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VoIP e home office: 3 vantagens que você precisa conhecer

A pandemia que se instaurou no país em 2020 fez com que o home office se tornasse a realidade da maior parte das empresas. Nesse sentido, a tecnologia VoIP tem se provado uma verdadeira ajuda para a adaptação a essa modalidade.

Uma vez que as ligações passaram a ser realizadas das casas de cada um dos colaboradores, a telefonia convencional pode ser muito cara. Ainda, nesse período onde a produtividade e otimização de tempo não podem ser itens deixados de lado é essencial que ocorra uma boa integração das informações.

Sua empresa está passando por algum dos problemas acima? Não se preocupe. Pensando em como ajudar, separamos uma lista com 3 vantagens do VoIP que podem ajudar o home office da sua empresa. Então, se você quer resolver o seu sistema de telefonia hoje, continue lendo esse artigo. 

Home office: o que é? 

O home office em tradução livre significaria trabalho de casa, mas também pode ser chamado de teletrabalho. Sua proposta é deixar que os funcionários trabalhem de outros lugares sem ser a sede da empresa, como: espaços de coworking, cafeterias e suas próprias casas. 

Essa é uma modalidade que vem sendo adotada por muitas empresas, ainda que apenas algumas vezes na semana. Entre suas principais vantagens, temos a flexibilidade de horário e a otimização do tempo, uma vez que podem não ser necessários deslocamentos longos. 

O home office, apesar de parecer ter apenas benefícios, também possui alguns pontos de atenção. É necessário pensar que para a qualidade do trabalho permanecer igual, diversos aspectos como conforto, equipamentos, ergonomia e um bom sistema de telefonia devem ser ajustados. E, é nesse ponto que o VoIP entra como um aliado ao seu trabalho.

O que é a telefonia VoIP?

O VoIP (Voice over Internet Protocol), ou seja, Voz sobre IP, é a realização de ligações telefônicas a partir da internet. Seu funcionamento ocorre a partir da utilização de softwares que, a partir da utilização da tecnologia de IP (protocolo de internet), transformam os sinais de áudio falados em ‘arquivos’ digitais que podem ser transmitidos pela internet.

As melhorias da qualidade da internet e a expansão do sinal tornaram essa tecnologia ainda mais acessível. Existem, inclusive, diversos aplicativos que utilizam essa tecnologia, alguns que você deve conhecer são: Whatsapp, Zoom e Skype

Dessa forma, não são necessários protocolos de instalação complicados, vários cabos passando pela casa e manutenções recorrentes. Tudo que você precisa para utilizar o VoIP é a internet. 

Só de pensar em não ter um monte de fio passando pela sua sala o VoIP já ficou atraente, né? Pois, vamos te dar ainda mais três vantagens que fazem com que essa seja a escolha ideal para o seu home office.

Controle através da integração com outros sistemas

Como o VoIP é uma tecnologia que funciona a partir da utilização da internet, é possível integrá-lo a diversos outros sistemas. Esse é um serviço que acontece a partir da API (Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicação) e vai ser útil não apenas para o seu home office, mas para revolucionar todo o seu sistema de telefonia.

A API, oferecida gratuitamente para clientes Nvoip, é um conjunto de instruções e padrões construídos para acessar um sistema ou aplicativo – através dos códigos abertos – permitindo integração entre os mesmos.

Uma das integrações mais vantajosas é a possibilidade de conectar o seu VoIP diretamente ao CRM (Customer Relationship Manager). Assim, é possível que o seu operador, ao receber uma ligação, consulte o sistema com todo o histórico do cliente e suas preferências. É uma forma de possuir todos os dados necessários em apenas um sistema, facilitando muito o home office, e deixando qualquer um a par da situação do cliente sem dor de cabeça. 

Através deste serviço você também consegue gravar e analisar os dados das ligações, podendo avaliar a sua equipe de atendimento tanto em qualidade como produtividade. Essas informações também podem ser muito úteis para a sua equipe de vendas, pois é possível analisar o melhor horário para ligar para as pessoas e quais gatilhos dão mais certo. 

Ainda, pode perceber quais os horários que as ligações são recebidas, o tempo de cada uma, o período de espera até ser atendido, etc. Com esses números, é possível criar métricas de qualidade para a satisfação do cliente, bem como objetivos para seu time.

Também é importante ressaltar que, uma vez que a API da Nvoip é compatível com qualquer linguagem – do iOS ao Java – a integração com os sistemas é muito fácil. E, além do CRM, existem diversos outros softwares que também podem ser integrados a partir da API.

Mobilidade e um único número para todos os colaboradores

Como o único requisito para utilizar o serviço é a necessidade de internet, você ganha uma mobilidade muito grande ao utilizar o VoIP. Assim, você pode se conectar com diferentes aparelhos de qualquer lugar que esteja, uma vez que possuir internet, o que vai facilitar muito o seu home office.

Na Nvoip, por exemplo, você pode utilizá-lo por computadores, telefones celular, telefones IP, telefones fixo ou direcionar para o seu PABX. Desse modo, você não apenas melhora o seu sistema para ligações externas, como também facilita e dinamiza comunicação interna da equipe.

Outra vantagem incrível que o VoIP pode oferecer para a sua empresa é o número virtual único. Extremamente útil para quem precisa operar por home office, ele permite que todos os colaboradores da empresa façam parte de um mesmo sistema de telefonia em qualquer lugar que estiverem.

O número virtual é um número de telefone vinculado a uma linha SIP (Session Initiation Protocol). É um número com funções comuns em que você faz e recebe chamadas do mesmo modo que com um número convencional.

Com ele, você pode passar um único número para todos os clientes, pois de qualquer lugar, seus colaboradores vão poder atender. Isso acontece porque ele recebe chamadas ou pode roteá-las para um número específico do usuário, de acordo com regras definidas pelo mesmo, mesmo sem estar vinculado a uma linha telefônica comum.

Ah, e é claro que o VoIP permite que você faça a portabilidade do seu número fixo, logo, nada de ficar tendo que mandar mensagem para todos os clientes avisando que trocou de número. Com essa função, não é preciso alterar e você vai tornar muito mais fácil o trabalho de todos os seus colaboradores no home office.

Redução significativa de custos

Depois de tantas vantagens, você deve estar pensando que tudo isso vai custar caro. Mas, a verdade é que a palavra chave quando pensamos no VoIP é: economia. Ao falar do número virtual, já estamos falando de uma economia mensal de até 70%. 

Ou seja, além de aumentar a qualidade das suas ligações e facilitar o trabalho dos seus colaboradores no home office, o VoIP ainda vai reduzir gastos da empresa.

Essa redução é possível porque, como explicamos no início do artigo, o VoIP se utiliza da internet para operar. Logo, as tarifas de utilização são muito mais acessíveis do que as de uma telefonia comum. Aumentando a capacidade de ligações que seu time pode fazer, uma vez que tanto as chamadas de DDD e DDI poderão ser realizadas com mais frequência sem tomar um susto com os gastos no final do mês.

Ainda, só o fato de não ter que fornecer vários equipamentos e a instalação dos mesmos na casa de cada um dos operadores, já diminui seu custo.

Após tantas vantagens, imaginamos que você não vê a hora de implementar o VoIP no seu home office. E, para isso, é só entrar em contato com um dos nossos colaboradores que estão totalmente preparados para oferecer o melhor serviço para a sua empresa.

Livia Nonato

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