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Pedro Caetano

Pedro Caetano

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Business intelligence: como implementar ao seu negócio

Você já ouviu o termo business intelligence (BI)? Neste artigo vamos te contar tudo que você precisa saber sobre o conceito por trás do BI e como aplica-lo a sua empresa.

O business intelligence (BI), faz uso de análise empresarial, mineração de dados, análise de dados, dashboards demonstrativos, entre outras ferramentas.

Então, você deve estar se perguntando “E tudo isso para que?” É exatamente isso que vamos te contar no texto de hoje.

Pronto para aprender mais sobre o que é business intelligence?! Então vamos lá.

O que é business intelligence?

Primeiro, é importante deixar claro que a visão de BI que te explicaremos hoje é uma percepção moderna do termo.

Isso significa que ela está adaptada para os tempos atuais e não é mais uma correlação exata com o conceito de BI criado em 1960.

À época, entendia-se como business intelligence um sistema capaz de permitir um fácil compartilhamento de informações dentro das empresas.

O business intelligence evoluiu desde então, adquirindo um significado mais completo (e complexo).

Hoje, BI é um conceito que prioriza as análises de autoatendimento, junto aos dados de plataformas confiáveis – como os reportes gerados por históricos de chamadas – e o rápido acesso as informações armazenadas em sistemas e softwares.

Então, de forma simples, podemos dizer que o business intelligence nada mais é do que um conjunto de técnicas, ferramentas e plataformas usadas para auxiliar a tomada de decisão estratégica.

O BI é usado dentro de cada segmento particular de uma empresa – como os departamentos financeiro, marketing, suporte.

Na prática, a sua empresa tem um business intelligence bem estruturado quando faz uso da coleta de dados periódica. Agiando de forma estratégica com uma analise apurada para depois gerar mudanças na corporação.

Com os dados coletados, em conjunto com o uso de ferramentas de auxílio, você pode eliminar ineficiências, tornando a sua empresa mutável – capaz de se adaptar à adversidades do mercado – e até mesmo trazer insigths sobre novas dores dos clientes.

Nesse sentido, as técnicas de BI costumam envolver a capacidade de transformar todos os números da empresa em dados.

Desta maneira, você pode analisar de forma objetiva e crítica todas as etapas na sua empresa.

Isso significa que você é capaz de perceber os possíveis pontos de melhoria de forma mais rápida e eficiente.

Processos de business intelligence

Ao longo dos anos, o business intelligence evoluiu. Com isso, mais processos, ferramentas, plataformas e atividades foram incluídas com o objetivo de melhorar o desempenho do seu negócio.

Os principais processos de business intelligence são:

  • Coleta de dados: o uso de bancos de dados – públicos ou privados – é feito para que a empresa tome conhecimento de estatísticas que podem revelar tendências nos dados;
  • Geração de relatórios: os dados analisados são compartilhados, em formato de dashboards, para os stakeholders. Dessa maneira possibilitam que eles tomem decisões mais assertivas. Se você não sabe o que é um stakeholder, recomendamos que leia o nosso glossário de startups;
  • Benchmarking: um bom business intelligence deve fazer um benchmark (comparação) entre os dados históricos e atuais. Dessa forma, é possível acompanhar a evolução da empresa de maneira mais concisa;
  • Análise descritiva: é, basicamente, o ato de usar os dados históricos para descobrir onde ocorreram problemas ou atividades não convencionais;
  • Fazer as perguntas corretas: para toda análise de dados, principalmente as que são voltadas para business intelligence, é necessário que se façam as perguntas corretas. Após isso, é possível extrair boas respostas;
  • Análise estatística: a aplicação dos resultados da análise descritiva de forma prática. Então, é durante a análise estatística que você deve buscar como e por que as coisas aconteceram;
  • Análise visual: ocorre durante as apresentações visuais, feitas por meio de dashboards. Ou seja, é a análise que explora os dados através da apresentação feita pelo analista.
  • Preparação dos dados: este é o processo em que o seu analista prospecta várias fontes de dados diferentes – seja por meio de bancos de dados internos ou por fontes públicas. Ele identifica os dados, o seu formato, tamanho, complexidade e muito mais. Depois, prepara o material para ser finalmente analisado.
Saiba os cinco passos para o business intelligence

Como funciona o business intelligence

Você deve saber que toda empresa tem metas a bater, certo? E para que este objetivo seja concluído, às vezes, as empreses se deparam com obstáculos.

Por isso, surgem perguntas relacionadas a como superar ou contornar esses problemas.

Para responder essas questões, as empresas segue uma ordem, conhecida como os cinco passos para analisar dados.

Os cinco passos são:

  1. Fazer as perguntas certas: os analistas entendem qual a pergunta a ser respondida e definem parâmetros e regras para isso;
  2. Coletar os dados: os analistas definem o tipo de dado necessário para responder as perguntas. Depois, passam para a fase de coleta – buscando informações nos seus formulários e nos dados dos clientes, por exemplo;
  3. Limpeza dos dados: na sequência é importante que os analistas “mergulhem” nas informações triadas e procurem por falhas ou imprecisões. Além disso, é nesse processo que os analistas costumam organizar os dados de forma lógica, para encontrar eles mais facilmente se necessário;
  4. Análise dos dados: neste passo, os analistas vão destrinchar os dados que foram coletados e filtrados. É durante essa etapa que se tiram importantes insights e predições;
  5. Interpretar e agir: é aqui que o seu analista, em conjunto com os stakeholders, interpretam os resultados com a ajuda de um especialista da área. Sendo assim, é imprescindível que você deixe todo viés de lado e se atenha apenas aos fatos e ao contexto dos dados.
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Após a conclusão dos cincos passos, as empresas montam um plano de ação e finalmente trabalham para resolver o problema.

Além disso, os dados podem ser utilizados para ajudar aos colaboradores a entender as metas existentes e a melhor forma de atingi-las.

Diferença entre business intelligence e Big Data

Com as inovações tecnológicas e um mundo cada vez mais pautado no digital e na informação, a necessidade de que dados fossem armazenados e analisados surgiu.

Mas qual a diferença entre o BI e Big Data? De forma direta, o Big Data é o acúmulo de dados.

Para ser mais específico: Big Data são os dados coletados em grande velocidade, volume e variedade – partes dos famosos 5Vs do Big Data.

Enquanto isso, o business intelligence, BI ou até mesmo inteligência empresarial, é o processo de analisar os dados e transformar eles em informações úteis para a sua empresa.

Por que é importante?

O business intelligence tem como principal função ajudar as empresas a tomarem decisões com um melhor embasamento.

Desta forma, a sua empresa consegue fazer escolhas mais assertivas e condizentes com a realidade.

Isso ocorre porque são usados dados atuais e históricos para validar ações tomadas e avaliar se foi uma boa escolha – uma espécie de teste AB em grande escala.

Além disso, os analistas costumam usar o BI para fazer benchmarks de desempenho e concorrência. Assim, você consegue ter uma operação mais eficiente.

Mas não é só isso.

Os analistas também são capazes de usar os dados para fazer predições de mercado, ou seja, é possível tirar noções de prováveis acontecimentos do futuro.

Nesse sentido, estas predições são usadas para que se façam planejamentos de vendas, por exemplo.

As principais formas como o BI ajuda as empresas a tomarem decisões são:

Benefícios

Antes de tudo, você precisa ter em mente que o tempo onde BI era apenas para grandes empresa já passou. Agora, o business intelligence oferece soluções principalmente para ajudar pequenas e médias empresas a crescerem.

Veja os principais benefícios em ter uma equipe de BI na sua empresa:

  • Cria novas funções no seu negócio;
  • Ajuda no crescimento;
  • Ajuda a melhorar a cultura organizacional;
  • Aumenta a sua competitividade no setor;
  • Dados internos e seguros.

Como implementar o business intelligence?

Como você já aprendeu, o business intelligence é usado para interpretar os dados coletados pela sua empresa. Ao compreender os motivos para ter uma equipe de BI você entende a importância de qualificar os dados do seu empreendimento.

Nesse sentido, a qualificação é feita por meio de interpretações adequadas destes dados.

Agora já podemos te contar as 4 dicas sobre implementação do BI. Curioso? Então vamos lá.

1 – Escolha as ferramentas corretas

O processo para implementar um BI na sua empresa deve ser cauteloso.

Sendo assim, você precisa se atentar a alguns pontos fundamentais, por exemplo, a escolha das ferramentas de trabalho.

Logo, você precisa pesquisar bem os softwares disponíveis para monitorar suas KPIs de forma simples. Hoje, você conta com softwares específicos para auxiliar neste processo tão importante.

Para te poupar tempo, listamos algumas destas ferramentas abaixo, confira:

  • Microsoft Power BI: é a ferramenta de business intelligence da IBM. De forma simples, esta ferramenta permite que a sua empresa use dados vindos de diversas fontes. Por exemplo, planilhas e redes sociais;
  • Adobe Analytics: esta ferramenta é muito eficaz para a sua equipe de marketing. Com o Analytics você faz análises das segmentações de mercado e estuda o seu público-alvo em tempo real;
  • BIRT: o BIRT é uma ferramenta open source, ou seja, ela possui código aberto. Então você é livre para customizá-la como achar melhor. Porém, ela é mais indicada para empresas com um equipe de TI capacitada;
  • Jaspersoft: o Jaspersoft é a ferramenta usada para causar impacto visual. Logo, auxilia na criação de relatórios e dashboards de forma fácil e intuitiva;
  • Histórico de chamadas: o histórico de chamadas é uma ferramenta correlacionada a telefonia corporativa. Com esse registro você tem acesso a todos os dados das ligações feitas e recebidas na sua central de atendimento telefônico – nome, hora, número, duração, etc. Depois, você pode usar essas informações de maneira estratégica e melhorar a sua gestão.
número virtual business intelligence

2 – Tenha KPIs

Os KPIs são de grande ajuda para que você tenha bons dados para o seu BI. Mas por quê? Simples, os KPIs são as métricas de desempenho.

Essas métricas mostram, em números, como está a produtividade e desenvoltura das equipes na sua empresa.

Assim, você pode usar o seu business intelligence em conjunto com as KPIs.

Desta forma, você se torna capaz de observar quais os setores precisam de melhorias ou de mais atenção.

3 – Mantenha seus dados organizados

Para que a sua empresa tenha um bom business intelligence é necessário que os dados estejam sempre organizados.

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Sendo assim, você deve manter toda a estruturação em um único lugar, onde possa usa-los com rapidez. Além disso, ter dados organizados diminui o trabalho no processo de limpeza para a análise.

Mas não é só isso.

Para garantir que seus dados são bons e úteis, você precisa saber a origem deles – saber se eles vêm de planilhas internas, de bancos de dados de terceiros ou comprados.

Então, a dica é: organize e mapeie todos os processos para não perder nenhuma informação adicional.

4 – Defina metas

Nós sabemos que a esse ponto você deve achar essa dica óbvia. Porém, muita gente se esquece.

Afinal de contas, é impossível implementar o business intelligence sem nem saber qual objetivo ele deve cumprir, né?

Nesse sentido, você precisa se atentar às seguintes perguntas:

  • Qual problema precisa ser solucionado?
  • Quem ficará responsável pelos dados?
  • Como será feita a análise?
  • Qual o objetivo final da análise?
  • Quem pode solucionar o problema?

Você consegue responder estas perguntas no caso da sua empresa? Isso é importante porque o business intelligence do seu negócio é único e particular.

Ou seja, não deve ser copiado de, nem para, outra empresa. Além disso, é importante que você sempre acompanhe os resultados obtidos.

Desse modo, você pode avaliar se o projeto está seguindo o caminho correto e se a aplicação de BI faz sentido.

Como o business intelligence é utilizado pelos principais setores?

Inicialmente, os primeiros setores a adotarem o uso de business intelligence foram saúde, tecnologia da informação, educação e financeiro.

Porém, qualquer organização pode usar os dados que tem para melhorar as suas operações.

Um bom exemplo de uso de business intelligence é a forma como ele é utilizado na área da saúde.

Neste setor, são coletados os dados de horários de pico, doenças mais frequentes, classe social dos pacientes, etc…

Esses dados podem ser usados, para, por exemplo, contratar mais médicos especializados em pediatria (caso o hospital atenda muitas crianças).

Muitas empresas também usam o business intelligence em suas centrais de atendimento.

Isso porque é possível usar os dados dos clientes para oferecer um atendimento com maior qualidade, enviando promoções especiais por SMS e até mesmo para a coleta de feedback para avaliação da sua empresa.

E o melhor: você pode fazer tudo isso de forma rápida e automática, caso a sua empresa tenha uma URA ou chatbots nas suas centrais telefônicas.

Empresas que já usam o business intelligence

O business intelligence veio para ficar. Segundo um estudo feito pela Universidade de Boston, 59% dos CFOs acreditam que a análise de dados é essencial para manter as empresas competitivas e que as ferramentas de BI são parte importante deste processo.

Nesse sentido, você consegue ver que o business intelligence ganha cada vez mais espaço no mercado.

Para que você tenha exemplos práticos de como o business intelligence é aplicável, nós separamos uma lista com alguns exemplos. Acompanhe.

Avon

Você provavelmente já ouvi falar da Avon, certo? A empresa é uma das mais populares no ramo de cosméticos, com mais de 130 anos e quase 7 milhões de revendedores no mundo.

Você sabia que atualmente a Avon recebe acima de 100 mil pedidos diários? Mas, nem sempre foi assim.

A Avon, como tantas outras empresas, tomava as decisões baseadas na intuição dos gestores. Porém, com a evolução do mercado, a empresa coletou dados de seus clientes e pode usá-los de maneira estratégica.

Esse ato facilitou que a empresa identificasse novas oportunidades de negócio, e com isso, chegassem a este faturamento tão significativo.

Então, gostou da história da Avon?

Bradesco

O banco Bradesco é um dos mais importantes bancos no Brasil. Mas você já sabe que eles utilizam business intelligence no dia a dia da empresa?

De forma simples, o Bradesco usa o BI para melhorar o atendimento ao cliente por meio dos seus canais digitais. A Bia, inteligência artificial responsável pelos atendimentos, coleta os dados dos clientes e automaticamente os analisa.

Dessa forma, caso você fale com a Bia e faça uma reclamação, ela aprende onde ocorreu o erro e no próximo contato ele não volta a se repetir.

Ótimo, né? Agora você já sabe como o BI faz parte de empresas que estão no seu cotidiano?!

Considerações

E aí, viu como o business intelligence pode ajudar a sua empresa a crescer? Então siga algumas dicas e implemente essa estratégia de forma assertiva para ter ótimos resultados e melhoria de processos.

Já sabe como usar o business intelligence para aprimorar o atendimento ao cliente na sua empresa? Conheça mais sobre o número virtual da Nvoip, uma ferramenta que te oferece histórico de chamadas feitas e recebidas. Com esses dados, você tem mais controle da sua gestão corporativa.

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Até a próxima.

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