fax - esse recurso ainda é necessário
Pedro Caetano

Pedro Caetano

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Fax: ainda faz sentido usar esse recurso?

Você provavelmente sabe o que é fax, mas será que ainda faz sentido usar esse recurso no ambiente corporativo moderno? É isso que vamos tentar te responder no texto de hoje.

O fax já foi amplamente utilizado no mundo corporativo, por ser útil, simples e ter o custo baixo.

Era considerado uma solução simples para a transferir documentos remotos.

Quer saber mais sobre esse aparelho, a sua história e se ainda faz sentido investir nele para a sua empresa? Então é só continuar a leitura.

O que é o FAX?

Fax ou fac-símile, é o nome dado ao processo de transferência de documentos por meio de uma linha telefônica.

O dispositivo que torna isso possível acabou por receber o mesmo nome do processo.

Porém, isso não fala muito sobre o que realmente é o fax.

Pra responder essa pergunta a explicação é um pouco mais conceitual do que técnica.

Imagine um cenário onde você precisa urgentemente de um documento assinado pelo seu sócio, mas ele está em uma filial da empresa em outra cidade.

O que fazer?

O fax é a resposta para esse problema.

O fax permite que a transferência de documentos seja feita de maneira remota, através da utilização de linhas telefônicas.

Como funciona?

O fax é composto por 3 diferentes tecnologias que tornam possível a transferência de imagem e texto.

Essas tecnologias são:

  • Um scanner;
  • Uma linha telefônica;
  • Um modem.

E para que um fax seja feito primeiro é necessário que você use o scanner para fazer uma cópia digital do documento.

Após isso, as informações do escaneamento são guardadas em uma memória binária.

Então, o arquivo digital é transformado em um sinal elétrico que é enviado para o modem, depois, o arquivo é encaminhado pela linha telefônica em formato de eletricidade.

Ao final, o aparelho fax receptor realiza um processo inverso. Ele converte o sinal elétrico em dados e os transmite para uma impressora.

A história do FAX

A história do fax tem início no ano de 1843, antes mesmo da invenção do telefone. Com a criação da patente de um telégrafo elétrico capaz de transmitir imagens, criada pelo físico escocês Alexander Bain.

Após isso, em 1860, o engenheiro italiano Giovanni Caselli instalou, nas redes telegráficas entre Paris e as cidades de Lyon e Marseilles, o pantelégrafo.

O pantelégrafo é, basicamente, um fax rudimentar criado para uso comercial.

Além disso, ao mesmo tempo, na Rússia, uma linha teste de fax foi implantada ligando as cidade de Moscou e São Petersburgo.

Estas linhas eram de uso exclusivo dos Czares. No começo, os aparelhos de fax faziam apenas cópias em preto e branco.

Mas, com o passar dos anos, a tecnologia evoluiu e os aparelhos de fax passaram a contar com cópias coloridas.

Falando em mudanças temporais, você sabia que a ultima vez que o protocolo de transmissão dos faxes recebeu uma atualização foi em 2005?

Pois é, em 2005, o atual protocolo de fax, chamado de T.30, recebeu sua última atualização oficial, feita pela agência internacional ITU-T.

Mas, antes disso, o fax já vinha sendo substituído por tecnologias mais simples e baratas.

Prós e contras no uso do fax

A maior vantagem no uso do fax é a simplicidade.

Para que você possa enviar um fax o processo é bem simples: você só precisa colocar o documento na máquina, discar o número para o qual deseja enviar, esperar o que a outra máquina “atenda” e então apertar o botão start.

Receber um documento é mais fácil ainda. Você só precisa configurar sua máquina no modo automático e não há a necessidade de que você faça mais nada.

No entanto, você tem que se atentar ao fato de que o envio de documentos por meio do fac-símile não é feito apenas de coisas boas.

O tempo de “espera” faz com que você perca a eficiência do processo, o envio mais a impressão de uma página podem levar até seis minutos para ser concluído.

Isso acontece porque a maioria das máquinas usam uma impressora térmica, com baixo custo de impressão, que gravam as imagens em um papel sensível ao calor.

Agora, imagine um momento onde você tenha a necessidade de enviar um documento com 100 páginas para o seu sócio.

Considerando o tempo mínimo que uma maquina de fac-símile demora para fazer a impressão, esse processo demoraria, no mínimo, 1 hora e 40 minutos.

Já pensou ter que esperar isso tudo para pegar o seu documento?

Outra grande desvantagem no uso desse tipo de método para enviar documentos é a baixa qualidade do material.

Na prática, isso significa dizer que enviar imagens ou fotografias pelo fax já não é a sua melhor opção, sobretudo se comparado as novas tecnologias disponíveis no mercado.

Recursos que substituíram o fax

Você deve ter reparado que ninguém mais usa fax hoje em dia, né? Essa tecnologia passou a ser considera obsoleta ao mesmo passo que a internet surgiu.

Isso porque de fato a internet torna possível que você envie arquivos com muito mais agilidade e ainda economize bastante.

Atualmente, o envio de documentos, imagens e mensagens pode ser feito através de vários serviços, plataformas e apps.

Alguns destes serviços são usados para atividades recreativas e de entretenimento, como é o caso das redes sociais tais quais Instagram, WhatsApp, Twitter, etc.

Mas é nítido que, cada vez mais, essas redes estão sendo utilizadas com finalidade comercial. E as versões “business” não param de surgir.

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Porém, outros canais de comunicação tem a usabilidade bem parecida com a de um fax, como o e-mail.

Com o uso de um e-mail, você é capaz de enviar um documento para qualquer lugar do mundo em segundos, sem perder a qualidade das imagens e das palavras, e pode imprimir depois caso seja necessário.

Outras soluções online para o ambiente corporativo

Hoje, existem diversas formas de comunicação, transferência de arquivos, gerenciamento de vendas e marketing no meio corporativo, a maioria é feita online.

Quer saber mais sobre algumas delas? Então vamos lá!

Ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração existem com a finalidade de que todos os seus funcionários possam ver o trabalho que está sendo feito.

Assim, todas as pessoas conseguem opinar sobre como melhorar.

De forma resumida, as ferramentas de colaboração servem para criar um ambiente de coworking digital.

Google Drive

O Google Drive é uma plataforma de colaboração voltada para pequenas empresas.

As ferramentas disponíveis nesta plataforma – Google Docs, Google Sheets e Google Presentation – são muito similares as disponíveis no pacote do Microsoft Office – Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft Power Point.

Porém, possui menos funcionalidades já que é que um software web gratuito.

Além disso, a plataforma do Google Drive permite que você compartilhe o seu trabalho (documentos e planilhas) apenas com os colaboradores da sua empresa.

Slack

O Slack é, basicamente, um aplicativo de mensagens. Antes que você se pergunte, existe uma diferença desse sistema para outros mensageiros instantâneos.

Bem, com o uso do slack você pode dividir a empresa em canais de mensagens específicos para cada setor do seu negócio.

Nesse sentido, você pode segmentar os canais de chat de forma que as mensagens do setor comercial não interfiram nas conversas do setor de suporte, por exemplo.

Outra vantagem em usar o Slack é que, mesmo com funcionalidades limitadas, você pode utilizar ele como um SaaS gratuito.

No entanto, você precisa pagar uma mensalidade se quiser desbloquear os recursos premium.

Ferramentas de design

Outra área importante de qualquer empresa é o marketing. A sua equipe de marketing precisa de boas soluções de design para que possa fazer um trabalho de qualidade.

Por isso, a gente separou duas ferramentas importantes para te apresentar.

Confira:

Shutterstock

Você provavelmente já precisou de uma imagem específica, sobre alguma tema, e sofreu para encontrar, certo?

Por isso, o Shutterstock existe, essa ferramenta te oferece um extenso banco de imagens.

Ou seja, você pode procurar por qualquer tema, achar uma imagem que te agrade e pagar pelo direito de uso dela.

Eliminando a necessidade de que você contrate um fotografo só para poder tirar a foto de um cachorro para a sua propaganda, por exemplo.

Canva

O Canva é outra ferramenta importante para pequenas empresas. Ao fazer uso deste serviço, a sua empresa pode criar e editar imagens de forma gratuita.

Você pode usar as imagens que conseguiu no Shutterstock em conjunto com o Canva e, assim, ter um design mais completo.

Sendo assim, você consegue criar uma campanha de marketing inteira com baixo investimento.

Ferramentas de administração

A sua empresa também precisa de ferramentas e plataformas que ajudem na administração.

Com isso, o trabalho fica muito mais simples e funcional.

Quer conhecer algumas dessas ferramentas? Então, é só continuar lendo.

Sliptree

De forma bem simples, o Sliptree é uma plataforma que te permite criar faturas de forma rápida.

Ou seja, ele transforma o complexo trabalho de criação de faturas para clientes e fornecedores em algo mais simples e otimizado. Mas, claro, essa tarefa é feita adequadamente a cada remetente.

Além disso, o Sliptree ainda permite que você faça a personalização das suas faturas, incluindo logos, modificando taxas ou até mesmo traduzindo ela para outro idioma.

URA

A URA ou Unidade de Resposta Audível é uma ferramenta de administração um pouco diferente.

Ela administra as linhas telefônicas e ramais internos da sua empresa.

Pode parecer pouca coisa, mas com o uso de uma URA o seu negócio ganha um forte aliado no atendimento aos clientes.

Nesse sentido, o uso de um serviço de URA torna possível que você crie menus personalizados para segmentar o atendimento telefônico da sua empresa.

Além disso, a URA permite a gravação de mensagens de voz personalizadas para cada parte do atendimento.

Por fim, você ainda pode conectar a sua URA a diversos serviços por meio de uma API.

Aqui na Nvoip oferecemos essas integrações de forma nativa com a nossa URA.

Ferramentas para mídias sociais

No mundo atual, as mídias sociais são a forma da sua empresa se mostrar para o mundo.

Por isso, você deve garantir que o seu negócio tenha ferramentas que auxiliem a monitorar dados e gerir as redes sociais.

Dessa forma, você pode predizer os assuntos mais interessantes e estar sempre por dentro das novidades, dando mais atualidade para a sua marca.

Continue lendo que vamos te contar sobre algumas ferramentas para essa finalidade.

Google Alerts

Esta ferramenta do Google tem como principal função auxiliar no monitoramento dos resultados de buscas relacionados ao seu negócio e de seus concorrentes.

A forma de usar é simples: basta que você cadastre as palavras-chaves e sempre que houver um resultado de busca desta palavra você será notificado.

Bitly

O Bitly é, principalmente, um serviço que você pode usar para encurtar os links das suas páginas na web e torná-los mais amigáveis para os consumidores.

Porém, este serviço também serve como monitoramento de endereço web.

Ou seja, ele pode fornecer informações interessantes sobre os acessos feitos ao site da sua empresa.

Ele pode, por exemplo, mostrar quantos cliques um link teve, qual a cidade de onde vieram esse acesso e muito mais.

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Google Analytics

Essa é a ferramenta mais conhecida e utilizada para o monitoramento de tráfego.

Além de ser gratuita, o Analytics oferece uma grande quantidade de funcionalidades úteis para você e sua empresa.

Com ela é possível que você saiba de onde vem os acessos ao seu site, o tempo gasto em cada página, os cliques que levaram a uma ação de compra e muito mais.

O serviço do Google Analytics é tão completo que muitas pessoas até fazem cursos para aprender a usar a plataforma por completo.

Ferramentas para anúncios

Os anúncios são outro braço importante para o sucesso da sua empresa na internet. Junto as demais ações de marketing, é a forma mais eficaz de captar novos clientes e atingir públicos diferentes.

Por isso, as ferramentas e plataformas que auxiliam a criação de anúncios não poderiam ficar de fora da nossa lista. Veja as mais usadas no mercado.

Facebook Ads

Hoje, ter uma conta no Facebook e no Instagram é algo tão comum quanto escovar os dentes.

Por essa razão, os anúncios veiculados por meio da plataforma do Facebook tem a capacidade de atingir um público muito grande.

Além disso, com o Facebook Ads você pode segmentar as propagandas para atingirem um público alvo extremamente específico.

É possível que você escolha inúmeras variáveis demográficas e socioculturais. Por exemplo: a cidade, a idade, os gostos e hábitos daquele grupo de pessoas que você quer atingir com seus anúncios.

Google AdWords

O Google AdWords é a plataforma de publicidade online da Google. Ela exibe seus anúncios em forma de links patrocinados sempre que uma busca é realizada.

Os resultados são baseados nas palavras-chaves usadas pela pessoa que fez a pesquisa.

Ou seja, se uma pessoa pesquisa, por exemplo, por “cachorros” e você tem uma campanha do seu Petshop que utiliza essa palavra-chave, provavelmente o seu anúncio será exibido.

Mas, claro, a plataforma não é tão simplista assim. Você tem outras variáveis para acompanhar, medir e validar.

Ferramentas de comunicação

A comunicação dentro de uma empresa é parte fundamental do processo.

Então, vamos falar sobre algumas das ferramentas atuais que ajudam nesse processo, seja pela troca de mensagens ou transferência de documentos.

E-mail

Hoje, ter um e-mail é praticamente um necessidade para estar inserido no meio digital.

Logo, é justo afirmar que todos têm um e-mail, independente da plataforma. As principais são: Gmail, Outlook, Uolmail ou qualquer outro.

Com um e-mail você pode enviar mensagens de texto para os seus colaboradores, a fim de marcar uma reunião, mandar um lembrete e por aí vai.

Além disso, é possível enviar imagens, vídeos e documentos em anexo sem que eles percam a qualidade – um dos principais problemas de recursos “antigos” como o fax.

Número virtual

Um número virtual é um número telefônico criado a partir da tecnologia VoIP (Voice Over Internet Protocol).

Ou seja, com um número virtual, você faz ligações pela internet, sem a necessidade de uma linha de telefonia convencional.

Além disso, os número virtuais possuem, em sua maioria, integrações que podem ser feitas de maneira simples com sistemas como a URA, HubSpot, Pipedrive, entre outros.

Isso tudo pode auxiliar a sua empresa a ter um melhor relacionamento com os clientes.

Fax online

Após o sumiço dos serviços de fax, por conta de tecnologias mais avançadas, surgiu o Fax online ou Fax Internet, como também é conhecido.

Algumas empresas de telefonia e internet, atualmente, passaram a oferecer o serviço de fax para e-mail.

Neste formato de fac-símile, você recebe um número de telefone virtual que é apenas representativo.

Caso alguém envie um fax para esse número, a empresa recebe a mensagem por você e a converte em um arquivo de imagem ou em um PDF, caso seja um documento, e então te envia o arquivo por e-mail.

Além disso, você pode usar o seu número virtual da Nvoip para se cadastrar neste tipo de serviço.

O fax ainda faz sentido?

O fax por mais datado que seja, ainda é um forma utilizada por alguns empreendimentos para a transferência de documentos.

Ainda hoje é possível encontrar fac-símiles em agências do governo, por exemplo.

Isso acontece porque o fax segue como uma solução segura e que evita que documentos importantes sejam interceptados com muita facilidade.

Ao contrário do e-mail, onde basta um vazamento de senhas para que dados sensíveis se tornem públicos.

Além disso, a tecnologia vem buscando se reinventar, esse ponto ficou evidente com a criação do fax online.

Ou seja, a tecnologia de fax provavelmente continuará “viva” por muito tempo.

Embora ela possivelmente venha a perder lugar no mercado, novamente, ela ainda é uma forma confiável de se transferir documentos e por isso seu uso ainda é justificado.

Considerações

E aí, depois do que leu, você acha que ainda faz sentido usar um fax na sua empresa? A nossa dica é: avalie o seu perfil empresarial e invista nas tecnologias certas.

Falando em tecnologia, você já sabe como funciona um serviço de telefonia em nuvem? Venha conhecer os planos de número virtual da Nvoip.

Tem medo de que a tecnologia VoIP não seja tudo isso? Tudo bem, a gente te dá R$5,00 para testar a nossa plataforma, você só tem que se registrar no nosso painel.

Se restou alguma dúvida é só entrar em contato com a gente. Estamos disponíveis em horário comercial para te auxiliar.

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