Livia Nonato

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Programe a sua URA para o natal

O período de natal está próximo. Com certeza muita coisa na sua empresa muda nesta data. Desde os preços dos produtos no catálogo até a decoração do ambiente, certo?! Um ponto importante é a alteração do seu horário de atendimento. Nesse sentido você pode se preparar. Programe a sua URA para o natal para não perder oportunidades e clientes. Vamos falar sobre isso hoje.

A URA funciona como um central telefônica. Assim, esse é o sistema que fica responsável por mediar a comunicação com os seus clientes. Dessa forma, dar atenção a programação da sua URA em datas festivas ajuda a sua equipe de atendimento e também aos seus clientes. 

Já deu para sentir como essa é uma atitude importante para o seu negócio, não é mesmo? Então, se você ficou curioso, continue a leitura que te explicamos mais sobre a programação da URA para o natal.     

Entendendo o que é URA

URA é a sigla de Unidade de Resposta Audível. E ela que fará a gestão das ligações que a sua empresa recebe. Sendo assim, é comum ouvirmos falar de URA relacionada a grandes call centers, instituições bancárias e empresas públicas.

A adesão à URA como ferramenta de telefonia para pequenas e médias empresas tem crescido. E isso tem base na redução dos custos e os muitos benefícios de um atendimento personalizado. Nesse sentido, a URA atrelada a tecnologia VoIP promove uma economia ainda maior.   

Entre as principais funcionalidades desse sistema estão o atendimento automático, a interação através de menus e o envio para as filas de espera. Sendo assim, a URA é a ferramenta que dá um tom mais profissional ao seu atendimento. 

Como funciona a URA

Com o avanço da inteligência artificial, o reconhecimento de voz passou a ser uma das formas de interação na URA. Ou seja, quando o seu cliente está em contato com a sua atendente eletrônica, as respostas dele aos menus são diagnosticadas pela voz. E também há o modelo mais tradicional, quando o cliente interage com os menus por meio de dígitos.

Sendo assim, a URA é responsável por automatizar o seu atendimento. Basicamente, o primeiro contato do cliente com a sua empresa é mediado pelo sistema. Dessa forma, você conta com mais rapidez na coleta de informações sobre ele.

Por exemplo, o seu atendente físico já sabe os dados pessoais dele, qual a última compra feita com a sua empresa. E também qual serviço ele procura solucionar com o atendimento. Assim, você torna o seu time de colaboradores mais produtivos e o tempo de atendimento será reduzido.

Você pode (e deve) programar a sua URA de forma estratégica. Na hora de pensar quais as informações estarão no seu atendimento automático você deve considerar não só a estrutura do seu negócio – como setores e departamentos. É preciso ir além do SAC, e também criar um canal para melhorar o seu relacionamento com o cliente e fechar novas vendas.

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Programando a sua URA para o natal

Datas comemorativas, mudanças na rotina e recesso. Tudo isso transforma a dinâmica de trabalho da sua empresa. Nesses períodos é muito importante aliar a sua comunicação.

Com o mesmo intuito, você deve ter uma atenção especial para definir o seu horário de atendimento. É por meio dele que seus clientes saberão se os seus atendentes estão disponíveis ou não. Sendo assim, no seu atendimento automático, ele terá como fazer consultas, solucionar problemas e tirar dúvidas.

Assim, a URA vai te ajudar a manter os consumidores informados e também a evitar que você perca vendas. Nesse sentido, para atender às necessidades do seu negócio, a URA deve ser programada da forma correta.

A Nvoip, por exemplo, desenvolveu planos para se adequar as demandas da sua empresa. Então, para clientes a partir do plano startup, é possível liberar a função de horário especial na URA. Justamente o que você precisa para datas festivas como o natal.

Agora vamos ao que interessa, separamos algumas dicas para programar a sua URA para o natal.

PABX virtual

1 – Prepare a sua gravação

A URA te permite escolher alguns recursos sonoros. Você pode usar um som ambiente como músicas, canções e jingles natalinos no seu atendimento automático. Mas, além disso, é fundamental ajustar a mensagem para feriados como este. Então, primeiro pense como o seu cliente. Conheça as principais solicitações que chegam aos seus canais de comunicação neste período do ano.

Analise o histórico do seu atendimento no último natal, essa é uma dica valiosa. Você pode verificar as notificações recorrentes no período anterior ao feriado. E também o que se acumulou para ser resolvido depois dele. Isso em casos de empresas que ainda estejam começando a usar a URA.

Para aquelas que já contam com o atendimento programado, basta analisar o seu registro de chamadas. Assim, você consegue mapear informações importantes para programar a sua URA para o natal desse ano. Com esses dados em mãos, prepare a sua gravação para ser o mais clara e assertiva possível.

2 – Fale sobre o seu horário de atendimento

No mesmo sentido de alinhamento da mensagem, será preciso comunicar o seu horário de funcionamento. Assim, quando o consumidor entrar em contato com a URA, você pode avisá-lo na gravação inicial como a sua empresa está operando. Com certeza você vai contar com clientes mais satisfeitos porque pouparam tempo e tiveram informações claras.

E sabemos que cliente contente, compra mais e gera recorrência. Exatamente o que você busca, não é mesmo?! Então fique atento a essa dica e ponha em prática no seu atendimento.

3 – Prepare um menu para as dúvidas frequentes

O FAQ é uma função famosa. Todo o atendimento é focado em solucionar as dúvidas dos seus clientes. Por isso é bom estar atento se seu atendimento tem uma demanda de dúvidas frequentes sobre o seu produto ou serviço. Sendo assim, no período natalino, os seus clientes podem estar buscando uma destas resposta. Seja essa resposta sobre o horário de atendimento ou orientações sobre o serviço, você deve estar preparado para isso.

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Construir um FAQ eficiente é um passo importante para o atendimento automático. Sendo assim, a dica é: seja estratégico na hora de prepará-lo. Você pode elaborar um menu para solucionar problemas. Mas também tenha outro com o foco no seu catálogo e com as suas ofertas de natal. Dessa forma, a sua empresa pode conseguir a atenção do consumidor e fechar uma venda futura.

Considerações finais

Agora você já sabe a importância de programar a sua URA para o natal e também conhece algumas dicas para isso. Então já pode colocar em pratica e dar um up no seu atendimento automático. Ficou com alguma dúvida sobre URA ou VoIP? Fale agora mesmo com um dos nossos consultores.

Espero que tenha curtido esse conteúdo, continue acompanhando o blog de Nvoip. Até a próxima!

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