Contar com um sistema de correio de voz é uma estratégia de comunicação de várias empresas. Esse recurso não é nenhuma novidade, mas ainda pode ser útil ao seu negócio. Aliás, hoje, há outras formas de se precaver e ser proativo na comunicação com o cliente. Quer saber mais sobre esse tema? Então esse texto foi feito para você.
A principal contribuição desse recurso é que você nunca ficará sem ser notificado dos seus recados. Ou seja, todas as mensagens dos seus clientes, colaboradores e parceiros estão garantidas.
Mas o uso de um sistema de correio de voz na sua empresa ainda é viável? E é a melhor das suas opções? Vamos falar mais sobre isso, siga a leitura.
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O correio de voz é um sistema de gestão das suas mensagens telefônicas. Também chamado de Voicemail, VMS e caixa postal, ele garante o atendimento automático do seu telefone.
Ou seja, caso a sua linha esteja ocupada, sem sinal ou até mesmo se o seu celular estiver desligado, você vai receber o recado. Pois esta é uma ferramenta que atende e grava a ligação não atendida.
Então, caso seja uma informação importante, o remetente pode deixar a mensagem para que você ouça e retorne o quanto antes.
Uma maneira prática de entender essa ferramenta é relembrando a funcionalidade de uma secretária eletrônica.
O correio de voz é, basicamente, como uma atendente eletrônica utilizada para centralizar a sua comunicação – seja ela pessoal ou empresarial.
Antigamente, esse era um recurso fundamental para a comunicação telefônica, mas com o desenvolvimento da tecnologia esse cenário mudou.
Hoje, você tem aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp e o Messenger, para enviar por texto, áudio e vídeo.
E por essa razão, muitas pessoas já não recorrem a um correio de voz envio de mensagens e recados.
No caso de empresas, a pessoa interessada no contato – se for o cliente, prospect ou lead – pode ir até o seu site mandar uma mensagem no chat e nas redes sociais.
Sendo assim, parece que cada vez mais nos distanciamos desse recurso, certo? Entretanto, algumas funcionalidades de telefonia podem substituir a função prática do correio de voz.
Se você quer entender o que é o correio de voz virtual, siga a leitura que falaremos disso abaixo. Vamos lá.
Um correio de voz virtual (voicemail virtual) é um modelo online desse recurso tão tradicional, geralmente, ele é usado com mais frequência por empresas que querem fazer contato com o cliente.
Como, por exemplo, quando a empresa precisa avisar sobre a entrega de um produto ou fazer uma cobrança, também pode ser útil na prospecção de leads.
Além de servir ao seu departamento financeiro, para notificar sobre pagamentos e reduzir a inadimplência.
Por definição, o correio virtual é um conjunto de recursos de telefonia ofertado por operadoras e/ou plataformas de serviço em nuvem.
De forma simples, em um serviço desse tipo as mensagens gravadas são armazenadas online. Assim, você pode ouvir quando quiser, basta ter internet para acessar a plataforma.
Com isso, você não precisa mais ligar para o número do correio de voz, como era feito em aparelhos com sistema operacional da iOS anos atrás.
O grande diferencial do correio de voz virtual, além do fácil acesso, é a possibilidade de personalizar a mensagem da sua caixa postal – com um tipo de saudação e as notificações que você receberá por email.
Esta funcionalidade permite que você tenha um controle maior do seu atendimento ao cliente, por exemplo. Desse modo, a gestão das chamadas será muito mais eficaz.
No tipo de uso pessoal ou em pequenas empresas (quando o empreendedor é o responsável pela comunicação, por exemplo), também é útil ter essa função para não perder os recados importantes.
Pois, dessa forma, você consegue gerenciar melhor a sua troca de informações com empresas, organizações e fornecedores.
Assim, você centraliza o seu sistema telefônico, consciente de que a chamada não atendida, vai para o correio de voz.
Esse serviço não é tão comum em operadoras VoIP, mas é um serviço que pode ser oferecido.
Com um correio de voz corporativo de qualidade, é possível personalizar configurações e atribuir diferentes mensagens automáticas para atendimento com diferentes equipes.
Alguns sistemas também enviam emails automáticos para os funcionários de atendimento ao receber uma chamada perdida, mesmo quando o cliente não deixa nenhuma mensagem.
Os emails, geralmente, incluem a data e o horário da ligação, assim como informações de identificação do consumidor.
Desse modo, o atendente pode retornar a chamada não atendida anteriormente.
Assim, o destinatário que recebe o email pode escolher retornar a ligação quando for mais conveniente.
Além disso, se o consumidor tiver disponibilizado um recado sobre o propósito da ligação, o funcionário pode focar em um atendimento especializado, pois já vai ter alguma noção do que o consumidor deseja.
Essa é uma ótima funcionalidade para o departamento de vendas e suporte, pois evita a perda do contato, mesmo quando o próprio consumidor pode ter desistido do atendimento.
Portanto, integrar o correio de voz ao email da sua empresa permite uma melhor organização da comunicação empresarial e aumenta o desempenho da equipe.
Com essa ferramenta, seus funcionários não precisam se preocupar com os clientes que não foram atendidos. Pois eles irão receber todas as informações para o retorno da ligação de forma automatizada, agilizando a comunicação.
De fato, o ideal é que seu atendimento não perca nenhuma chamada. Mas, caso ocorra, terão o recurso necessário para se precaver.
Como falamos, o correio de voz se remodelou em outras funcionalidades parecidas, conheça na sequência duas delas.
Com um correio de voz para empresas de qualidade, é possível personalizar configurações e atribuir diferentes mensagens automáticas para atendimento com diferentes equipes.
Alguns sistemas também enviam e-mails automáticos para os funcionários de atendimento ao receber uma chamada perdida, mesmo quando o cliente não deixa nenhuma mensagem.
Os e-mails geralmente incluem a data e o horário da ligação, assim como informações de identificação do consumidor, para que o atendente possa retornar a chamada.
Assim, o destinatário que recebe o e-mail pode escolher retornar a ligação quando for mais conveniente.
Além disso, se o consumidor tiver disponibilizado um recado sobre o propósito da ligação, o funcionário pode focar em um atendimento especializado, pois já vai ter alguma noção do que o consumidor deseja.
Essa é uma ótima funcionalidade para o departamento de vendas e suporte, pois evita a perda do contato mesmo quando o próprio consumidor pode ter desistido do atendimento.
Portanto, integrar o correio de voz ao e-mail da sua empresa permite uma melhor organização da comunicação empresarial e aumenta o desempenho da equipe.
Com essa ferramenta, seus funcionários não precisam se preocupar com os clientes que não foram atendidos, e vão receber todas as informações para o retorno da ligação de forma automatizada, agilizando a comunicação.
A mensagem automática disponibilizada no correio de voz da empresa deve ser sempre clara, objetiva e com informações importantes.
Dessa forma, o cliente pode deixar uma mensagem mais direta sobre o motivo da ligação, o que vai economizar tempo de ambas as partes.
Uma mensagem confusa pode desorientar toda comunicação entre consumidor e atendente. Esse é um problema que diverge com o objetivo da ferramenta.
Portanto, para utilizar o correio de voz para empresas de forma eficaz na comunicação, é necessário que a informação chegue corretamente ao destino final, que é o próprio consumidor.
Por isso, a mensagem inicial do correio de voz para empresas deve fornecer instruções claras e de fácil compreensão.
Para produzir uma mensagem automática eficiente, que cumpra seus objetivos, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes. Para isso, vamos citar alguma dicas indispensáveis:
Primeiramente, é importante ser amigável.
Afinal, é indispensável despertar a simpatia do seu consumidor. Isso não vai acontecer caso sua mensagem esteja muito engessada ou roteirizada.
O tom amigável da mensagem deve transparecer na voz e nas frases utilizadas para se comunicar com o cliente. Para isso, tente deixar a gravação o mais personalizada e positiva possível.
Nesse caso, também é bom prestar atenção em não deixar a mensagem impessoal demais. Afinal, a imagem da sua empresa, apesar de amigável, deve permanecer profissional.
Outra dica essencial é dar uma previsão de retorno ao cliente. Assim, ele saberá quando aguardar uma resposta dos seus atendentes.
Isso vai proporcionar que seus consumidores tenham mais paciência enquanto esperam o retorno da ligação, antes de tentar o contato com sua empresa por outros meios de comunicação.
Por isso, é importante informar sobre o retorno da ligação, mesmo que essa data não seja precisa.
Dar a previsão de retorno, mesmo que não seja com datas e horários exatos, é importante para mostrar ao consumidor que ele é importante.
A última dica é óbvia, mas não pode deixar de fazer parte do seu correio de voz para empresas: na mensagem automática, você precisa citar o nome da sua marca.
Isso vai ajudar a fortalecer a imagem da empresa e, é claro, passar uma ideia de profissionalismo ao consumidor.
Uma mensagem automática que não contenha o nome da empresa é um erro grave, que pode até enfraquecer a relação com o consumidor.
Ao falar o nome da sua empresa na mensagem, você demonstra uma comunicação clara para o seu público. Isso fortalece a representação da sua empresa no mercado e evita possíveis enganos.
Essa dica não é exatamente uma regra mas vai ajudar o correio de voz da sua empresa a passar uma imagem mais positiva.
Na mensagem automática é interessante usar uma voz feminina.
Isso porque o tom de voz feminino geralmente passa a impressão de ser mais agradável e convidativo.
Dessa forma, vai ficar mais fácil deixar a mensagem amigável e simpática, o que pode ajudar a despertar a empatia do cliente.
Você já sabe que correio de voz foi pensado para te ajudar a gerenciar os seus recados, mas para a sua empresa não ficar utilizando um recurso em desuso e que já não é tão popular entre os consumidores, é hora de se atualizar.
Hoje, como serviço correlato aos números virtuais e nacionais, operadoras de telefonia digital possibilitam que você grave ligações e, depois, acesse o conteúdo na plataforma da empresa contratada.
Desse modo, você tem mais controle do atendimento (aprimorando a ideia de correio de voz). E pode escutar todo o conteúdo da gravação, avaliando exatamente como o seu time está atendendo aos clientes.
Assim, você aumenta a satisfação do cliente com o atendimento; e, ainda, pode identificar a necessidade de melhorar técnicas de atendimento ou até mesmo propor uma capacitação aos seus colaboradores.
Dito isso, podemos falar sobre um recurso ainda mais específico e parecido ao correio de voz: as notificações em tempo real.
Aqui na Nvoip, por exemplo, você pode liberar essa funcionalidade no painel da plataforma.
Mas como isso funciona? Simples, com as notificações, você recebe instantaneamente a informação de chamada não atendida no seu SAC.
O email vai te passar os dados do número que ligou, do ramal que não atendeu a ligação e do horário da chamada.
Com esses dados em mãos, você pode conferir com seu gestor/coordenador de atendimento o que houve. Assim, saberá se foi um problema pontual ou algo recorrente.
Ou seja, você consegue tomar decisões na sua empresa de forma mais assertiva.
Além de ser um administrador, você realmente vai estar fazendo a gestão do atendimento telefônico – que sabemos que ainda é um canal de aquisição e oportunidades muito importante.
Ao oferecer um correio de voz com opção de seus consumidores enviarem recados, você deve estar atento à disponibilidade do seus atendentes.
Isso porque, quando o cliente deixa um recado, ele espera ser ouvido. Isso pode ser um problema em uma empresa com um alto volume de chamadas.
Portanto, é interessante saber se você vai ter funcionários disponíveis para ouvir todas as mensagens recebidas em seu correio de voz para empresas antes de disponibilizar essa funcionalidade.
Dependendo do tamanho do seu call-center e do número de clientes, essa pode não ser uma boa opção para seu negócio. Isso porque é possível que demande muito tempo da sua equipe ouvir todos os recados.
Agora, você entende melhor o que é um correio de voz, certo? Então, pode escolher com mais segurança uma das formas mais modernas de integrar o seu atendimento telefônico à tecnologia.
Se você está pensando em investir em um sistema de telefonia com ótimo custo-benefício, precisa conhecer melhor os planos e condições das operadoras de telefonia virtual.
Para te ajudar nessa missão, a Nvoip te oferece R$5 de créditos para testar a plataforma agora mesmo.
A dica é: sempre compare e escolha a opção que atende às necessidades do seu negócio. Seja ela, um correio de voz tradicional ou a telefonia digital com as notificações em tempo real, o mais importante é que o serviço contemple as demandas do seu negócio.
Espero que você tenha curtido esse conteúdo. Continue acompanhando o blog da Nvoip e as nossas redes sociais.
Até a próxima!
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