Janyne Gomes

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O que é chat?

Graças a novas ferramentas tecnológicas, a comunicação empresarial se transforma cada vez mais. Uma boa comunicação, tanto interna quanto externa, é um aspecto muito importante para organização de uma marca. Pensando nisso, vamos falar um pouco sobre o que é chat empresarial.

Hoje, uma empresa é capaz de oferecer diferentes canais de comunicação, tanto para os clientes quanto para os próprios funcionários, e uma das ferramentas mais utilizadas para esse contato é o chat.

O chat é uma forma prática e mais imediata de comunicação, que pode ser utilizada tanto entre os funcionários de uma empresa quanto entre atendentes e clientes.

No post de hoje, vamos explicar o funcionamento dessa ferramenta, e como ela está se tornando cada vez mais necessária para comunicação empresarial externa e interna.

Chat para comunicação interna

O chat empresarial interno tem como objetivo promover uma melhor comunicação no ambiente corporativo e trazer praticidade aos funcionários.

Essa ferramenta foi feita para o contato simples e rápido entre funcionários de uma mesma empresa.

O objetivo é incentivar a conversa, passar informações e garantir que todos estejam incluídos e integrados no meio empresarial.

O chat empresarial incentiva a troca de ideias e formação de laços e relacionamentos entre os funcionários. Além disso, também promove uma comunicação organizada e eficaz.

Utilizando uma plataforma de chat para comunicação interna, sua empresa pode usufruir de diversos benefícios. Abaixo, vamos citar alguns.

Integração entre setores

O chat integra todos os setores do seu negócio de forma simples e organizada.

Isso porque, com ele, é possível criar diferentes canais de comunicação entre cada setor e, ao mesmo tempo, um único canal que inclua todos os seus funcionários.

Dessa forma, fica mais fácil e prático se comunicar com os diferentes departamentos da sua empresa de forma organizada.

Por exemplo, o setor de Recursos Humanos pode resolver questões internas do departamento no próprio canal privado e, ao mesmo tempo, passar avisos gerais para os outros funcionários nos canais que integram todos os departamentos.

Centralização da comunicação

Outro benefício do chat empresarial é poder centralizar toda a comunicação do ambiente corporativo em um só lugar.

Com o chat, é possível agrupar todas as conversas entre funcionários em um mesmo local, concentrando as informações no mesmo espaço. 

Dessa forma, você evita que alguma informação passada seja perdida entre as equipes. Assim, você evita lotar a caixa de e-mails dos seus colaboradores, e passa a utilizar essa ferramenta apenas para assuntos mais específicos e externos do ambiente corporativo.

Centralizando as informações da empresa, é mais fácil manter uma comunicação clara e eficaz, o que deixa o contato entre a equipe muito mais fluído e de fácil acesso para todos.

Praticidade

Com o chat, é possível transmitir informações rapidamente, o que facilita a aumentar a agilidade e eficiência dos funcionários. 

Nessa ferramenta, a interação entre os processos internos da empresa ficam mais diretas e práticas. Situações que poderiam levar dias agora podem ser resolvidas em minutos, graças ao contato imediato que o chat oferece.

Com uma comunicação interna organizada e eficaz, sua equipe vai ter mais motivação para interagir, opinar e participar das decisões internas do ambiente corporativo, e isso pode ajudar a aumentar a produtividade do seu time.

Mobilidade

A mobilidade que o chat empresarial proporciona também é uma ótima vantagem para o seu negócio.

Isso porque a ferramenta permite integração de todas as atividades e recados em um único espaço, com acesso disponível de qualquer lugar.

Dessa forma, mesmo que as equipes estejam dispersas fisicamente, o chat ainda funciona para que os colaboradores se comuniquem entre si.

Ou seja, mesmo que os funcionários não estejam no mesmo local, eles ainda podem se comunicar com facilidade e rapidez.

Essa é uma ótima opção para manter uma comunicação fluída nos períodos de home office.

Comunicação sem ruídos

Ruído é tudo aquilo que que atrapalha a compreensão de uma mensagem. 

Ou seja, quando há alguma falha na comunicação que faz com que a mensagem recebida seja interpretada de forma errada, diferente da intenção inicial.

Com o chat corporativo, esses atritos podem ser evitados com mais facilidade.

Isso porque, na comunicação através do chat, as mensagens são instantâneas. Dessa forma, qualquer mal entendido pode ser resolvido imediatamente entre os funcionários, de forma simples e prática.

Dessa forma, você aumenta a eficiência da sua equipe devido a praticidade e agilidade que a comunicação instantânea do chat oferece.

Principais ferramentas de chat para comunicação interna

Agora que você já sabe as vantagens que ter um chat para comunicação interna proporcionará para o seu negócio, vamos indicar as ferramentas mais utilizadas no meio empresarial com esse propósito.

Slack

O Slack é uma das ferramentas mais utilizadas para comunicação empresarial interna, principalmente entre empresas mais tecnológicas.

O Slack funciona como um IRC, que é um protocolo de comunicação utilizado na Internet. Ele agrupa conversas em vários canais diferentes e armazena dados em nuvem, o que facilita a organização do chat.

Além disso, o chat também oferece a possibilidade de integração com aplicativos de outras plataformas, como Google Drive e Office 365, o que pode ajuda a otimizar a comunicação entre os funcionários.

O Slack oferece uma versão gratuita com limite de armazenamento de dez mil mensagens, e conta com três outros planos além desse: Padrão, Plus e Enterprise Grid.

O padrão custa U$4,80 por mês, com desconto se o pacote for anual, e é para empresas de pequeno e médio porte. Nesse plano, o arquivo de mensagens é ilimitado, e ele também oferece a possibilidade de chamadas de vídeo com compartilhamento de tela.

O plano Plus é para empresas maiores e custa U$9,00 ao mês, mas o preço baixa para U$7,50 caso a empresa escolha pelo plano anual. Como vantagens únicas, o plano oferece provisionamento de usuários, exportações de dados para todas as mensagens e mais.

Já o último plano, Enterprise Grid, é para grandes empresas e setores, e a estimativa de preço varia, sendo necessário contatar a equipe de vendas do Slack. Seus recursos únicos contam com workspace ilimitados e suporte contra perda de dados, entre outras vantagens.

Troop Messenger

O Troop Messenger é outro chat profissional para comunicação interna entre empresas.

A ferramenta apresenta recursos de navegação contínuos com objetivo de otimizar o trabalho. Seus benefícios que superam o Slack incluem mensagens de áudio e histórico de pesquisa ilimitado em qualquer plano.

O chat também oferece três planos diferentes, sendo eles: Premium, por U$2,50 por usuário; Enterprise, por U$5,00 por usuário; e Self Hosting, que também é um plano personalizável.

O Troop Messenger não tem opção gratuita, mas os planos Premium e Enterprise oferecem teste de sete dias grátis antes da contratação definitiva.

Microsoft Teams

Lançado em 2016, essa é uma das principais ferramentas de integração e comunicação da Microsoft.

Diferente das outras ferramentas, o Teams, integrado ao Office365, tem como objetivo oferecer uma plataforma de comunicação mais completa, que vai além do chat empresarial.

Com essa ferramenta, é possível criar aplicativos, integrar outras plataformas e treinar bots para realização de pesquisas e consultas, além de criar um canal específico com menções personalizadas para e-mails da empresa na plataforma do Outlook.

Isso, além do chat interno e outras diversas funcionalidades únicas desse sistema. 

Com o Teams integrado a outras funcionalidades do Office365, a Microsoft oferece a sua empresa uma plataforma de comunicação completa.

O Teams oferece três planos de serviço anual e um plano gratuito, mas só o mais caro, de R$114,30 por usuário/mês, conta com todas as funcionalidades do Office365. Confira todos eles aqui.

Flowdock

O Flowdock é um chat com objetivo de organizar fluxos de trabalho e oferecer um espaço de colaboração entre as equipes. 

As conversas no chat podem ser classificadas por assuntos e cores. Dessa forma, a organização dos tópicos fica mais fácil de ser identificada.

O Flowdock é grátis para até cinco usuários e oferece um teste gratuito de trinta dias para os seus outros dois planos: Standalone e Enterprise.

O plano Standalone custa três dólares ao mês por usuário e oferece vantagens como integrações infinitas e fluxo de mensagens ilimitado.

O plano Enterprise custa nove dólares ao mês por usuário e inclui benefícios como SSO (Single Sing-on, tecnologia que permite utilizar uma mesma senha em várias plataformas diferentes de forma segura) e criptografia de dados, entre outras vantagens.

call center

Chat para comunicação externa

A comunicação externa se dá por qualquer forma de conversa e atendimento entre a sua empresa e seus consumidores. Essa comunicação pode ser feita por meio de diversos canais diferentes, como aplicativos, sites, telefones, e-mails e, é claro, o chat.

O uso dos chats como forma de atendimento cresceu muito nos últimos anos devido a demanda dos usuários. Pesquisas da Sercom apontam que os consumidores preferem o serviço de atendimento por chats do que por telefone.

Isso porque, com o chat, os consumidores sentem que estão sendo atendidos mais rapidamente. De acordo com o estudo, a principal reclamação dos usuários com o SAC telefônico é a longa fila de espera no atendimento.

Além disso, também podemos levar em consideração a mudança na preferência de atendimento levando em conta o avanço tecnológico. O constante uso da internet e das redes sociais mudaram a forma como nos comunicamos a nível pessoal, e isso muitas vezes reflete na relação do consumidor com a empresa.

Dessa forma, oferecendo uma forma de contato por chat para o seu cliente, você traz mais variedade aos canais de comunicação da sua marca e se aproxima mais do que o seu consumidor deseja.

Vale lembrar que um atendimento mais humanizado, focado em oferecer comodidade e satisfação ao usuário, é uma das técnicas de venda mais importantes para diferenciar sua marca dos concorrentes.

Além disso, oferecer uma plataforma onde é possível se conectar com seu cliente via chat também traz outros diversos benefícios para o seu negócio. Vamos citar alguns a seguir:

Registro

Com uma comunicação por chat, o histórico de conversa entre atendente e cliente ficará disponível para ambas as partes.

Dessa forma, fica um registro disponível, de forma simples e prática, de tudo que foi acordado entre empresa e consumidor.

Com o SAC, a gravação das ligações também fica disponível para ambos através de um protocolo de atendimento. No entanto, a liberação da gravação pode demorar muito mais do que apenas revisar o histórico de conversas do chat.

Dessa forma, fica mais difícil acontecer algum mal entendido entre cliente e empresa. E, mesmo que haja, ele pode ser resolvido de forma rápida, graças ao registro de conversa.

Isso é ótimo para que os funcionários não precisem perder tempo atendendo ligações de clientes insatisfeitos por alguma falha na comunicação entre atendente e consumidor, já que toda a conversa estará gravada e disponível para que o cliente acesse na hora que quiser, sem necessidade de contatar a empresa novamente.

Redução de custos

Outra característica interessante para as empresas é a redução de custos que a implementação de um chat pode trazer para o seu negócio.

Isso porque, contatando os clientes por essa plataforma, sua empresa não precisa gastar com a realização de chamadas.

De acordo com estudos, utilizar essa ferramenta aumenta a conversão de vendas em 20% e resultar em um retorno de até 305% no investimento do seu negócio.

Dessa forma, utilizando o chat para contatar os clientes, seu negócio pode economizar muito nas tarifas telefônicas.

Agilidade

Outro benefício importante que o chat oferece para comunicação externa da sua empresa é a ideia de rapidez e agilidade que a plataforma oferece aos consumidores.

Como vimos antes, muitos clientes escolhem esse canal de contato porque preferem uma resposta mais imediata dos atendentes e não querem ter que enfrentar as filas de espera do SAC.

Portanto, ao oferecer o chat como forma de contato, sua empresa passa uma imagem positiva de prontidão e agilidade na comunicação, que é o que muitos clientes procuram no atendimento.

Além do mais, oferecendo a opção de atendimento por chat, é possível diminuir a fila de espera na rede de telefonia da sua empresa. 

Isso porque, oferecendo outros serviços de comunicação, você cria mais oportunidades para os clientes se dispersarem entre diferentes canais de atendimento, e isso evita que algum deles fique sobrecarregado.

Além disso, com o chat, seu atendente pode gerenciar várias conversas ao mesmo tempo, tornando mais fácil a comunicação e ainda reduzindo a fila de atendimento no telefone.

Desvantagens do chat para comunicação externa

O chat é uma ferramenta completa e muito importante para uma comunicação imediata e organizada em uma empresa.

No entanto, ele não pode ser a única forma de comunicação de atendimento oferecida para o seu consumidor.

Isso porque, quando o assunto é comunicação externa, o chat sozinho é um canal de comunicação incompleto.

Afinal, muitas pessoas ainda não adotaram esse tipo de atendimento e preferem outros meios de contato. 

Além disso, oferecer diferentes canais de comunicação vai dar ao seu cliente uma experiência mais completa com a sua marca. Até porque, de acordo com um estudo da Harvard Business Review, 73%, das pessoas utilizam mais de um canal de contato com uma empresa antes de realizar uma compra.

Outra desvantagem do chat como comunicação externa é que as conversas entre atendente e consumidor são administradas de forma mais fria e podem não ser tão claras. Ou seja, a possibilidade de ruído na comunicação externa pelo chat é maior. 

Uma conversa mais empática e explicativa ainda é um benefício disponível apenas através do telefone (ou pessoalmente). Portanto, substituir por completo esse canal de comunicação por chat não é uma boa ideia.

Conclusões

O alinhamento da comunicação interna e externa de uma empresa é muito importante para manter o atendimento fluído e organizado.

Uma empresa completa oferece vários canais de comunicação para o consumidor, e deixa ele escolher o que mais o agradar na hora de fazer o contato.

Por isso, é importante manter todos os canais de comunicação possíveis entre o cliente e a marca, se possível, de forma integrada.

Pensando nas ligações, a Nvoip oferece realização de chamadas por tarifas muito mais em conta. Isso, porque utilizamos a tecnologia VoIP, ou seja, uma rede telefônica que transmite dados pela internet.

Com a Nvoip, sua empresa vai economizar muito mais na hora de se comunicar com seus clientes por telefone. 

Além disso, nós oferecemos outras diversas vantagens que vão ajudar a profissionalizar seu negócio e otimizar a comunicação da sua empresa, como gravação de ligações, integração grátis com diversos sistemas, criação de ramais, URA, relatórios de chamadas e muito mais.

Disponibilizando o chat e o serviço de telefonia em nuvem para o seu público, sua empresa vai oferecer opções diversificadas de contato para os consumidores sem gastar muito por isso.

E aí, ficou com alguma dúvida sobre a telefonia digital? Fale agora mesmo com um dos nossos consultores.

Na Nvoip, você tem R$5 de créditos para testar a plataforma, basta se cadastrar no painel.

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