O que é régua de cobrança e como utilizá-la para evitar a inadimplência?

Apesar do número de inadimplentes no Brasil ter atingido o menor patamar dos últimos seis meses, saber lidar com a inadimplência é um requisito para as empresas de sucesso. Por isso, pensar em estratégias como a régua de cobrança é de extrema importância para evitar, ou ao menos minimizar, esse problema.

Com mais de 60 milhões de brasileiros em situação de inadimplência, esta é, sem dúvidas, uma realidade que não deve ser ignorada, já que clientes inadimplentes podem ser responsáveis pelo fechamento de um negócio.

Veja neste texto diversas dicas de como funciona a régua de cobrança e como ela pode ser a sua melhor aliada para combater a inadimplência.

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta que te ajudará a definir de qual forma sua empresa fará a cobrança de clientes inadimplentes.

Ela é principalmente utilizada para mapear e guiar todos os pagamentos em aberto, definindo quais medidas serão adotadas com o objetivo de que o cliente efetue o pagamento devido.

Existem diversas maneiras de realizar a cobrança — envio da segunda via, notificação por e-mail ou mensagens SMS, lembrete antes do vencimento — que podem ser implementadas antes de ações mais bruscas, como negativação do nome.

A régua de cobrança permite que, para cada cliente, de acordo com o perfil do contrato e também do histórico de pagamentos, sejam aplicados critérios e ações diferenciados, levando também em conta a gravidade de cada caso.

Com essa metodologia você poderá definir diferentes abordagens para cada tipo de cliente, mais brandas ou intensas.

Em casos em que os clientes são mais resistentes ao diálogo ou cumprimento de um acordo, a régua de cobrança pode ser definida para realizar ligações pontuais, suspensão dos serviços ou do envio dos produtos, protestos, entre outras ações.

Como funciona a régua de cobrança?

Determinar a forma como a régua irá funcionar vai depender do meio de pagamento escolhido pelo cliente, pois existem procedimentos específicos para cada um deles, a fim de garantir a efetividade da régua.

Veja a seguir como montar uma régua de cobrança para boleto, cartão de crédito e depósito online ou Pix.

Régua de cobrança para boleto

Geralmente os clientes escolhem a data de vencimento do pagamento por boleto entre os dias 05 e 15 de cada mês.

Caso o cliente não escolha a data, sua empresa deve fazer uma sugestão e estabelecer antecipadamente a cobrança dentro desse período, enviando o boleto com antecedência.

Para evitar atrasos, emita lembretes por e-mail, WhatsApp ou outro canal que seus clientes utilizem, com um ou dois dias de antecedência ao vencimento. Dessa forma, para clientes esquecidos, será a oportunidade de lembrar e programar o pagamento.

Já no caso de clientes com intenções duvidosas, ficará claro que você possui uma automação de cobrança que não deixará o pagamento ser esquecido.

Ajuste a régua para repetir a cobrança a cada 5 ou 7 dias corridos, com avisos de que, caso o pagamento não ocorra dentro do prazo estipulado, a prestação de serviços estará suspensa, assim como a incidência de juros e multa.

Se mesmo assim o pagamento não for realizado você poderá cobrar juros e multas, ou optar por protestar o boleto e inserir os dados do cliente em órgãos de proteção ao crédito.

Régua de cobrança para cartão de crédito

Os cartões de crédito funcionam com limites e, por isso, pode acontecer dos clientes terem problemas por terem estourado o limite, comprometendo o saldo e, também, os pagamentos recorrentes.

Além disso, também pode acontecer do cartão estar vencido e o cliente precisar ser notificado sobre a pendência ocorrida, para tomar providências e encontrar um novo meio de pagamento até que a situação esteja regularizada.

Entretanto, as regras de cobrança para receber por cartão de crédito estão previstas nas operadoras e bancos emissores. Antes de estabelecer a régua para essa modalidade é preciso consultar o que pode ser abordado.

Atente-se ao fato de que uma cobrança indevida pode acarretar numa ação reversa do cliente, reclamando direitos, por algum tipo de dano, moral ou material.

Régua de cobrança para depósitos online ou transferências Pix

Quando falamos em pagamentos por transferências Pix ou depósitos online, se torna mais difícil a incidência de juros e multa, afinal, o cliente conseguirá inserir o valor do pagamento e com isso pode deixar essas tarifas de fora.

A régua de cobrança nesse caso será similar à do boleto, mas é preciso deixar claro nas regras de adesão inicial que será permitida a cobrança dos juros e multas na fatura do mês posterior ao atraso. Dessa forma, mesmo que o cliente preencha o valor, você arcará com um prejuízo apenas momentâneo.

Vantagens da régua de cobrança

Apesar de ser uma excelente ferramenta que ajuda as empresas a reduzir a inadimplência, essa não é sua única vantagem.

Veja a seguir as principais vantagens em adotar a régua de cobrança automatizada no seu negócio.

Profissionalizar e otimizar seu sistema de cobrança

Quando automatizamos algumas funções, diminuímos as chances de erros e, por isso, automatizar a sua régua de cobrança pode tanto otimizar o trabalho da sua equipe financeira, quanto mostrar aos seus clientes mais profissionalismo em suas cobranças.

Facilitar o recebimento

Quando você tem uma régua de cobrança para lidar com a inadimplência, sua empresa poderá se beneficiar com um comportamento mais positivo do cliente.

As notificações brandas e amigáveis dão margem para a quitação imediata a fim de evitar maiores transtornos.

Previne os esquecimentos

Como não poderia faltar, reduzir a inadimplência é a principal vantagem e isso acontece devido aos lembretes aos quais os clientes são submetidos antes e após o vencimento da fatura.

Muitas empresas preocupam-se muito em ter uma forte equipe de vendas, mas acabam sofrendo com a falta de pessoal para lidar com os clientes inadimplentes.

Com a régua de cobrança automatizada, você deixa os disparos de e-mail ou SMS já configurados e parametrizados para o envio em datas específicas, desafogando sua equipe de cobrança e tendo uma cobrança efetiva.

Ferramentas para criação de uma régua de cobrança

Se existe uma estratégia para cada tipo de cobrança, as abordagens e ferramentas utilizadas também precisam ser diferentes.

Há diversas formas de comunicar a cobrança ao cliente, sendo cada uma mais ou menos indicada para cada perfil de cliente.

Os canais mais utilizados para a comunicação de cobranças são:

• SMS – para lembretes e comunicações rápidas como envio de códigos de barra;
• E-mail – o mais utilizado por ser mais personalizado e poder conter mais informações;
• WhatsApp – o meio que traz mais proximidade com o cliente, substitui e desafoga as linhas telefônicas;
• Telefone – considerado o meio mais “invasivo”, tem deixado de ser utilizado por muitas empresas, ou utilizado apenas em último caso;
• Avisos e banners – utilizado para lembretes e bloqueio no caso de softwares ou aplicativos.

Como aplicar a régua de cobrança na sua empresa?

Existem muitas formas de aplicar a estratégia da régua de cobrança na sua empresa, até mesmo manualmente.

Entretanto, quanto mais clientes você possui, mais inviável esse processo se torna e logo você deverá buscar um sistema que automatize suas cobranças e não apenas sua comunicação.

Para isso é necessário buscar uma empresa que possua a tecnologia necessária para oferecer os meios de pagamento, bem como a régua de cobrança automatizada, tornando seus processos mais profissionais e agilizados.

Essa automação será a grande responsável pela diminuição da inadimplência em sua empresa, melhorando sua gestão e saúde financeira.

E na sua empresa? Como funciona o processo de cobrança? Conta pra gente!

Artigo produzido por Carolina Fanin, redatora na iugu – empresa de automatização de pagamentos.