gerenciador de chamadas telefonicas
Livia Nonato

Livia Nonato

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Gerenciador de chamadas telefônicas

Utilizar um gerenciador de chamadas telefônicas faz toda a diferença para o seu negócio. Essa é uma funcionalidade que torna o seu atendimento mais estratégico e assertivo. Com a tendência de compra multicanal, é fundamental que você elabore muito bem a sua comunicação. Quer saber mais sobre isso? Então esse texto foi feito para você.

Contar com as melhores ferramentas disponíveis no mercado, em conjunto com uma equipe engajada, faz com que você consiga atingir um índice maior de satisfação no atendimento ao cliente.

Desse modo, você vai se destacar frente a concorrência. Ótimo né? Hoje vamos te ajudar apresentando um dos recursos que facilita a sua telefonia.

Tá curioso para saber o que é um gerenciador de chamadas telefônicas e como ele ajuda a sua empresa? Então siga a leitura.

O que é um gerenciador de chamadas telefônicas?

As ferramentas de atendimento se multiplicam a cada dia. E isso, de fato, corresponde a importância desse setor para as empresas.

Para ter um negócio eficiente, você precisa compreender o que o seu cliente prioriza. Tanto na solução que a sua empresa oferece como no atendimento.

Ao nosso artigo de hoje interessa, especialmente, o atendimento telefônico. Nesse contexto, o gerenciador de chamadas telefônicas é muito importante.

De forma simples, esse é um recurso de telefonia que você pode ter a partir da sua operadora (de telefonia digital ou convencional).

Ou também pode escolher usar essa ferramenta no seu dia a dia para a comunicação pessoal, existem aplicativos e sistemas desenvolvidos para isso.

O gerenciador foi criado para que você possa ter mais controle das suas ligações seja no telefone fixo ou móvel.

No caso das plataformas empresarias de gerenciamento de chamadas, o uso é ainda mais abrangente. Ou seja, basta que você tenha internet no seu dispositivo para fazer o acompanhamento da sua comunicação corporativa.

Listamos as principais funcionalidades do gerenciador de chamadas telefônicas de operadoras de telecomunicações. São elas:

  • notificações de chamadas recebidas no atendimento;
  • avisos (por email) e registro de chamadas não atendidas, com informações do contato (número de telefone que realizou a ligação, ramal que não atendeu, data e horário);
  • gravação das ligações e histórico de todas as chamadas;
  • proteção dos dados e informações;
  • identificador de chamadas (dependendo da operadora e do tipo de dispositivo).

Com essas funções, o gerenciador de chamadas telefônicas ajuda (e muito) no mapeamento do atendimento.

Agora, conheça mais sobre as operadoras de telefonia digital e os benefício de ter um sistema de gerenciamento virtual.

Operadoras de telefonia digital

Primeiro, vamos a definição do que é a tecnologia. VoIP é a sigla do termo Voz sobre IP (Voice over Internet Protocol).

Na prática, essa é a tecnologia que permite que você realize chamadas telefônicas pela internet.

Em uma linguagem mais técnica, o que ocorre é a conversão da voz analógica em dados digitais. Na sequência, esses dados são transmitidos pela internet.

Assim, a sua ligação completa normalmente, só que agora a sua telefonia é virtual.

Então, uma operadora de telefonia digital, nada mais é, do que uma empresa que oferece serviços de comunicação de voz no ambiente virtual.

Armazenando informações e dados em nuvem, desde o sistema até as gravações.

As provedoras profissionais de VoIP trabalham com as melhores rotas de saída, que são adequadas para a entrega de ligações de alta performance com um bom custo-benefício.

Ou seja, você não precisa se preocupar com ruídos, problemas de escuta e oscilações de áudio durante a sua ligação online.

Além desses benefícios imediatos, as operadoras digitais agregam várias funcionalidades e soluções paralelas ao seu sistema de telefonia empresarial.

Entre os destaques: o gerenciador de chamadas telefônicas.

E, agora que você já sabe o que é a tecnologia por trás das chamadas online, vamos explicar melhor como funciona o gerenciamento de ligações nessas operadoras.

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Gerenciador de chamadas na telefonia digital

Um gerenciador de chamadas telefônicas em uma operadora digital é como um benefício agregado a compra da linha telefônica.

Ou seja, vai oferecer ao seu negócio, além da linha VoIP, as vantagens da gestão da sua comunicação empresarial.

As principais informações da conversa com os seus clientes vão ficar disponíveis na plataforma/painel da operadora.

Esses dados são coletados no atendimento, tanto no caso do contato do consumidor para a empresa ou vice-versa.

Funciona mais ou menos assim: você tem os ramais conectados ao seu sistema telefônico digital, conforme você receber e fizer chamadas, as gravações vão para o registro.

E vamos falar dos benefícios de contas com um gerenciador de chamadas telefônicas.

Mas, antes de mais nada, vamos esclarecer um ponto muito importante dessa discussão: é permitido gravar ligações?

Gravação de chamadas no atendimento

É frequente que empreendedores se perguntem se podem ou não gravar chamadas telefônicas. A resposta para essa dúvida é: depende.

O uso da gravação por terceiros é crime. Ou seja, a gravação de uma ligação que não é feita ou recebida por você é crime.

Já a gravação das ligações em caso de serviços regulamentados pelo poder público federal, é obrigatória conforme o Decreto 6.523, de 2008.

Esse decreto é conhecido como Lei do SAC. E este é o parâmetro legal que fixa normas gerais sobre o Serviço de Atendimento ao Consumidor.

Por exemplo, o decreto estabelece um nível de qualidade de atendimento e também respalda o Direito do Consumidor. Além de, claro, estimular boas práticas comerciais.

De acordo com essa determinação legal, você pode gravar ligações da sua empresa, desde que ambas as partes envolvidas na comunicação estejam cientes.

Neste ponto é necessário transparência na relação com o seu consumidor. Inclusive, é válido preparar a sua equipe para que explique durante a conversa o motivo da gravação.

Enfatizando que as gravações existem para resguardar os direitos de ambos. Como por exemplo, no caso de processos legais contra a empresa, ele também poderá solicitar as gravações do atendimento.

Em casos específicos, como das empresas de telefonia essa é uma prática obrigatória. A operadora deve manter a gravação por até 180 dias devido à segurança jurídica do material.

número virtual

Usando o recurso na prática

A palavra gestão é a máxima de todo empreendimento. Seja aplicado ao setor financeiro, nos recursos humanos ou nas ferramentas de trabalho, é preciso gerenciar. Sempre.

Com mais controle e um real gerenciamento de telefonia, você consegue aumentar a produtividade dos seus colaboradores, bem como ter mais oportunidades de venda no atendimento.

Sendo assim, um gerenciador de chamadas telefônicas é exclusivamente interessante para empresas que oferecem o Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) e a prospecção de clientes pelo telefone.

E vamos te explicar porquê.

Mesmo com as diversas possibilidades de contato, viabilizadas pela tecnologia, o atendimento telefônico ainda é uma das principais formas de comunicação entre a empresa e o cliente.

É por isso que deve manter esse canal de comunicação em funcionamento, as pesquisas indicam que 30% dos consumidores recorrem ao telefone de contato das organizações.

Quando se analisa o conjunto internet mais atendimento telefônico, o número é ainda maior. 61% dos consumidores afirmam que, depois de fazer uma busca na internet, procuram pelo número de contato.

Sendo assim, você precisa está preparado para atender a esse cliente potencial, transformando-o em um lead convertido pelo telefone.

Desse modo, a sua empresa pode aumentar o faturamento e investir, ainda mais, no aprimoramento do negócio.

Além disso, o gerenciador de chamadas telefônicas também é fundamental para que você construa um relacionamento com o cliente. Afim de fidelizá-lo à sua marca.

Com um cliente sazonal entrando para a sua base, você atinge um crescimento no MRR (termo inglês, que em tradução livre, significa Receita Recorrente Mensal).

E esse quesito que faz a sua empresa realmente crescer e ser sustentável financeiramente. O sonho de qualquer empresário, não é mesmo?

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Pois é, agora vamos falar sobre os benefícios desse recurso no atendimento da sua empresa. Acompanhe!

1 – Aumenta as suas chances de converter clientes

Um gerenciador de chamadas telefônicas garante que você tenha o acesso ao conteúdo integral da sua comunicação com o cliente, sendo assim, fica mais fácil analisar os resultados.

Com os dados em mãos, você pode ter um gestor para avaliar a qualidade do atendimento.

E isso pode ser feito por uma pessoa em especial, por você ou, na melhor opção, avaliado pelo próprio cliente.

Vamos pensar em uma situação cotidiana. O consumidor chega ao seu atendimento telefônico, mas não compra de primeira.

Com o acesso as gravações do atendimento, você pode elaborar um plano de pitch de vendas e retornar o contato.

Em resumo, um pitch de vendas é uma abordagem refinada para atingir o cliente e convertê-lo com facilidade.

Essa é uma tática muito comum em vendas complexas e de B2B, onde o discurso do vendedor precisa ser bem elaborado e convincente.

Tudo isso com o respaldo do gerenciador de chamadas telefônicas. E por que? Simples, você consultou o que foi falado na primeira abordagem e identificou o que poderia ser aprimorado.

Assim, você consegue converter clientes com mais eficiência e ainda capacita os seus vendedores.

2 – Te ajuda a mapear o quão eficiente é a sua solução

Um dos pontos de atenção de toda empresa (se não o mais importante) é saber se ele realmente sana a dor do cliente.

Basicamente, esse é o conceito que válida o produto/serviço da sua empresa. Ou seja, o ponto de dor do cliente é o problema ou preocupação que o consumidor soluciona com a sua empresa.

Este é o parâmetro que te ajuda a saber o quão eficiente é o seu serviço dentro do mercado, além de facilitar a compreensão de quem realmente é seu público-alvo.

Com essa informação em mãos, o seu time de marketing vai definir com muito mais facilidade quem são as personas da sua empresa.

Você pode se perguntar: mas como o gerenciador de chamadas telefônicas pode me ajudar nisso? De forma prática, você consegue consultar relatórios mensais, bem como o seu histórico de gravações de chamadas.

E, depois de uma análise minuciosa, você vai saber o quão satisfeitos estão os seus clientes. Se algum saiu da sua empresa para comprar com o concorrente, você pode identificar o que pode aprimorar, tanto a nível de produto como o que é relativo a sua equipe e a gestão.

Achou que acabou? Ainda temos mais um benefício do gerenciador de chamadas telefônicas para te apresentar. Continue a leitura.

3 – Facilita na avaliação da qualidade do atendimento

Uma equipe realmente eficaz vai te trazer retornos incríveis.

A máxima é válida: quem faz um negócio acontecer são os seus colaboradores, sem eles você não vai conseguir a tão sonhada estabilidade.

Com um gerenciador de chamadas telefônicas, você consegue delimitar o perfil de cada um dos seus atendentes.

E, com isso, facilita na avaliação da qualidade dos seu time de SAC, suporte e CS. Depois de traçar as características predominantes de cada um do seu time, você consegue alinhar realmente o que é necessário para o seu time ficar 100%.

Defina os pontos fracos e fortes de cada um e trabalhe o desenvolvimento junto a sua equipe de Rh. Sem dúvidas, a gravação das suas chamadas vai fazer toda a diferença nessa hora.

Considerações

Viu só como o gerenciador de chamadas telefônicas é útil ao seu negócio? Então, a dica é: não perca tempo e comece a mapear o seu atendimento ao cliente.

Para te ajudar nessa missão, a telefonia digital têm planos que cabem no seu bolso, se adequando ao perfil de pequenas, médias e grandes empresas.

Quer saber mais sobre os benefícios de uma telefonia digital? Fale agora mesmo com um dos nossos consultores e tire suas dúvidas.

Espero que você tenha curtido esse texto. Continue acompanhando o blog da Nvoip.

Até a próxima!

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