Ter mais agilidade no atendimento faz toda a diferença para o crescimento da sua empresa. Pensando nisso, para negócios que fazem a prospecção por telefone, sobretudo em grandes empresas como contacts center e call center, é interessante contar com um discador automático de chamadas. Então, já conhece essa solução? Siga a leitura que vamos falar sobre esse tema no artigo de hoje.
Você pode ser mais eficiente em processos burocráticos. Muitas tecnologias foram desenvolvidas para isso.
Sendo assim, para você não “perder tempo” em tarefas repetitivas é importante conhecer melhor as soluções tecnológicas disponíveis no mercado.
Então, ficou curioso? Saiba o que é um discador automático e como ele pode ajudar na produtividade do seu time de atendimento.
Vamos lá?
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O que é um discador automático?
Como o próprio nome sugere, o discador automático é um sistema programado para fazer ligações que dispensa a interferência humana.
Ou seja, ele disca de forma automatizada um número de telefone para os operadores a partir de uma lista pré-definida.
Assim, você poupa o trabalho de discagem manual, evita erros de digitação dos números e oferece mais tempo para o seu time se dedicar ao cliente correto que já está segmentado.
Ele foi desenvolvido para dar mais agilidade à empresas que tem como foco a prospecção por telefone.
Podemos citar alguns segmentos empresariais clássicos que se beneficiam da funcionalidade de um discador, por exemplo, as instituições bancárias e de finanças, as grandes empresas com SAC estruturado, empresas B2B e os call centers.
Mas não se restringe apenas a estes modelos de negócios. Mesmo em pequenas e médias empresas, o discador pode ser bastante eficiente.
Conforme o seu atendimento for crescendo, o ideal é que as atividades extremamente operacionais sejam otimizadas. E nisso a tecnologia pode te ajudar.
Com essa solução, que aplica a tecnologia automatizada, você pode aumentar a eficiência dos colaboradores, melhorar a retenção e relacionamento com os clientes, aplicar pesquisas de satisfação e muito mais.
Seguindo essa lógica, você consegue ter os seus colaboradores mais focados em ações estratégicas.
Sendo assim, fica mais viável estabelecer metas e indicadores de crescimento para o seu negócio.
Mas, como nem tudo são flores, é preciso sempre ter atenção redobrada as condições legais para que o contato com o cliente não seja invasivo.
Principalmente para que as chamadas feita com o discador automático não cabem prejudicando o seu negócio ao invés de ajudar.
Então tenha sempre em mente as boas práticas comerciais!
Modelos de discagem automática
Como podemos observar nos exemplos acima, seguindo os protocolos corretos, você consegue aprimorar a performance do seu time de vendas.
E ainda pode ter um melhor NPS (também chamado de Net Promoter Score, um dos indicadores de desempenho empresarial mais importantes) dos clientes.
Dito isso, podemos afirmar que o discador automático de chamadas é um tipo de recurso que contribui significativamente com o atendimento.
O discador de chamadas, de modo geral, é uma solução bastante acessível porque opera em um sistema Cloud.
Neste tipo de tecnologia, você consegue ter toda a operação e dados sendo enviados para a nuvem.
Basicamente, em uma solução desse tipo, o armazenamento dos códigos de programação “trabalham” em conjunto com uma base de dados para realizar uma ação.
No caso dos discadores, por exemplo, você conecta as informações da sua cartela de clientes ao sistema para segmentar as ligações automáticas.
A cartela de clientes nada mais é do que a sua lista de mailing, ou seja, aquele lead que deixou a informação de telefone com a sua empresa.
O contato da lista de mailing também inclui aquele consumidor que já esteve em contato com a sua empresa, ou até mesmo uma empresa parceira de fornecimento.
Todos esses números de telefone servem para nutrir o seu setor comercial, em todas as fases do funil de vendas.
Assim, os seus atendentes terão sempre prospects para fazer uma abordagem comercial.
Agora, vamos falar um pouco mais das contribuições desse modelo de solução e também te apresentar os tipos de discador que você encontra no mercado hoje.
Além do discador automático, temos mais três tipos bem característicos e muito utilizados.
Listamos os principais abaixo:
1 – Discador preditivo
O nome da ferramenta já releva sua utilidade. O discador preditivo é chamado desta maneira porque foi desenvolvido para “prever” a quantidade ideal de ligações que devem ser realizadas naquele momento.
O objetivo dele é sempre manter toda a operação falando, com tempo de ociosidade mínimo, tomando cuidado para manter também um índice de abandono reduzido.
Esta ferramenta otimiza a mão-de-obra e aumenta os contatos efetivos.
O discador preditivo também permite que o operador avise o sistema, se é preciso mais tempo para atender certo cliente.
Desta forma, as discagens não são iniciadas, o que gera economia na parte telefônica.
O dispositivo também oferece a possibilidade de o operador avisar que vai desligar antes, fazendo com que o sistema disque antes do tempo previsto.
Um diferencial apresentado pelo discador, é o Hit Rate Dinâmico. Um benefício que permite que o sistema calcule a quantidade de discagens ideais para conseguir um “alô” do outro lado da linha.
Dessa forma, o sistema garante que o operador vai ficar pouco tempo esperando o próximo cliente.
Funcionamento
O discador preditivo analisa os atendimentos dos operadores e formula alguns dados.
Com essas informações, o sistema faz simulações e consegue prever quando o atendente vai ficar disponível para a próxima ligação, começando a discagem automaticamente.
Ele usa um algoritmo sofisticado para diminuir a quantidade de tempo de inatividade gasto pelos operadores do call center.
Tecnicamente, o algoritmo é programado para uma configuração personalizada que leva em conta o número médio de chamadas atendidas, o número relativo ao tempo de resposta e também o tempo geralmente gasto em uma chamada.
No modo de discagem preditiva, o sistema faz uma chamada de saída.
Se a chamada for atendida pela caixa postal, o sistema deixa automaticamente uma mensagem e passa para a próxima chamada.
Caso seja respondida por uma pessoa, o sistema exibe uma janela de alerta no computador de um colaborador disponível para que ele possa se conectar ao cliente já em linha para começar o atendimento.
Com toda essa automatização, o discador preditivo é muito mais avançado e pode fazer toda a diferença na sua operação.
2 – Discador Preview
Esse modelo de de discador foi criado para dar mais assertividade na operação. Além de, claro, prezar pela qualidade dos contatos realizados.
Antes de fazer uma ligação de prospecção, o atendente visualiza todos os dados do consumidor e aciona o botão discar quando estiver pronto.
Essa otimização é feita com o objetivo de aumentar a eficiência dos contatos e melhorar o atendimento ao cliente.
Porém, sabemos que para alcançar esse resultado é preciso que sejam feitas várias ações em conjunto.
Por exemplo, a produtividade dos atendentes dependerá mais dos treinamentos e da qualidade dos relatórios e histórico de emitidos.
Já que os operadores precisam entender como usar as informações na ligação de forma efetiva e produtiva.
Com uma modificação do pitch de vendas, o seu time de atendentes pode ser muito mais convincente e acabar fechando até mesmo vendas complexas.
Como consequência, o seu negócio vai ter mais rentabilidade financeira.
3 – Discador progressivo
O discador do tipo progressivo é muito similar ao que nomeamos como “automático”.
Entre todos os tipos disponíveis a diferença está no modo de operação do dispositivo.
Na versão progressiva o que ocorre é a realização de chamadas de saída de forma automática, o sistema só transfere a ligação quando o cliente está na linha.
Em termos gerais, os discadores progressivos são indicados para Call Centers que necessitam reunir informações suficientes para gerar estatísticas e indicadores confiáveis.
Há empresas que consideram essa forma de discador menos invasiva do que o formato preditivo.
A grande mudança de um modelo para o outro é a disponibilidade do atendente. Na versão progressiva, o seu agente vai estar sempre online.
Já no preditivo, a ideia é o sistema trabalhar com a previsão de tempo de atendimento. O progressivo garante a liberação da chamada apenas depois de confirmar a disponibilidade do colaborador.
Quer saber quais os benefícios de implementar algum desses modelos na sua empresa? Então siga a leitura que vamos te apresentar cada uma delas.
Vantagens do sistema
Um sistema automatizado beneficia (e muito) a execução de uma tarefa repetitiva. Para profissionais de atendimento é muito importante a agilidade dos processos, além da cordialidade, para atingir os objetivos diários.
Então, se de alguma forma, um sistema de automatização puder auxiliar nas atividades do seu time ele é bem-vindo, não é mesmo?!
Sendo assim, veja quais algumas das contribuições do discador em uma empresa.
Aumenta a performance da sua empresa
Um dos melhores benefícios de um discador automático é ter mais chamadas feitas na metade do tempo.
Isso acontece porque o discador conecta seus agentes apenas as chamadas ativas. O sistema pula números ocupados, números fora de alcance e sem resposta.
O algoritmo de previsão acelera ou desacelera sua taxa de discagem para aumentar o tempo que os operadores passam conversando com leads. E minimiza a ocorrência de um contato quando não há colaboradores disponíveis.
O algoritmo aprende com a experiência passada em cada campanha.
E está continuamente aprimorando as configurações para aumentar a produtividade. Isso não é incrível?
Mais eficiência
O discador libera os colaboradores da tarefa de fazer discagens manuais. Ele mesmo determina os melhores horários para ligar.
Prevê quando uma chamada atual vai ser concluída e faz a discagem do próximo número seguindo um mailing de maneira automática.
A tecnologia também permite a combinação de chamadas, o que significa que o discador pode trabalhar em conjunto com um sistema de distribuição de chamadas automatizado para atribuir chamadas aos colaboradores disponíveis nos canais ativo ou receptivo.
Portanto, os funcionários têm menos tempo ocioso, mais produtividade e melhor desempenho no atendimento.
Vendas aceleradas
Estar conectado aos clientes certos é a chave para realmente fechar uma venda. A segmentação do mailing é um dos diferenciais de um sistema de discagem.
Se você ligar para uma lista segmentada tem uma maior chance de ser atendido. E, como consequência, mais chances de conversão.
Isso ocorre porque com o discador, você conduz os colaboradores aos clientes e aos leads com maior probabilidade de conversão.
Recursos como registro de chamadas, regras de retorno de chamada, gravação de ligações e outros processos automatizados, economizam tempo dos funcionários e permite que eles se concentrem em buscar os leads mais fortes e fechar vendas.
O que leva a melhorias de desempenho significativos.
Mais satisfação no atendimento e melhoria no relacionamento com o cliente
O discador também pode atuar no aumento da satisfação do cliente.
Isso porque eles são contatados em horários convenientes, em que estão realmente interessados em saber mais sobre seus produtos e serviços.
Fator que facilita o fechamento e leva à fidelização.
E em consequência da otimização do tempo, os colaboradores tem um período maior para conversação qualificada e ficam menos tempo ociosos.
Ou seja, o discador preditivo resulta em um número significativamente menor de desligamentos de clientes nas chamadas.
Mais econômico
O discador também tem um excelente custo-benefício. Sobretudo se for utilizado o modelo Cloud, que permite a gestão do sistema online para os seus colaboradores, independente de onde estiverem.
Uma vez que, em pouco tempo, você já tem o retorno do investimento.
Além disso, essa ferramenta reduz os custos operacionais da sua empresa.
Visto que menos chamadas são perdidas e menos colaboradores são necessários para as campanhas.
Também é válido ressaltar que o tempo ocioso dos colaboradores é reduzido.
E com as taxas de abandono mais baixas, temos reduções significativas de custos e aumento de lucros.
Considerações
Viu só como o discador automático de chamadas pode fazer a diferença no atendimento da sua empresa? Então, essa é mais uma das tecnologias da era das transformações digitais.
Para você que quer modernizar, cada vez mais, o seu negócio com serviços úteis e com custo-benefício evidente, é interessante conhecer mais sobre a telefonia VoIP.
Com essa solução, você economiza em até 70% com a sua telefonia corporativa.
Espero que você tenha curtido esse conteúdo. Continue acompanhando o blog da Nvoip.
Até a próxima!
