Sistema de gestão integrada

O volume de informações geradas a partir das transações entre consumidores e empresas está cada vez maior. A partir disso, surge a necessidade de implementar um sistema de gestão integrada na sua empresa para facilitar o trabalho do dia a dia. Quer saber mais sobre esse tema? Então o texto de hoje foi feito para você.

O sistema de gestão integrada é uma solução que vem sendo muito utilizada no mundo corporativo, com o objetivo de reunir dados relevantes de diversas áreas em um só ambiente.

Dessa forma, é possível garantir aumento na agilidade e na produtividade dos seus colaboradores.

Curioso para entender o que é um sistema de gestão integrada e as suas principais considerações? Pois bem, continue a leitura que vamos te apresentar todos os detalhes.

O que é um sistema de gestão integrada?

O SGI é uma ferramenta que permite melhorar o gerenciamento da sua empresa.

E isso ocorre a partir da integração de todos os dados da operação e dos processos do seu empreendimento, em um único lugar.

Basicamente, um sistema de gestão integrada oferece a possibilidade de unir as informações de diversos setores e mapear possíveis soluções para erros e gargalos, tudo isso com uma visualização amigável e objetiva.

O modelo de SGI faz com que o controle dessas informações seja centralizado, facilitando o trabalho dos colaboradores e, com isso, otimizando o tempo e o desempenho deles.

Além disso, como gestor, você terá mais referências para a tomada de decisão.

Uma das principais características desse modelo é a junção de dados dispersos de vários setores, por exemplo: financeiro, estoque, faturamento, compras e vendas.

Imagine que a sua empresa está tendo prejuízo porque seu controle de estoque não é eficiente e apresenta diversos problemas. A justificativa se encontra na falha de comunicação entre setores…

Então, já passou por algo parecido? Pois bem, com um sistema de gestão integrada é fácil controlar e ter acesso a esse tipo de informação. E, dessa forma, manter o seu controle em dia, evitando a falta ou o excesso de mercadorias.

Por fim, antes de adotar qualquer modelo de gestão é comum que o gestor se pergunte:

“Quais são as vantagens de adotar um sistema como esse para o meu negócio?

Não se preocupe se não souber a resposta, ok? Ao longo do texto vamos deixar bem claro os motivos que levarão você a implementar esse tipo de gestão ao seu empreendimento.

Como gerar bons resultados para sua empresa com esse sistema?

Quando a empresa quer aumentar a sua competitividade de mercado é preciso olhar com o máximo de atenção para a gestão dos processos.

Para alcançar esse objetivo, o sistema de gestão centralizada precisará abranger de forma macro tudo que está relacionado ao operacional da sua empresa.

Com esses dados em mãos e uma análise dedicada, você tem o necessário para ter ações estratégicas e tomar decisões mais “seguras”.

Mas como tudo é feito em etapas, antes de aproveitar dos diversos objetivos, é extremamente importante que os gestores acompanhem as tendências da tecnologia para escolher a ferramenta certa para isso.

Dessa forma, você consegue ter um diferencial de mercado (pois esse modelo de gestão agrega várias vantagens, dos colaboradores aos clientes) e ser mais competitivo no seu segmento.

Como implantar um sistema de gestão integrada?

O primeiro passo para qualquer tomada de decisão dentro de um ambiente corporativo é a compreensão do funcionamento do fluxo de trabalho.

Para isso, você precisa ter informações que vão desde do processo produtivo (chão de fábrica, por exemplo) até o administrativo (orçamento, recursos e etc) para entender qual é a estratégia certa para você.

Agora, entenda como implementar o SGI passo a passo:

  1. Planejamento: primeiro, é necessário estabelecer um caminho a ser seguido até a obtenção dos resultados. Ou seja, a empresa precisa traçar qual será o objetivo e a solução que ela precisa;
  1. Preparação: após identificar o objetivo, é preciso capacitar e instruir os seus funcionários para o uso da ferramenta. Esse momento do processo é um dos mais importantes, uma vez que todas as informações estarão sempre sendo atualizadas nos sistemas de gestão integrada da empresa durante a rotina de trabalho, ou seja, é necessário que haja adaptação; 
  2. Detalhamento e implementação: é imprescindível que você faça o detalhamento dos processos durante o planejamento das métricas de aperfeiçoamento. Essa riqueza informacional é a base para a correta implementação do sistema e o indicativo de que – ou quais – melhorias e modificações devem ser feitas.
  1. Acompanhamento: depois, você precisa cuidar para que nada dê errado, ok? Manter o acompanhamento crítico, com intervenções necessárias na rotina de trabalho, precisa ser feito. Essa é a maneira de garantir que a implementação do sistema de gestão integrada não seja em vão.
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Na sequência…

O cumprimento dessas etapas não é uma verdade absoluta, você pode utilizar outros conceitos para implementar um sistema de gestão integrada na sua empresa.

Contudo, essas quatro opções são vistas como o principal segredo desta ferramenta em grandes empresas.

Além do planejamento, outro ponto que temos que ressalta são os benefícios oferecidos por um SGI.

Confira alguns deles abaixo:

1 – Mais qualidade de informação e padronização dos processos

Caso queira dar uma cara mais profissional a sua empresa, que tal utilizar métricas para avaliar esse desempenho?

Com isso, é possível que você tenha processos mais ágeis ao fim de um período de tempo e também entenda quais são os prováveis problemas que travam o seu alto desempenho produtivo.

Para ilustrar como o SGI oferece mais qualidade na triagem de informação, vejamos um exemplo.

Com um processo de gestão integrada, se o seu funcionário de vendas tem o acesso ao estoque de determinado produto, o colaborador da área administrativa também terá. De modo que ambos podem acompanhar o andamento do processo e intervir quando necessário.

Portanto, é mais fácil tomar decisões assertivas e estratégicas para melhorar o desempenho do seu empreendimento.

Assim, o administrativo fica sabendo quando tem que aumentar o estoque e a equipe vai dar mais engajamento em vender aqueles produtos que estão “encalhados” no sistema.

E aí, ficou claro como um sistema de gestão integrada traz muitas vantagens para sua empresa? 

2 – Controle de estoque

Falando nessa área logística, temos que te apontar com mais detalhes como o SGI contribui no reconhecimento do “estágio” do estoque, de forma simples e rápida.

O estoque, sem dúvidas, é uma das áreas mais importantes de uma empresa e por isso requer uma maior atenção por parte dos gestores. Mas também sabemos que o controle de estoque pode ficar desalinhado com verificações manuais (o que pode ocasionar em perdas e falhas).

Caso essa desorganização ocorra é muito provável que a empresa tenha sérios prejuízos, principalmente se o produto comercializado tiver prazo de validade ou algum entrave parecido.

Por isso, o sistema de gestão integrada é importantíssimo nessa situação em especial, ele te ajuda a controlar com mais rigor as entradas, saídas e retenções. 

Vale ressaltar que a inteligência artificial é um outro recurso importante para um sistema de gestão integrada.

Hoje, há inúmeras ferramentas que utilizam esse tipo de tecnologia para controle de estoque, então fique de olho nas novidades dessa área da programação.

3 – Otimização do processo de decisão

Caso você siga todos os passos, agora as informações são mais ordenadas e abundantes, o seu planejamento é eficaz e todo o processo implementação da ferramenta foi feito.

Então, é o momento de realmente gerir esse sistema e, cabe a você, escolher qual atitude deve ser tomada de acordo com os seus indicadores.

Dessa forma, sua empresa vai obter maior controle da qualidade do trabalho realizado, desde os colaboradores à entrega do produto final.

Além disso, você e seus colaboradores terão mais tempo disponível para resolver problemas mais complexos, tendo como desdobramentos a redução dos custos operacionais.

Isso significa mais oportunidades para ganhos de mercados. Ótimo, não é mesmo?

Ficou mais fácil entender como o sistema pode contribuir para a sua empresa?

É muito importante que as etapas de implementação sejam seguidas para que se tenha um sistema autêntico e eficaz para o seu tipo de negócio, capaz de atender as necessidades da empresa e cumprir esse papel de integração.

sistema de gestão integrada

Outras formas de melhorar a sua gestão integrada

Fazer com que os departamentos conversem entre si é o primeiro passo para iniciarmos essa conversa. E não pense que a sua empresa vai precisar investir em alta tecnologia, basta ter organização e promover a interação entre equipes.

Com o uso de planilhas e post-its, ou até mesmo outras ferramentas similares, você pode ter um resultado satisfatório.

Bacana, né?

Mas, imagine que sua empresa já tenha uma bom ambiente organizacional e uma equipe capacitada para atender as demandas do dia a dia, provavelmente, para melhorar e agilizar ainda mais as suas operações é necessário o uso de tecnologias mais assertivas.

Além disso, se a sua empresa requer maior rigor para obter os dados específicos para um processo decisório, talvez seja o momento de olhar para as tecnologias.

Antes de te contar alguns softwares para ajudar na gestão integrada, se questione: você sabe o que é um software de gestão integrada?

Vamos desmembrar essa explicação.

Software é um conjunto de componentes lógicos de um computador ou sistema de processamento de dados; programas, rotinas ou conjuntos de instruções que controlam o funcionamento de um computador.   

Portanto, à medida que uma empresa cresce, os processos dela também se tornam mais complexos e por isso é essencial o uso de um conjunto de ferramentas capazes de otimizar ainda mais as operações dentro de um ambiente corporativo.

E é exatamente por isso que esse tópico é importante, pois você passa a conhecer alguns recursos que vão te ajudar nesse propósito.

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ERP

Uma ferramenta de gestão integrada, também conhecida como Entreprise Resource Planning (ERP) são recursos operacionais desenvolvidos para auxiliar na gestão de negócios por meio de integração do fluxo de informação entre todos os departamentos da empresa, independente do tamanho ou ramo de atividade.

Para exemplificar esse conceito, vamos falar sobre o Google Analytics.

Google Analytics 

O Google Analytics é, sem dúvidas, uma das ferramentas mais eficientes para análise e acompanhamento de marketing digital para empresas.

Esse recurso é capaz de organizar todos os seus canais de comunicação, elaborando relatórios de maneira personalizada, oferecendo mais possibilidades de integralização.

Além de, claro, analisar a quantidade de vendas, com o objetivo de melhorar a sua prospecção e fidelização de clientes.

A partir dos resultados visualizados nos relatórios é possível identificar quais as possíveis melhorias que podem ser feitas para atingir para seus objetivos de marketing e vendas.

CRM

Customer Relationship Management (CRM), ou gestão de relacionamento com o cliente, é um sistema operacional que permite às empresas acompanharem todas as interações com os clientes atuais, no sentido de encantá-los e conquistar mais vendas.

O CRM conta com recursos de manutenção e controle dos clientes em potencial. Por exemplo, lá você encontra os nomes, e-mails e telefones dos prospects.

E também é possível acompanhar as chamadas telefônicas e registrar e-mails enviados e acompanhar o desempenho dos seus canais de atendimento.

Por isso, o uso do CRM é muito importante para o seu setor de vendas e marketing, uma vez que permite que seus colaboradores acompanhem informações pertinentes e trabalhem com maior eficiência.

Trello

Esse aplicativo tem uma característica muito interessante e diferente dos demais: ele é parecido com o uso de um post-it e facilita muito o acompanhamento do trabalho desenvolvido pela equipe.  

A princípio, você pode estar se perguntando como assim parecido com um post-it?

Basicamente esse recurso funciona como um sistema de cards, que podem ser classificados e movidos de forma rápida e fácil.

Esse tipo de sistema transmite mais clareza e eficiência quando o assunto for organizar o ambiente de trabalho.

Dessa forma, caso você queira acompanhar a implementação do sistema de gestão integrada, o Trello é a ferramenta ideal para você repassar as demandas para seus colaboradores e seguir o planejamento da empresa.

Para finalizar o conteúdo deste artigo, vamos trazer os benefícios que uma operadora digital pode trazer para o seu sistema de gestão integrada.

Benefícios da telefonia digital para sua gestão

O CRM e o ERP são conceitos distintos e ao mesmo tempo parecidos, contudo é possível obter grandes resultados e melhorias no desempenho produtivo operacional da sua empresa com esses dois sistemas.

Para ter um retorno ainda melhor e reduzir os custos da empresa usando um CRM, contar com uma operadora digital vai te ajudar e muito.

Com uma plataforma de telefonia digital, também conhecida como telefonia VoIP, você pode receber e fazer ligações com baixas tarifas, e isso tudo com redução de custos desde o investimento.

Dessa forma, você consegue melhorar o seu relacionamento com o cliente em mais um canal de atendimento. Além de, claro, proporcionar mais abrangência para o seu negócio.

Além disso, com uma plataforma digital você pode integrar diversos outros sistemas que acabarão por beneficiar a sua empresa.

Por exemplo, a partir desse tipo de telefonia, você pode usar uma API de SMS e enviar mensagens curtas e personalizadas para a sua cartela de clientes.

Assim, a sua empresa pode ser mais eficiente na prospecção e no pós-venda (com foco no sucesso do cliente, é claro).

Por último, e não menos importante, você têm a sua disposição a gravação das chamadas em um histórico completo, esse material te oferece mais insights sobre as demandas dos seus consumidores no atendimento.

Tudo isso você encontra em uma operadora digital.

Se você ficou interessado nesse assunto e quer saber mais sobre o tema, preparamos um artigo sobre telefonia digital e outro sobre gestão de atendimento que podem te ajudar, ok?

Sistema de gestão integrada

Considerações

E aí, viu como é possível melhorar a sua empresa sem ter um alto investimento e garantir um sistema de gestão integrada de qualidade?

O bacana desse artigo é que, independente do tamanho do seu negócio e do seu segmento de mercado, ainda assim é possível utilizar um sistema de gestão integrado e melhorar seu desempenho. 

Outro ponto importante desse tipo de gestão é a facilidade que ele transmite ao ter todo processo feito via internet e soluções tecnológicas digitais.

Dessa forma, fica ainda mais fácil manter o trabalho da empresa ativo quando surgir a necessidade de trabalhar remotamente. Com a pandemia da Covid-19 esse ponto é de extrema importância.

E aí, quer saber mais sobre esse sistema e seus benefícios? Fale agora mesmo com um dos nossos consultores e tire suas dúvidas.

Espero que você tenha curtido esse conteúdo, continue acompanhando o nosso blog.

Até a próxima!

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