correio de voz
Livia Nonato

Livia Nonato

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O que é correio de voz?

Contar com um sistema de correio de voz é uma estratégia de comunicação de várias empresas. Esse recurso não é nenhuma novidade, mas ainda pode ser útil ao seu negócio. Aliás, hoje, há outras formas de se precaver e ser proativo na comunicação com o cliente. Quer saber mais sobre esse tema? Então esse texto foi feito para você.

A principal contribuição desse recurso é que você nunca ficará sem ser notificado dos seus recados. Ou seja, todas as mensagens dos seus clientes, colaboradores e parceiros estão garantidas.

Mas o uso de um sistema de correio de voz na sua empresa ainda é viável? E é a melhor das suas opções? Vamos falar mais sobre isso, siga a leitura.

O que é um sistema de correio de voz?

O correio de voz é um sistema de gestão das suas mensagens telefônicas. Também chamado de Voicemail, VMS e caixa postal, ele garante o atendimento automático do seu telefone.

Ou seja, caso a sua linha esteja ocupada, sem sinal ou até mesmo se o seu celular estiver desligado, você vai receber o recado. Pois esta é uma ferramenta que atende e grava a ligação não atendida.

Então, caso seja uma informação importante, o remetente pode deixar a mensagem para que você ouça e retorne o quanto antes.

Uma maneira prática de entender essa ferramenta é relembrando a funcionalidade de uma secretária eletrônica.

O correio de voz é, basicamente, como uma atendente eletrônica utilizada para centralizar a sua comunicação – seja ela pessoal ou empresarial.

Antigamente, esse era um recurso fundamental para a comunicação telefônica, mas com o desenvolvimento da tecnologia esse cenário mudou.

Hoje, você tem aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp e o Messenger, para enviar por texto, áudio e vídeo.

E por essa razão, muitas pessoas já não recorrem a um correio de voz envio de mensagens e recados.

No caso de empresas, a pessoa interessada no contato – se for o cliente, prospect ou lead – pode ir até o seu site mandar uma mensagem no chat e nas redes sociais.

Sendo assim, parece que cada vez mais nos distanciamos desse recurso, certo? Entretanto, algumas funcionalidades de telefonia podem substituir a função prática do correio de voz.

Se você quer entender o que é o correio de voz virtual, siga a leitura que falaremos disso abaixo. Vamos lá.

Correio de voz virtual

Um correio de voz virtual (voicemail virtual) é um modelo online desse recurso tão tradicional, geralmente, ele é usado com mais frequência por empresas que querem fazer contato com o cliente.

Como, por exemplo, quando a empresa precisa avisar sobre a entrega de um produto ou fazer uma cobrança, também pode ser útil na prospecção de leads.

Além de servir ao seu departamento financeiro, para notificar sobre pagamentos e reduzir a inadimplência.

Por definição, o correio virtual é um conjunto de recursos de telefonia ofertado por operadoras e/ou plataformas de serviço em nuvem.

De forma simples, em um serviço desse tipo as mensagens gravadas são armazenadas online. Assim, você pode ouvir quando quiser, basta ter internet para acessar a plataforma.

Com isso, você não precisa mais ligar para o número do correio de voz, como era feito em aparelhos com sistema operacional da iOS anos atrás.

O grande diferencial do correio de voz virtual, além do fácil acesso, é a possibilidade de personalizar a mensagem da sua caixa postal – com um tipo de saudação e as notificações que você receberá por email.

Esta funcionalidade permite que você tenha um controle maior do seu atendimento ao cliente, por exemplo. Desse modo, a gestão das chamadas será muito mais eficaz.

No tipo de uso pessoal ou em pequenas empresas (quando o empreendedor é o responsável pela comunicação, por exemplo), também é útil ter essa função para não perder os recados importantes.

Pois, dessa forma, você consegue gerenciar melhor a sua troca de informações com empresas, organizações e fornecedores.

Assim, você centraliza o seu sistema telefônico, consciente de que a chamada não atendida, vai para o correio de voz.

Esse serviço não é tão comum em operadoras VoIP, mas é um serviço que pode ser oferecido.

PABX virtual

Vantagens de um sistema de correio de voz para empresas

Com um correio de voz para empresas de qualidade, é possível personalizar configurações e atribuir diferentes mensagens automáticas para atendimento com diferentes equipes.

Alguns sistemas também enviam emails automáticos para os funcionários de atendimento ao receber uma chamada perdida, mesmo quando o cliente não deixa nenhuma mensagem.

Os emails, geralmente, incluem a data e o horário da ligação, assim como informações de identificação do consumidor.

Desse modo, o atendente pode retornar a chamada não atendida anteriormente.

Assim, o destinatário que recebe o email pode escolher retornar a ligação quando for mais conveniente.

Além disso, se o consumidor tiver disponibilizado um recado sobre o propósito da ligação, o funcionário pode focar em um atendimento especializado, pois já vai ter alguma noção do que o consumidor deseja.

Essa é uma ótima funcionalidade para o departamento de vendas e suporte, pois evita a perda do contato, mesmo quando o próprio consumidor pode ter desistido do atendimento.

Portanto, integrar o correio de voz ao email da sua empresa permite uma melhor organização da comunicação empresarial e aumenta o desempenho da equipe.

Com essa ferramenta, seus funcionários não precisam se preocupar com os clientes que não foram atendidos. Pois eles irão receber todas as informações para o retorno da ligação de forma automatizada, agilizando a comunicação.

De fato, o ideal é que seu atendimento não perca nenhuma chamada. Mas, caso ocorra, terão o recurso necessário para se precaver.

Como falamos, o correio de voz se remodelou em outras funcionalidades parecidas, conheça na sequência duas delas.

Operadoras de telefonia digital

Primeiro, vamos a definição do que é a tecnologia por trás dos serviços de uma operadora de telefonia digital. VoIP é a sigla do termo Voz sobre IP (Voice over Internet Protocol).

Na prática, essa é a tecnologia que permite que você realize chamadas telefônicas pela internet.

Em uma linguagem mais técnica, o que ocorre é a conversão da voz analógica em dados digitais. Na sequência, esses dados são transmitidos pela internet.

Assim, a sua ligação completa normalmente, só que agora a sua telefonia é virtual.

Então, uma operadora de telefonia digital, nada mais é, do que uma empresa que oferece serviços de comunicação de voz no ambiente virtual.

As provedoras profissionais de telefonia digital trabalham com as melhores rotas de saída, que são adequadas para a entrega de ligações de alta performance com um bom custo-benefício.

Ou seja, você não precisa se preocupar com ruídos ou oscilações de áudio durante a sua ligação online.

Nesse tipo de operadora, você pode usar vários serviços de telefonia – assim como nas empresas tradicionais -, mas eles serão armazenados na nuvem (assim como o correio de voz virtual, que falamos acima).

Esse é o grande diferencial do serviço e o fator que colabora para a redução de custos.

Aliás, no quesito economia, uma operadora de telefonia virtual pode te ajudar a baixar o seu gasto mensal em até 70%.

Tudo isso porque você não precisa investir em estrutura física, cabeamentos, visita e manutenção técnica. Ou seja, esta é uma tecnologia que se aprimorou para solucionar tudo de forma remota.

Ótimo né?! E ainda tem muito mais benefícios.

Agora, vamos te apresentar uma funcionalidade muito similar ao correio de voz. Continue a leitura.

Notificações em tempo real

Você já sabe que correio de voz foi pensado para te ajudar a gerenciar os seus recados, mas para a sua empresa não ficar utilizando um recurso em desuso e que já não é tão popular entre os consumidores, é hora de se atualizar.

Hoje, como serviço correlato aos números virtuais e nacionais, operadoras de telefonia digital possibilitam que você grave ligações e, depois, acesse o conteúdo na plataforma da empresa contratada.

Desse modo, você tem mais controle do atendimento (aprimorando a ideia de correio de voz). E pode escutar todo o conteúdo da gravação, avaliando exatamente como o seu time está atendendo aos clientes.

Assim, você aumenta a satisfação do cliente com o atendimento; e, ainda, pode identificar a necessidade de melhorar técnicas de atendimento ou até mesmo propor uma capacitação aos seus colaboradores.

Dito isso, podemos falar sobre um recurso ainda mais específico e parecido ao correio de voz: as notificações em tempo real.

Aqui na Nvoip, por exemplo, você pode liberar essa funcionalidade no painel da plataforma.

Mas como isso funciona? Simples, com as notificações, você recebe instantaneamente a informação de chamada não atendida no seu SAC.

O email vai te passar os dados do número que ligou, do ramal que não atendeu a ligação e do horário da chamada.

Com esses dados em mãos, você pode conferir com seu gestor/coordenador de atendimento o que houve. Assim, saberá se foi um problema pontual ou algo recorrente.

Ou seja, você consegue tomar decisões na sua empresa de forma mais assertiva.

Além de ser um administrador, você realmente vai estar fazendo a gestão do atendimento telefônico – que sabemos que ainda é um canal de aquisição e oportunidades muito importante.

Outras funcionalidades de atendimento

Achou que acabou? Existem, ainda, outras funcionalidades muito úteis para o seu gerenciamento de recados e atendimento.

Inclusive, outro recurso similar (e ainda mais eficazes) ao correio de voz, é a URA.

De forma simples, a URA (Unidade de Resposta Audível) é uma central telefônica. Com ela, você tem o gerenciamento completo das suas chamadas.

E isso é possível porque, com esse serviço anexo da telefonia digital, você tem a organização das filas de espera de cada departamento da sua empresa.

Além disso, você conta com o encaminhamento de chamadas e as trocas entre os ramais dos colaboradores da sua empresa, e ainda pode gravar mensagens específicas para esse momento de espera do consumidor.

A ideia é que você configure menus com perguntas e respostas para direcionar o cliente da sua atendente virtual para a sua equipe física.

Ou, melhor ainda, a URA pode solucionar o chamado sem a interferência humana. Dando mais tempo para a sua equipe desenvolver outras habilidades e realizar tarefas dependentes.

Dessa forma, todo muito ganha. O seu cliente com o tempo de atendimento menor, o seu atendimento passa a ser mais satisfatório e a sua equipe ganha mais tempo.

Viu só como o correio de voz é coisa do passado, mas de certa forma ainda se faz presente em novos recursos.

E esses recursos são, com certeza, ainda muito necessários para a sua comunicação empresarial.

Considerações

Agora, você entende melhor o que é um correio de voz, certo? Então, pode escolher com mais segurança uma das formas mais modernas de integrar o seu atendimento telefônico à tecnologia.

Se você está pensando em investir em um sistema de telefonia com ótimo custo-benefício, precisa conhecer melhor os planos e condições das operadoras de telefonia virtual.

Para te ajudar nessa missão, a Nvoip te oferece R$5 de créditos para testar a plataforma agora mesmo.

E, caso você ainda tenha dúvidas sobre esse sistema de telefonia e suas funcionalidades, pode falar com um dos nossos consultores.

A dica é: sempre compare e escolha a opção que atende às necessidades do seu negócio. Seja ela, um correio de voz tradicional ou a telefonia digital com as notificações em tempo real, o mais importante é que o serviço contemple as demandas do seu negócio.

Espero que você tenha curtido esse conteúdo. Continue acompanhando o blog da Nvoip e as nossas redes sociais.

Até a próxima!

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