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Livia Nonato

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Telefonia VoIP: o que é e porque você deve usar na sua empresa

As telecomunicações se reinventaram com o tempo. Hoje, com o alcance e qualidade da internet, a telefonia VoIP se apresenta como a solução mais eficiente para a comunicação empresarial pelo seu custo-benefício. Quer saber mais sobre isso? Então o texto de hoje foi feito para você.

Cada vez mais a telefonia VoIP está presente no nosso dia a dia. Mas talvez você não saiba que está fazendo ligações com esse sistema.

Aplicativos muito populares como o Skype, WhatsApp e Messenger usam a tecnologia VoIP. Assim, permitem que os usuários possam fazer chamadas nos seus sistemas.

O VoIP é mais simples do que você imagina. E essa é uma solução tecnológica desenvolvida para descomplicar a telefonia da sua empresa.

E aí, ficou curioso? Continue a leitura do texto que eu te explico.

O que é a telefonia VoIP?

Voz sobre IP (Voice over Internet Protocol), ou apenas VoIP, é um recurso para realizar chamadas telefônicas por meio da Internet.

De forma técnica, isso ocorre pelo uso da tecnologia IP (Protocolo de Internet) que transforma os sinais de áudio analógico em sinais digitais.

Para, na sequência, transmitir esses dados digitais de áudio pela internet. Ou seja, a sua ligação completa normalmente, a única diferença é que agora a sua telefonia é virtual.

O sistema VoIP permite que você ligue para qualquer pessoa que tenha um número de telefone – incluindo número locais, fixo, móvel, chamada de longa distância ou internacional.

Aliás, a telefonia em nuvem pode ser usada em número virtuais e também nacionais – que são os prefixos 0800 e 4000.

Entendendo o funcionamento do VoIP

O VoIP é uma solução em telefonia mais econômica justamente pelo seu meio de funcionamento, a internet.

Explicando um pouco melhor, a comunicação desse sistema é feita por um número de IP (Protocolo de Internet), que serve para fazer a transformação do analógico para o digital.

Também pode fazer uso de gateway, que são aparelhos intermediários que fazem a interconexão entre redes de computadores diferentes e são responsáveis por “traduzir” os protocolos IP.

Ou seja, é o meio de usar um telefone analógico adaptado à telefonia VoIP, o que conhecemos como ATA.

Aliás, o uso do VoIP pode ser feito direto do seu computador, celular, com a mediação de um ATA e etc.

Com a telefonia VoIP, você se comunica com os seus colaboradores, parceiros e clientes sem precisar de uma estrutura física, cabeamentos e um alto investimento.

E isso porque essa tecnologia tem toda a sua operação de forma remota. Ou seja, a configuração e o suporte são feitos totalmente no meio on-line.

Assim você poupa tempo, mas também conta com toda a assistência necessária.

Não à toa o VoIP teve uma visibilidade maior no ano de 2020, para o trabalho em home office é essencial ter uma sistema de telefonia estável e que atenda a nova dinâmica de mobilidade da sua equipe.

Hoje, podemos afirmar que o VoIP está em fase de exploração no país e já consolidado no exterior. 

Estamos vivendo a era da telefonia 4.0, saiba um pouco mais sobre ela abaixo. Siga a leitura do artigo.

Telefonia 4.0

A tecnologia VoIP não é uma novidade no mercado. O que de fato mudou foi a rede de internet banda larga, que com melhorias de acesso e alcance, trouxe o “insumo” necessário para a telefonia em nuvem funcionar plenamente.

No cenário atual, estamos passando pela era da Telefonia 4.0, característica das transformações digitais em empresas.

Esse processo de mudança significa que as empresas estão solucionando problemas com o uso de tecnologias virtuais, em negócios de diversos segmentos.

Basicamente, essa era da telefonia 4.0 é marcada pelo desenvolvimento da telefonia VoIP. Viabilizado pelas aplicações das áreas de Tecnologia da Informação (TI) e das Telecomunicações.

Agora quando você ouvir falar dessa evolução, já sabe que é uma associação imediata a telefonia em nuvem. E também as novas possibilidades de uso da telefonia.

A exemplo das alternativas possíveis para usar uma linha VoIP, podemos citar os modelos de PABX, softphones, ATA e webphones.

E, ainda, falar sobre as outras funcionalidades relacionadas a essa tecnologia. Como, por exemplo, a URA, as integrações entre sistemas (CRM, ERP), a gravação de chamadas e por aí vai.

Telefonia virtual

Vantagens da telefonia VoIP

A era da telefonia 4.0 trouxe uma série de vantagens para a comunicação corporativa. Assim, os diferentes setores da sua empresa são beneficiados com as soluções e as funcionalidades do VoIP.

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Do atendimento ao time de Sucesso do Cliente, muita coisa será aprimorada com a adesão à telefonia em nuvem.

Listamos algumas das vantagens que a telefonia VoIP trouxe para a era 4.0.

  • Chamadas com alta qualidade e preço justo para contact center e empresas independente do porte;
  • O VoIP tem como propósito oferecer mais mobilidade a sua telefonia (ou seja, você não fica restrito ao ambiente do seu escritório, a ideia é usar o seu ramal de onde quiser);
  • Escalabilidade para a sua telefonia;
  • Otimização do atendimento;
  • Redução de custos nas tarifas e planos de telefonia;
  • Visibilidade internacional para a sua marca (com o uso de números virtuais você pode receber chamadas de clientes de países do exterior, sem ter um alto custo para isso);
  • Mais controle para a comunicação da sua empresa.

Viu só o tanto de benefício que você pode agregar ao seu negócio? Pois é, mas há ainda outras contribuições que a telefonia VoIP oferece para você e os colaboradores da sua empresa.

Vamos falar das contribuições VoIP atribuindo o que essa tecnologia oferece aos diferentes departamentos do seu empreendimento. São elas:

1 – Estruturação do seu atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente é, muitas vezes, o principal e único meio de contato de alguns clientes com a sua empresa.

Por isso, oferecer uma experiência positiva ao consumidor que procurou algum canal de comunicação da sua empresa é essencial.

Então, quando um cliente liga diretamente para o seu telefone de contato, você deve se mobilizar ao máximo para devolver a confiança depositada no seu negócio.

Nesse sentido, as ferramentas da telefonia VoIP podem ajudar a sua equipe a melhorar o atendimento ao cliente.

A URA (Unidade de Resposta Audível), por exemplo, cria uma estrutura para o seu atendimento. Explicando um pouco melhor, a URA é uma central telefônica e faz a gestão das chamadas da sua empresa.

A estrutura do atendimento permite que você faça uma “triagem” com o cliente. E isso porque a atendente virtual ficará responsável pelo primeiro contato com o consumidor, diminuindo o tempo de resposta no seu atendimento.

Assim, a sua equipe de atendimento vai ter mais tempo para se dedicar a outras tarefas da rotina de trabalho.

A URA também segmenta as filas de espera, ou seja, o seu cliente é direcionado ao departamento que ele realmente quer falar.

Se a sua telefonia VoIP for integrada a um CRM é melhor ainda. Dessa forma, o sistema coleta os dados do cliente e o seu colaborador já pode recebê-lo de uma forma mais pessoal.

2 – Escalabilidade para os seus ramais telefônicos

Se a sua empresa está crescendo, o seu atendimento também passará por mudança. Um dos grandes benefícios da telefonia VoIP é ser uma solução escalável.

E isso quer dizer que, independente da demanda, o VoIP pode atender as suas necessidades. Da mesma forma que você pode aumentar o número de ramais inseridos no seu sistema telefônico, também pode diminuir os usuários conectados.

Então, pensando nas opções disponíveis no mercado, você pode escolher entre um sistema de ramais pelo PABX ou a própria URA que falamos acima.

Contar com um tecnologia desse tipo facilita a comunicação interna da sua empresa. Além disso, caso você tenha filiais em outros estados, a ligação é gratuita, pois as suas linhas estão conectadas ao mesmo sistema VoIP.

Sendo assim, se o seu time de suporte precisa tirar uma dúvida com o pessoal do comercial, uma ligação entre ramais resolve isso rapidamente.

Portanto, a sua telefonia VoIP vai se adaptar as suas demandas de linhas conectadas ao sistema, sem gerar um custo elevado.

3 – A telefonia VoIP ajuda sua equipe de Inside Sales

Se a sua empresa trabalha com Inside Sales, a telefonia VoIP é uma solução que contribui (e muito) para a produtividade dos seus vendedores.

Primeiro, vamos definir o que essa estratégia de vendas. Inside Sales é uma formato de vendas remotas. Ou seja, sem contato presencial com os consumidores, a abordagem nesse modelo é virtual.

E para que dê tudo certo, a sua equipe vai precisar contar com ferramentas de comunicação que sejam úteis a captação e o contato com os clientes.

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E é aí que entra a telefonia VoIP. Seu time não pode contar com uma chamada por vez, isso dificultaria muito a produtividade.

Neste caso, a simultaneidade é o melhor caminho. Com um número virtual, você pode atender até cinco chamadas simultâneas.

Assim, aquele lead que construiu um relacionamento com a sua empresa não vai sofrer com os inconvenientes de uma linha ocupada.

Outro aspecto importante é o controle da sua telefonia VoIP. A grande maioria das operadoras VoIP disponibiliza o histórico das suas chamadas em tempo real nas suas plataformas.

Esse é o meio mais fácil para você acompanhar, não só a comunicação com os clientes, mas também os seus gastos por chamada.

Em uma operadora convencional, você tem que esperar até o fechamento da conta para saber quanto foi gasto. E isso mês a mês.

A telefonia VoIP acaba com essa longa espera e, ainda, oferece transparência a sua comunicação empresarial.

Dessa forma, você sabe o quanto foi gasto, quando e por quem. Ótimo né?

4 – Eficiência operacional

Adotar processos otimizados na rotina operacional da sua empresa muda a produtividade dos seus colaboradores.

Toda empresa que utiliza a telefonia deve buscar a máxima eficiência desse serviço. E, ainda, aplicar todos os recursos que podem contribuir para o seu negócio. O VoIP facilita o dia a dia da sua equipe automatizando processos manuais.

Por exemplo, com uma integração à softwares CRM e de Inside Sales, você faz a captação de dados dos clientes durante a ligação.

Também conta com o registro automático das suas chamadas para consultas rápidas. E o mais básico, mas não menos importante, você não vai precisar discar número de contato do seu lead toda vez que for abordá-lo.

Com uma plataforma de telefonia VoIP, basta um clique e você já pode ligar do seu telefone virtual para os seus clientes potenciais.

Pode parecer que essa facilidade não impacta na produtividade, mas não é bem assim. Uma pesquisa realizada pela Cisco demonstra que você pode “economizar” 32 minutos por dia com uma discagem automática.

De fato a automação contribuí para todos os setores do seu negócio. Com sistema automatizados você melhora os processos operacionais, se antecipa e deixa a tecnologia trabalhar no seu lugar.

Assim, para os vendedores, as atividades se tornam mais fáceis de executar e sobra tempo útil para desenvolver outras tarefas. Principalmente para focar nos prospects e leads.

Os gestores terão uma visão mais assertiva por contarem com os indicadores, métricas e relatórios captados nos softwares integrados a telefonia VoIP.

Com esses dados em mãos, poderão avaliar a produtividade da sua equipe e melhorar os processos da empresa.

Então, com todo esse alinhamento feito, você pode oferecer uma experiência de compra muito mais positiva para o seu lead.

5 – Automação de campanhas e gatilhos

Mais um processo que pode ser automatizado com a telefonia VoIP é o envio de campanhas, seja por SMS ou torpedo de voz.

A sua empresa pode escolher um número virtual ou nacional VoIP para usar essas funcionalidades e baratear o custo.

O envio de campanhas, lembretes e avisos automatizados é uma importante estratégia corporativa. Você pode programar o disparo de mensagens de texto ou torpedo de voz, em massa ou personalizado aos seus clientes.

Assim, automatiza ações de marketing, vendas e pós-venda da sua empresa.

Com o torpedo de voz, você pode enviar pesquisas de feedback aos seus clientes. Isso de forma rápida e automatizada.

Ainda, pode mandar mensagens com gatilhos, promoções e novidades do seu catálogo de produtos.

Essa é uma boa prática para construir um relacionamento com o cliente, se usada da maneira correta pode fidelizar o seu público.

E sabemos que cliente fiel é sinônimo de recorrência financeira né?

Considerações

Viu só como a telefonia VoIP pode mudar a comunicação da sua empresa? Então não perca tempo e conheça mais sobre essa tecnologia.

Se você ainda não conhece os planos e tarifas da Nvoip, pode falar agora mesmo com um dos nossos consultores.

Espero que você tenha curtido esse conteúdo, continue acompanhando o blog e as redes sociais da Nvoip.

Até a próxima.

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