A gestão de telefonia pode ser mais simples do que parece
Lívia Amorim

Lívia Amorim

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Gestão de telefonia

Gestão de telefonia
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Você não pode se dar ao luxo de deixar qualquer aspecto da empresa fora do controle, não é mesmo? É preciso que tudo esteja calculado e dentro dos parâmetros para garantir o sucesso do seu negócio. Atualmente, infelizmente, muitas pessoas ainda têm que se preocupar com a telefonia e sentem que perdem o controle dos aspectos que envolvem a comunicação da sua empresa. A telefonia é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Por isso, vamos ajudá-lo a entender como fazer a gestão de telefonia da sua empresa

O que é Gestão de Telefonia?

A gestão de telefonia é mais do que controlar os custos e mapear os gastos. Pois além disso, é necessário investigar os fluxos e investimentos em cada processo que se discorre, saber exatamente qual é o tempo gasto em cada procedimento e entender como cada etapa pode ser otimizada.

Assim, a comunicação da sua empresa ocorre de maneira simples e aperfeiçoada. Portanto, gasta-se apenas o necessário para que o processo ocorra de maneira adequada e satisfatória.

Agora que você já sabe o que é Gestão de Telefonia, a pergunta que fica é: Como fazer esse controle?

Como fazer a Gestão de Telefonia?

1 – Mapeamento de dados e gastos

O primeiro passo a ser realizado é o mapeamento de dados e gastos. Então, é necessário fazer toda a coleta de dados antes de qualquer ação. Somente com o mapeamento será possível descobrir como aperfeiçoar o processo e otimizar as atividades.

Então, o primeiro passo consiste na coleta, identificação, análise e organização de faturas, contratos, pagamentos dos clientes, tempo gasto no telefone, entre outras métricas que podem ser identificadas com as KPIs de telefonia.

A organização da casa é o processo inicial para lidar com dados concretos e reais, de forma que essa quantificação possa ser acessada de maneira rápida e facilmente compreendida. Assim, é possível seguir para a segunda etapa.

2 – Análise dos pagamentos e contratos

Esse é o momento de focar nos pagamentos e na quantidade de dinheiro investido em cada contratação. Além disso, é necessário mapear o ciclo de vida de cada contrato. Isso implica na descrição de todos os benefícios do plano de telefonia e no estudo dos contratos e seus aspectos como a duração do contrato, por exemplo. Mas não esqueça de que é preciso saber quais são os termos do serviço contratado.

No entanto, não basta apenas conhecer quais são os termos contratuais, é necessário saber se tudo o que foi acordado está sendo entregue pela operadora de telefonia. Caso exista alguma irregularidade, é possível contestar junto às operadoras em uma Auditoria Retroativa. Com isso, é possível obter o ressarcimento de valores pagos irregularmente ou que não estejam de acordo com os termos do contrato.

Mas esteja sempre atendo ao fim do período contratual. Afinal, esse é o momento certo para realizar uma mudança sem pagar multas de fidelidade ou outros encargos.

3 – Levantamento do perfil de utilização

Agora que a empresa já sabe quais são os planos contratados e já conhece os serviços aos quais tem direito, é preciso saber quais desses realmente atendem o seu negócio. Por isso, é momento de fazer um levantamento do perfil de utilização. Isso significa que é hora de analisar o tipo de consumo, bem como quais serviços são essenciais e quais são dispensáveis. Somente assim, será possível buscar planos que realmente atendem as necessidades da empresa. Quem sabe você não está pagando mais do que realmente precisa… Ou mesmo, o que acontece em grande parte do casos, está pagando por serviços que nem mesmo utiliza.

Infelizmente, isso costuma acontecer pois encontramos muitos casos de vendas casadas. Mas se você busca uma alternativa que pode ser a solução para a sua empresa, vamos mostrar mais adiante. Por isso, continue com a gente!

4 – Verificação da origem interna dos custos de telecom

Nesse momento, é preciso fazer a divisão dos custos por área na empresa. Conhecer os valores gastos tanto com telefonia fixa quanto móvel, é essencial. Assim, cada área da empresa costuma ter necessidades diferentes. Mas acima de tudo, é preciso descobrir onde está a maior fonte geradora de gastos para assim saber como mudar essa realidade para diminuir os custos.

5 – Análise dos custos de tempo nas tratativas de telecom

Nesse momento final é hora de analisar quanto tempo é gasto para entrar em contato com a sua provedora de telefonia ou mesmo identificar se estão lhe atendendo da melhor maneira possível. Afinal, assim como eles, você tem um negócio que precisa de suporte e respaldo para poder crescer.

Vantagens

Uma das primeiras vantagens que todo mundo quer é a economia. Quando se trata de direcionar o dinheiro para investimentos mais lucrativos, todo empresário fica feliz. Isso é o que faz um negócio ser sustentável. Mas as vantagens da gestão de telefonia vão muito além disso. Através da economia inicial é possível fazer projeções para o futuro que incluem uma reanálise de investimentos em outras áreas da empresa. Com certeza, o potencial de crescimento do negócio aumentará drasticamente.

Muito trabalho e uma solução

Ah, e você se lembra que falamos lá em cima que existe solução para a venda casada? Pois bem, procure empresas que ofertam serviços que podem ser agregados individualmente de acordo com a sua necessidade ou que oferecem planos pré-pagos. Geralmente, as provedoras de telefonia VoIP são capazes de suprir as suas demandas na medida necessária, sem que você precise pagar por algo que não vai utilizar.

E se você achou que realizar os cinco passos da gestão de telefonia citados acima gera um despendimento de tempo extra, é verdade. Mas então como fazer para ter controle e gerir a telefonia de maneira a economizar tempo? A resposta é simples: Existem ferramentas que fazem isso por você! Sim, e uma delas é a plataforma de telefonia Nvoip. Nela você tem controle dos custos, do tempo de cada ligação e do valor gasto em cada chamada. Além disso, consegue saber qual ramal da empresa estava na chamada e é possível ter acesso a todas as gravações.

Gostaria de saber como ter acesso a essa plataforma que ajuda na sua gestão de telefonia? É simples! Registre-se gratuitamente e descubra essas e muitas outras vantagens!

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